تعرف على أبرز خدمات المساعد الافتراضي على خمسات

يحتاج العديد من رواد الأعمال وأصحاب المشاريع الناشئة إلى الاستعانة بمَن يَنوب عنهم في إنجاز العديد من المهام الروتينية، وتنظيم وإدارة الأعمال ليتفرغوا لمباشرة ومتابعة مشاريعهم دون ضغط، والتركيز على أهدافهم التسويقية بصورة أفضل، ومع تطور التكنولوجيا ووسائل الاتصال نشأت وظيفة المساعد الافتراضي Virtual Assistant بمهاراته التي لا غنى عنها لأصحاب الأعمال.

فإذا كنت أحد رواد الأعمال أو أصحاب المشاريع الناشئة، وما زالت المهام الروتينية المُتكدِّسة بجدول أعمالك تُشعرك بالضغط والتشتت، فهذا المقال سيُعرِّفك على مدى أهمية الاستعانة بمساعد افتراضي يُزيح عنك ضغوط تلك المهام، وسيرشدك لأفضل منصات التوظيف التي ستجد من خلالها مساعدك الافتراضي المحترف، أما إذا كنت شغوفًا بالانطلاق نحو عملك الخاص كمساعد افتراضي من خلال العمل الحر، فاتخِذ من هذا المقال مرجعًا لكل ما قد ترغب في معرفته عن تلك الوظيفة الافتراضية.

جدول المحتويات:

• ما هو المساعد الافتراضي؟
• ما أهمية المساعد الافتراضي؟
• ما الخدمات التي يقدمها المساعد الافتراضي؟
• مهارات المساعد الافتراضي
• كيفية العمل كمساعد افتراضي من المنزل؟
• الأدوات المساعدة للمساعد الافتراضي
• أين يمكن العثور على مساعد افتراضي؟

ما هو المساعد الافتراضي Virtual Assistant؟

يشمل التعريف بالمساعد الافتراضي كل شخص يعمل على تقديم خدماته لرواد الأعمال وأصحاب المشاريع عن بُعد، مقابل أجر يتفق عليه مسبقًا، وتشمل تلك الخدمات العديد من المساعدات الإدارية والفنية وغيرها، ويشير استخدام مصطلح “افتراضي” إلى أن هذا المساعد يعمل لحسابه الخاص عبر الإنترنت لأنه أحد أنواع العمل الحر عبر الإنترنت، وهو ما يُوسّع دائرة العمل مما يُمكّن المساعد الافتراضي من مباشرة عمله من أي مكان في العالم.

ما أهمية المساعد الافتراضي؟

تكمن أهمية المساعد الافتراضي في تعدُّدية المهام التي يمكنه القيام بها -سنستعرضها لاحقًا- وهو ما يساعد على تحقيق الأهداف التسويقية بشكل أسرع وأيسر. وفيما يلي نوضح أهم وأبرز فوائد الاستعانة بمساعد افتراضي لتسيير أعمالك:

1. إدارة وإنجاز المهام

المهام الصغيرة والكثيرة والروتينية -مهما كانت ضرورية- فإنها قد تعيق قدرتك على الإبداع والتركيز، مما قد يقلل من إنتاجيتك. لذا، فالاستعانة بمساعد افتراضي يؤدي عنك تلك المهام سيسمح بتفرُّغك للمهام الأكبر التي تحتاج لتركيزك، وهو ما يؤدي في نهاية الأمر إلى زيادة الإنتاجية، وتوفير الوقت والجهد وسهولة تحقيق أهدافك التسويقية.

2. تقليل الميزانية وتكلفة العمالة

إن استعانتك بمساعد شخصي تقليدي بدوام كامل يتطلّب منك التزامًا براتب مُجزي وضرائب وتأمينات وتكلفة إنشاء مكاتب وتعويضات وإجازات وما إلى ذلك، مما قد يشكّل عبئًا على ميزانيتك، بينما الاعتماد على المساعد الافتراضي عبر الإنترنت لن يكلفك سوى الدفع مقابل الخدمات التي ستحصل عليها، وهو ما يؤدي إلى ترشيد الميزانية وتقليل العمالة، وهذا هو الفرق بين المساعد الافتراضي والمساعد الشخصي.

3. مرونة ساعات العمل

بخلاف المساعد الشخصي التقليدي، لا يتقيَّد المساعد الافتراضي بساعات عمل محددة، بل إن هذا الأمر هو من أكثر الأشياء مرونة لدى المساعدين الافتراضيين، حتى إن بعضهم يمكنه العمل ليلًا أو في الإجازات الرسمية وفقًا لجدول أعمالك، وهو ما يساعد في إنجاز المهام الطارئة التي تتطلّب تدخلًا لحظيًا أو إنجازًا سريعًا.

ما الخدمات التي يقدمها المساعد الافتراضي؟

قائمة الخدمات والمهام التي يمكن أن يقدمها المساعد الافتراضي قد لا تنتهي، وهي تتعدد وتتنوع حسب المهارات التي يمتلكها. ومن أبرز تلك الخدمات:

• خدمة العملاء.
• الدعم الإداري مثل إدخال البيانات وجدولة المواعيد، وإدارة التقويمات، وكتابة التقارير.
• إدارة وسائل التواصل الاجتماعي مثل مهام نشر المنشورات وإدارتها، ومتابعة التعليقات والرد على الاستفسارات.
• التدقيق اللغوي والتحرير، والتفريغ الصوتي، والأعمال الكتابية.
• إدارة الحسابات.
• كتابة وإدارة المحتوى.
• ترتيب وتنظيم الحملات التسويقية.
• إدارة البريد الإلكتروني.
• التسويق الإلكتروني.
• التصميم.
• تنظيم وإدارة الاجتماعات.
• إعداد الحقائب التدريبية.
• إدارة المتاجر الإلكترونية.

مهارات المساعد الافتراضي

إذا قررتَ أن تبدأ عملك الحر كمساعد افتراضي، فعليك أن تعلم أن ثمة مهارات أساسية لا بد أن تمتلكها هي التي ستؤهلك للنجاح في أولى خطواتك، كما أن هناك العديد من المهارات الإضافية التي لا حصر لها، تكمن أهميتها في أنها ستمكنك من الاستمرار في هذا المجال، وتوسيع نطاق خدماتك وخبراتك.

والخبر الجيد أن تلك المهارت ليست حِكرًا على دراسة أو تخصص معين ولا تتقيد بشهادات محددة، ما يعني أنه يمكنك اكتسابها وتعلُّمها حتى ولو لم تكن لك خبرة سابقة، فتعلُّمها وممارستها هو الذي سيبني خبراتك ويعزز نجاحك. فيما يلي نلقي الضوء على أبرز وأهم تلك المهارات:

1. مهارات تنظيم وإدارة الوقت

من أهم المهارات التي يحتاجها المساعد الافتراضي هي مهارات إدارة الوقت؛ لأن غالبية عمله يعتمد عليها بدءًا من تنظيمه لوقته الخاص، حتى تنظيم وقت وجداول ومهام العميل. ولا شك أن حُسن إدارة المساعد الافتراضي لجدول أعمال عميله يعطي انطباعًا احترافيًا لتقديره لقيمة الوقت، وهو ما يعطي أملًا في تعاملات بعيدة الأمد بين الطرفين.

وتكمن أهمية احتراف مهارات تنظيم وإدارة الوقت في أنها تخفف عنك الشعور بالضغط والتشتت والفوضى، وهو ما سيجعلك أكثر إنتاجية، وأكثر قدرة على تحقيق الأهداف المنشودة. وهذه بعض النصائح التي ستساعدك في إدارة وقتك:

• حدد هدفك، وأَحكِم خطتك.
• اعمل وفق جدول زمني يتضمن المهام المطلوبة منك.
• قسّم وصنّف تلك المهام حسب الأولوية.
• لا تُكدّس المهام، ولكن اترك متسعًا من الوقت للمهام التي قد تطرأ فجأة أثناء العمل.
• أَطلِع عميلك على الجدول الزمني الذي وضعته لتسيير أعماله وشاركه الرأي حوله، لتفادي أي ملاحظات قد تعطل سير العمل.
• ابتعد عن المشتتات، وتعلّم قول “لا” للأشياء غير الضرورية التي قد تسحبك خارج إطار خطتك.
• اعمل على فترات يتخللها استراحات متقطعة وبسيطة.
• استعن بالتطبيقات والأدوات التي تساعدك على جدولة أعمالك، وتنظيم وقتك وإنجاز مهامك، وسنتطرق لبعضها لاحقًا.

2. القدرة على التفاوض والإقناع

إذا أردت أن تصبح مساعدًا افتراضيًا ناجحًا، فلا بد أن يكون لديك القدرة على التفاوض والإقناع، ففي كثير من الأحيان سيتوجّب عليك التفاوض مع العملاء المستهدفين لدعوتهم إلى اتخاذ إجراء إيجابي لصالح صاحب المشروع الذي تعمل لديه، وكلما كانت قدرتك على التفاوض والإقناع أكثر احترافية، استطعتَ أن تُحوِّل العملاء المحتملين إلى عملاء فعليين.

3. مهارة البحث والتَّقصي

البحث والتقصي وراء المعلومات والأخبار والمعاملات هو من صميم عمل المساعدين الافتراضيين، وهو ليس بالأمر السهل، لكنه يتطلب قدرات عالية من التركيز لالتقاط المعلومة والدقة للتحري من صحتها، والشغف لمواصلة البحث حتى الوصول للنتيجة المطلوبة.

4. المهارات التقنية ومهارات الحاسوب

لا شك أن إتقان المساعدين الافتراضيين لمهارات الحاسوب هو أمر ضروري، لأن أغلب المهام التي سيقوم بها المساعد تتطلب تلك المهارات، كما أن الإلمام ببعض المهارات التقنية سيؤهله للاحترافية، ويساعده في إنجاز العديد من المهام الإضافية، ومن أهم مهارات الحاسوب الرائجة التي لا بد أن يكون على دراية بها: برامج Microsoft Office، وأدوات أتمتة التسويق.

5. القدرة على العمل تحت الضغط

مهما سعى المساعد الافتراضي لإدارة وقته وتنظيم أعماله وبذل الجهد في سبيل ذلك، إلا أن قطاع الأعمال لا يخلو من بعض الأوقات العصيبة والطارئة التي تتطلب قدرة خاصة منه على الاستمرار في العمل والحفاظ على الإنتاجية تحت الضغط، وفي تلك الأوقات يبرز الفرق بين المساعد الاحترافي الذي يصعب الاستغناء عنه وبين المساعد التقليدي الذي قد يتشتت تحت الضغط.

6. اتخاذ القرار

إذا أردت أن تصبح مساعدًا افتراضيًا، فعليك أن تعلم أنك ستنُوب عن صاحب العمل في العديد من المهام، وستتحدث باسمه في كثير من المواقف، وستحتَّك بالعملاء المستهدفين، وهو ما سيعرضك لكثير من المواقف التي تتطلب منك اتخاذ قرارات فورية أو إجراءات نيابةً عن العميل. هذه القرارات سيتم مراجعتها بالطبع لاحقًا من صاحب العمل الذي سيحللها بدقة، وينظر في مدى مواكبتها لأهداف مشروعه ويترقب النتائج، فإذا لم تكن تلك القرارات على قدر المسؤولية، فلا بد أن التعاون لن يكون موفقًا أو بعيد الأمد بين الجانبين.

جدير بالذكرِّ أن اتخاذ القرارات الصائبة ليس أمرًا عشوائيًا أو اندفاعيًا، بل هو حصيلة الكثير من الممارسات مثل:

• التحليل المنطقي.
• التّروي وعدم الاندفاع.
• تراكم الخبرات.
• القدرة على حل المشكلات.
• التفكير المعمق.

كيفية العمل كمساعد افتراضي من المنزل؟

لا بد أن السؤال الذي يلحُّ عليك الآن سيكون حول الخطوات التي يمكنك اتباعها والسير وفقها لتدخل عالم العمل الحر كمساعد افتراضي. الأمر ليس خوارزميًا، يمكنك أن تعمل من أي مكان تريده حتى من المنزل، المهم أن تملك دافعًا قويًا لصقل وبناء مهارتك، وحاسوبًا متصلًا بالإنترنت. وإليك الخطوات:

1. حدد مهاراتك وخدماتك

وأنت في بداية طريقك نحو العمل الحر، لا تُشتت نفسك بين الخدمات التي لا حصر لها للمساعد الافتراضي، لكن اعمل على أن تصقل مهاراتك في خدمة معينة تتقنها لتبدأ بها طريقك، ثم بعد ذلك عزز مهاراتك بالمزيد من التعلُّم، وهو ما سيؤهلك أن تعدد خدماتك.

2. سعِّر خدماتك

يسهم التسعير Pricing بشكل كبير في تجاوب العملاء المستهدفين أو أصحاب المشاريع من عدمه مع خدماتك، وعليك قبل أن تبدأ أن تكون على دراية بكيفية تسعير خدماتك باحترافية على نحو مناسب، ومعرفة العوامل التي تؤثر على استراتيجية التسعير التي ستتبعها مثل:

• مقدار القيمة التي يحصل عليها العميل من وراء الخدمة المُقدّمة.
• مدى المنافسة وشدتها.
• الشريحة المستهدفة من العملاء المحتملين.
• عدد المهارات التي يتطلبها العمل.
• مقدار الجهد المبذول.
• مستوى الخبرة.

وليس من البديهي أن يكون العائد مجزيًا وأنت ما زلت مساعدًا افتراضيًا مبتدئًا. لذا؛ عليك أن تتدرّج في استراتيجية التسعير خاصتك حتى تُثبت جدارتك وتعزز خبراتك، وحينها يمكنك رفع السعر.

وهناك أكثر من طريقة يتم التسعير وفقها، فيمكنك أن تقرر سعر خدماتك بالساعة فتتقاضى مثلًا 20$ في الساعة، ويمكنك أن تقرر السعر مقابل نوع الخدمة التي يتم تقديمها.

3. إنشاء موقع إلكتروني

بعد أن حددّتَ خدماتك وفقًا لمهاراتك، وحددّتَ السعر المناسب لها، يمكنك أن تعمل على إنشاء موقع إلكتروني خاص بك يستعرض تلك الخدمات والمهارات، ويُعرِّف العملاء المستهدفين بك، ويكون وجهة مباشرة لهؤلاء العملاء المحتملين.

جدير بالذِّكر أن إنشاء موقع إلكتروني ليس شرطًا حتميًا لتصبح مساعدًا افتراضيًا، ولا شرطًا لدخولك عالم العمل الحر من الأساس، لكن هذا الأمر من شأنه أن يضفي مظهرًا احترافيًا على خدماتك، وهو ما يترك انطباعًا أوليًا جيدًا لدى العملاء المحتملين، ويجعل وصولهم إليك أكثر سهولة.

4. التحق بمنصات العمل الحر

أقصر طريق للوصول إلى العملاء المستهدفين هو الالتحاق بإحدى منصات العمل الحر، والتي يمكنك من خلالها تقديم خدماتك، وتقديم العروض لأصحاب المشاريع الذين يبحثون عن المساعد الافتراضي المناسب من خلالها. ومن أبرز تلك المنصات: منصة خمسات أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة، التي يمكنك من خلالها توظيف نفسك كمساعد افتراضي والبدء بعرض مهاراتك ونماذج أعمالك.

5. سوِّق لخدماتك

يمكنك أيضًا أن تعتمد على التسويق لخدماتك عبر وسائل التواصل الإجتماعي المختلفة مثل: فيسبوك، تويتر، وانستغرام، فمن خلالها يمكنك أن تكون على قُرب أكثر من العملاء المستهدفين، كما يمكنك أن تعمل على بناء علاقات ناجحة معهم، ولا شك أن تلك العلاقات ستكون مثمرة مستقبلًا.

6. تواصل مع أصحاب المشاريع

لا بأس بأن تَقُم بمراسلة العملاء من أصحاب المشاريع حول حاجتهم لمساعد افتراضي، وتعرض خدماتك ونماذج أعمالك عليهم، لكن انتبه أن تشعرهم بأنك تفرض نفسك عليهم بإلحاحك في الطلب أو تكراره دون داعٍ. لذا، اكتفِ بالعرض المختصر والاحترافي لخدماتك، واترك لهم عنوان موقعك وبريدك الإلكتروني، ربما يحتاجونك مستقبلًا، وبذلك تكون قد تركت انطباعًا أوليًا جيدًا لديهم.

7. لا تتوقف عن اكتساب المزيد من المهارات

أهم صفة تجذب أصحاب المشاريع في المساعد الافتراضي هي أن يكون متعدد المهام، يؤدي أكثر من دور، ولا يغفل الجودة والاحترافية، والسبيل الوحيد إلى ذلك هو ألا تتوقف عن صقل مهاراتك واكتساب المزيد منها، لتكون مساعدًا افتراضيًا لا يمكن استبداله أو الاستغناء عنه. ومن أهم الطرق التي يمكن من خلالها اكتساب المهارات المتعددة:

• التحق بالدورات التدريبية المكثفة التي تقدمها أكاديمية حسوب في شتى المجالات.
• داوم على القراءة لتوسيع مداركك، وصقل معلوماتك، والاطلاع على كل جديد.
• كن مستمعًا جيدًا لتجارب الآخرين، واستفد من إيجابياتها وتجنب سلبياتها.
• اليوتيوب مليء الفيديوهات التعليمية لشتى المهارات، لا تجعلها تفوتك.

الأدوات المساعدة للمساعد الافتراضي

هناك العديد من الأدوات التي تُسهل عمل المساعد الافتراضي، وتجعل إنجازه للمهام أكثر تنظيمًا وسرعة وجودة. وفيما يلي نستعرض بعض تلك الأدوات:

WordPress

يمكنك استخدام أداة WordPress الشهيرة والمميزة في إنشاء الموقع الإلكتروني الخاص بك، وإذا لم تكن بعد على دراية كافية بكيفية إنشاء موقع ووردبريس، فيمكنك الاطلاع على إنشاء موقع ووردبريس: خطوة بخطوة للمبتدئين.

Google drive

خدمات Google drive السحابية تساعدك في إنشاء وتخزين الملفات والمجلدات ومشاركتها مع فريق العمل، وتضمن لك الوصول السهل والآمن للمحتوى الخاص بك ومنها:

• مستندات Google
• جداول بيانات Google
• العروض التقديمية من Google

أنا

أداة أنا هي أداة رائعة ستساعدك على تنظيم وتوزيع المهام بطريقة غاية في التسلسل والتنظيم، فهي تجمع كل ما تحتاجه من أجل إدارة المشاريع وتنظيم وجدولة أعمالك. يمكنك من خلالها إنشاء قوائم المهام، ومشاركة الملفات بجميع أنواعها، وتخصيص اللوحات والتطبيقات بما يتناسب مع أسلوب العمل.

Zoom

يمكنك استخدام الأداة الهامة والممتازة Zoom لعقد اجتماعات الفيديو والصوت عن بعد، كما يمكنك تسجيل أحداث تلك الاجتماعات للرجوع إليها عند الحاجة عن طريق خدمة التخزين السحابي الخاصة بزوم.

أين يمكن العثور على مساعد افتراضي؟

إذا كنت أحد أصحاب المشاريع، فلا بد أنك قد أدركت الآن أهمية الاستعانة بمساعد افتراضي ينظم لك أعمالك وينجز لك العديد من مهامك، فلا تتردد في توظيف مساعد افتراضي احترافي من خلال إحدى منصات العمل الحر مثل: خمسات، أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة.

وإذا كنت حديث عهدٍ بتوظيف المساعدين الافتراضيين، ويساورك بعض القلق حول الأمر، فلا داعٍ أبدًا للتردد إذ يمكنك الاستعانة ببعض النصائح التي ستساعدك على اختبار المساعد الافتراضي الذي ترغب بتوظيفه.

ختامًا، فقد استعرضنا أبرز ما يتعلق بوظيفة المساعد الافتراضي إحدى أبرز وظائف العمل الحر، ومما لاشك فيه أن التعاون الناجح بين المساعدين الافتراضيين ورواد الأعمال سيكون مثمرًا للطرفين ويؤدي لتحقيق الأهداف بشكل مثالى، ويخلق بيئة عمل سَلِسة ومتوازنة عبر الإنترنت.