تصميم فاتورة مخصصة بهوية العلامة التجارية وألوانها من التصاميم الأساسية لأي مشروع تجاري مهما كان حجمه، فأي مشروع تجاري قائم على البيع والشراء يحتاج إلى تصميم فاتورة مميزة؛ لتوثيق عمليات المبيعات وتتبع الحسابات وغيرها. لذلك، إذا كنت صاحب عمل تجاري، فكيف تحصل على تصميم فاتورة فريد لمشروعك التجاري؟
جدول المحتويات:
- ما المقصود بتصميم الفاتورة؟
- أنواع تصميم الفواتير
- أهمية تصميم الفاتورة لأصحاب الأعمال
- أهم البرامج والأدوات المستخدمة في تصميم الفواتير
- مقاسات الفواتير القياسية
- مهارات مصمم الفواتير المحترف
- كيفية تصميم فاتورة فريدة بالخطوات
- تكلفة تصميم الفاتورة
- مواصفات الفاتورة الاحترافية
ما المقصود بتصميم الفاتورة؟
يُقصد بتصميم الفاتورة إنشاء مستند أو ورقة يعطيها البائع أو صاحب العمل التجاري للمشتري لإكمال عملية الشراء. تتضمن الفاتورة أصناف المنتجات أو الخدمات التي تلقاها العميل، ويمكن أن تشتمل على اسم العميل وتفاصيل البائع وسياسة الاسترجاع والاستبدال وتاريخ عملية الشراء ووصف المنتجات أو الخدمات؛ بهدف حفظ حقوق كل من العميل وصاحب العمل.
أنواع تصميم الفواتير
يعتمد تصميم فاتورة فريدة للأعمال التجارية على نوعية المنتجات والخدمات التي تقدمها العلامة التجارية، ومن أشهر أنواع تصاميم الفاتورة:
- تصميم فاتورة مبيعات: ترسلها الشركة إلى المشتري؛ لإتمام عملية الدفع لمنتج أو خدمة معينة، وتكون لها فترة زمنية محددة وبعدها تصبح متأخرة عن الدفع، وتناسب الشركات التي تبيع منتجات أو خدمات محددة وغير معقدة ويمكن شراؤها على دفعة واحدة.
- فاتورة ساعات العمل: تستخدمها العلامة التجارية لحساب أجر الموظفين الذين يعملون بنظام الساعة، وذلك بحساب عدد الساعات التي عمل فيها الموظف أو الفريق على مشروع معين وإجمالي أجره، وتُستكمل العملية عن طريق الشركة مباشرةً أو عن طريق وسيط، مثل مكتب التوظيف.
- الفاتورة الأولية: هي تقدير أولي للفاتورة وتُرسل إلى المشتري قبل تأكيد عملية البيع، وتستمر حتى يؤكد المشتري رغبته في المتابعة أو بعد تسوية التفاصيل الدقيقة قبل الدفع، وعندها تُصدر فاتورة جديدة.
- فاتورة الائتمان أو الخصم: تُستخدم في عمليات الدفع التي تشمل الحاجة لاسترداد مبلغ للمشتري نتيجة الدفع الزائد، أو لطلب استكمال الدفع؛ إذا كانت الفاتورة أقل من قيمة البنود المشمولة.
- الفاتورة الجماعية: تلجأ إليها الشركة عندما تنفذ أكثر من مشروع أو معاملة لنفس العميل فتختار إصدار فاتورة واحدة جماعية؛ بهدف تبسيط الفواتير وتقليل رسوم المعاملات والتحويل.
- فاتورة التوكيل: تُرسل إلى العميل لتحصيل المدفوعات المسبقة للسلع أو الخدمات التي سيحصل عليها في المستقبل القريب، مثل الإيداع أو الدفع المسبق. وذلك بهدف ضمان تدفق نقدي ثابت للشركات، أو لحماية من إلغاء الصفقة، وتُستخدم عند التعاون مع عميل بشكلٍ مستمر ولفترة طويلة، أو عند العمل على مشروع طويل الأجل وبه خطوات عديدة.
- الفاتورة النهائية: هي الفاتورة الأخيرة التي تُرسل للعميل، ويظهر فيها جميع المنتجات والخدمات المقدمة وأي رصيد مستحق لكلا الطرفين.
ما أهمية تصميم الفاتورة لأصحاب الأعمال؟
بجانب أهمية تصميم الفاتورة لكونها وثيقة رسمية لضبط سير العمل بالشركة، مثل كمية العرض والطلب، وتقديمها للجهات الرسمية المختصة بالضرائب. هناك عدّة أسباب لأهمية تصميم فاتورة دقيقة للشركات وأصحاب الأعمال، ومنها:
- تتبع الحسابات: تيسر الفواتير على صاحب العمل والمحاسب تتبع المبيعات وحساب الأرباح وجرد المخازن، بتتبع عملية البيع والتأكد من سيرها بشكلٍ سليم. كما تعطي مؤشرًا لصاحب العمل عن أنواع المنتجات أو الخدمات التي بها نقص ويحتاج لتوفيرها، والمنتجات التي عليها طلب كبير، والأخرى التي لا تلقى قبولًا من العملاء.
- تحليل نتائج العمل التجاري: يساعد تحليل الفواتير في معرفة أكثر المنتجات طلبًا واتجاهات الشراء وأوقات الذروة في العمل وغيرها من الدلالات، التي تساعد في اختيار استراتيجيات التسويق والإعلان المناسبة لعملائك.
- تسهيل حساب الضرائب: حينما يتتبع صاحب العمل الفواتير، يمكنه معرفة نسبة المبيعات التي حققها بسهولة، مما يسهل عملية حساب نسبة الضرائب المستحقة للدولة بوثائق وأدلة رسمية، ويستطيع تقديمها عند الطلب.
- حماية قانونية: توثق الفاتورة الاتفاق بين البائع والمشتري وتاريخ العملية، بالتالي تحمي صاحب العمل من الدعاوى القضائية الكيدية التي قد تأتي من عملاء مزيفين أو من المنافسين.
3 من أهم برامج تصميم الفواتير
هناك عشرات البرامج والأدوات المستخدمة في تصميم الفواتير، ومن أشهرها وأكثرها احترافية:
أدوبي إنديزاين Adobe InDesign
يمكنك باستخدام الإنديزاين تصميم فواتير احترافية مخصصة من البداية، وتنفيذ الأفكار الإبداعية الجديدة بفضل الوظائف الإبداعية الكثيرة التي يوفرها. يتطلب البرنامج بعض الإبداع والمهارات الفنية التي لا بد من أن تتوفر لدى مصمم الفواتير، فعوامل نجاح تصميم الفاتورة تعتمد على كل من مصمم الفواتير والبرامج والأدوات التي يستخدمها.
برنامج Books Zoho
يناسب هذا البرنامج الأفراد المستقلين كالمحامين أو البائعين عبر الإنترنت لاستخراج فواتير إلكترونية، إذ يوفر دفتر فواتير مخصصة. ويوفر البرنامج أنظمة مختلفة تناسب المحترفين والهواة في تحرير وتصميم الفواتير، ويمكن إنتاج فواتير متكررة أو أنواع فواتير التوكيل التي يُدفع فيها جزءًا من الفاتورة النهائية، ويمكن مشاركة الفواتير بشكلٍ مباشر عبر الإيميل مع العملاء.
برنامج FreshBooks
يلائم هذا البرنامج احتياجات الشركات الصغيرة مع سهولة التنقل في البرنامج، ويوفر سهولة في إضافة الفواتير الجديدة مع إتاحة القدرة على قبول الدفع عبر الإنترنت من خلال البرنامج. ويمكن تخصيص كل فاتورة أو الثبات على تصميم معين مع تغيير البيانات، ويُسمح بإضافة بند الرسوم المتأخرة وتغيير خيارات العملة واللغة لأي فاتورة.
مقاسات الفواتير القياسية
هناك عدة مقاسات للفواتير، ويختلف المقاس المناسب حسب نوع الفاتورة وما إذا كانت إلكترونية أو مطبوعة، فالفواتير الإلكترونية عادةً تكون بحجم A4 ومقاساتها 21×29.6 سم، بينما يكون حجم دفتر الفواتير عادةً بحجم نصف صفحة A5 وأبعاده 21.59×13.97 سم تقريبًا، وأحيانًا يُنتج بطباعة عرضية، وهناك 3 نسخ عادةً من فاتورة دفتر الفواتير، واحدة يحصل عليها العميل والثانية للمورد والثالثة لصاحب العمل.
(فاتورة بحجم A4)
(فاتورة بتصميم عرضي)
في حين يختلف حجم الفاتورة الفورية التي تخرج من جهاز مسح الكود الخاص بالمنتجات أو المسجل عليه العناصر، إذ يختلف طول الفاتورة وفقًا لعدد المنتجات أو الخدمات التي حصل عليها العميل، بينما يكون عرضها ثابتًا في كل الفواتير. وتسجل على النظام تلقائيًا بيانات الفواتير المستخرجة، بالإضافة لنسخة مصغرة من الفاتورة يحتفظ بها صاحب العمل التجاري.
(فاتورة فورية)
المهارات التي ينبغي توافرها في مصمم الفواتير المحترف
يحتاج مصمم الفاتورة امتلاك بعض المهارات الضرورية بجانب مهارات مصمم الجرافيك الأساسية؛ لتأهيله لتصميم الفواتير باحترافية وإتقان، ومن هذه المهارات:
1. الإلمام بأساسيات التصميم
لا بد أن يعي مصمم الفواتير مبادئ التصميم فهي جوهر عمله، ويحتاج لفهم الاستراتيجيات والعناصر المختلفة لتحقيق الهدف من الفاتورة ونقل الرسائل المطلوبة. كما ينبغي أن يُحسن الجمع بين عناصر تصميم الفاتورة كالخطوط والألوان والشكل والمساحة، وضبط درجات التركيز والانسجام وملمس التصميم الظاهر عند الطباعة؛ للخروج بتصميم فاتورة جذاب بصريًا ومنظمًا بدقة.
2. المهارات التيبوغرافية (أساسيات الطباعة)
يحتاج مصمم الفواتير إلى إتقان كيفية تطوير تصميم الفاتورة، ليصبح سهل القراءة وسلس التصميم. لذا عليه أن يكون ملمًا بأنواع الخطوط وأحجامها ودلالاتها، ويتقن اختيار الخطوط والتخطيط لتصميمه وتعديله بسهولة، وضبط المساحات الفارغة والمسافات بين الأسطر، وخلق التوازن في تصميمه؛ بحيث لا تتركز الكتلة الرمادية في أحد جوانب التصميم وتصبح باقي المساحة فارغة.
3. الإبداع
يحتاج مصمم الفواتير إلى مهارات التفكير الإبداعي؛ ليسهل عليه نقل العناصر الأساسية المطلوب إبرازها في الفاتورة بشكلٍ جذاب ومنسق من خلال التناسق بين النصوص والصور، كشعار الشركة مثلًا. كما تعزز مهارة الإبداع من قدرة المصمم على تصميم فاتورة مميزة ومعبرة عن هوية العلامة التجارية ببساطة باستخدام أفكار ووسائل إبداعية؛ ليتمكن من استغلال مساحة الفاتورة بأفضل شكل ممكن.
4. الدقة والانتباه للتفاصيل
ربما لا تحتوي الفاتورة على عناصر بصرية كثيرة ولا تفاصيل معقدة، ولكن هنا تكمن الصعوبة، فكل خط أو حرف أو رقم في الفاتورة مهم، لذا يجدر بمصمم الفاتورة الانتباه لكافة التفاصيل داخل تصميمه وانتقائها بعناية. كما عليه أن يدرك الفروق بين الألوان الرقمية وعند الطباعة، ويختار الأنسب من ناحية الشفافية وارتفاع الحروف وحدودها وثقلها، بالإضافة إلى فهم تنسيقات الملفات المختلفة وأحجام الورق والأحجام القياسية للفواتير على اختلاف أنواعها واستخداماتها.
كيفية تصميم فاتورة فريدة بالخطوات
هناك بعض الخطوات التي يمكن باتباعها الحصول على تصميم فاتورة مميز لعلامتك التجارية، وهي:
1. حدد الهدف من الفاتورة ونوعها
هناك أنواع مختلفة من الفواتير، ولكل نوع استخداماته؛ فهناك فواتير بين العلامة التجارية والموردين، وفواتير أخرى مخصصة للعملاء الدائمين الذين بينهم حساب مفتوح مع الشركة، وأخرى للعملاء النهائيين. وأول خطوة في عملية تصميم فاتورة احترافية تكون بتحديد الغرض الأساسي من الفاتورة، وإلى من ستُصدر.
وعلى أساسها سيتحدد حجم ومقاسات الفاتورة التي تحتاجها، ومهما كانت مساحة الفاتورة، لا بد من استغلالها بحرص لإيصال رسائل إيجابية ومؤثرة؛ مما يزيد من فرص التعاون من جديد. لذا، حدد نوع الفاتورة والأبعاد التي تحتاجها، وما إذا كانت إلكترونية أم مطبوعة أم تُطبع في دفتر فواتير.
2. خصص تصميم الفاتورة لعلامتك التجارية
حتى يسهل تمييز فاتورة شركتك عن الشركات الأخرى، على تصميم الفاتورة أن يشمل عدّة عناصر تساهم في تخصيص تصميم الفاتورة؛ ليعبر عن علامتك التجارية ويتوافق مع هويتها البصرية. ومن هذه العناصر إضافة شعار الشركة، واختيار الألوان والخطوط المتماشية مع الهوية البصرية للشركة، ويمكن الاتفاق على هذه العناصر مع مصمم الفاتورة.
لا بد من إضافة رسالة شكر للعملاء في نهاية الفاتورة على ثقتهم وحسن تعاونهم مع العلامة التجارية، كما يزيد إضافة الموقع الإلكتروني أو مواقع التواصل الاجتماعي في الجزء السفلي من الفاتورة من فرص التعاون بينكم في المستقبل واستمرار التواصل وتفاعل العملاء مع عملك التجاري. لذا، لا بد من تجهيز جميع هذه العناصر للمصمم لتضمينها في تصميم الفاتورة.
3. اختر خدمة تصميم فاتورة مميزة
حان وقت جمع كافة عناصر الفاتورة في التصميم من خلال اختيار إحدى خدمات تصميم الفاتورة التي يقدِّمها مصممو الفواتير المحترفون على خمسات، أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة، ويساعدونك على الخروج بأفضل تصميم لفاتورة علامتك التجارية.
حتى تضمن الحصول على أفضل تصميم للفاتورة، اطلع جيدًا على كافة خدمات تصميم الفواتير المتاحة، واقرأ وصف كل خدمة بعناية، وكوّن قائمة بأهم الخدمات التي يتوافق وصفها مع طلبك. بعد ذلك طالع التقييمات التي حصلت عليها كل خدمة من المشترين السابقين، وراجع تقييمات كل بائع، ثم اختر الخدمة الأكثر ملاءمةً وتوافقًا مع ما تحتاجه.
تكلفة تصميم الفاتورة
تختلف تكلفة تصميم فاتورة مخصصة للعلامة التجارية وفقًا لعدة عوامل، منها حجم الفاتورة وتفاصيلها ونوعها، وخبرة المصمم، وكذلك نوع المنتجات أو الخدمات التي تقدمها العلامة التجارية، والتي يتحدد على أساسها نوع تصميم الفاتورة. فمثلًا؛ كلما زادت تفاصيل الفاتورة وحجمها، زادت تكلفة التصميم. كذلك كلما زادت خبرة مصمم الفواتير، كانت تكلفة التصميم أعلى.
مواصفات الفاتورة الاحترافية
لكي تضمن تصميم فاتورة احترافية يمكن استخدامها كوثيقة رسمية، عليها أن تتضمن عدة عناصر أساسية، هي:
- كلمة فاتورة: وتوضع في أعلى أو أسفل التصميم.
- رقم الفاتورة الفريد: هو رقم مميز لكل فاتورة ولا يتكرر أبدًا ويسهل تتبع الفاتورة ومراجعتها دون خلط تفاصيلها بفواتير أخرى.
- تاريخ الفاتورة: يشمل عادةً يوم استخراج الفاتورة، وفي الفواتير الإلكترونية يشمل أيضًا الساعة والدقيقة.
- اسم العلامة التجارية: لا بد أن يشمل تصميم الفاتورة اسم العلامة التجارية وشعارها التي يصدر عنها هذه الفاتورة؛ ليسهل معرفة مصدرها.
- بيانات التواصل مع العلامة التجارية: عادةً ما تكون أرقام التواصل أو الموقع الإلكتروني وصفحات التواصل الاجتماعي للشركة.
- اسم العميل وبياناته: يعطي إضافة اسم العميل ورقم الهاتف خصوصية أكبر للفاتورة، وسهولة في التعامل معها فيما بعد سواء بمراجعة العميل في أي وقت أو عند رغبة العميل استرجاع أو استبدال بعض العناصر، كما قد تصل لأبعد من ذلك كحساب نظام نقاط أو هدايا للعميل عند تحقيق عدد مبيعات محدد.
- وصف المنتجات أو الخدمات: لا بد أن تشمل الفاتورة على أسماء المنتجات أو الخدمات ووصفها وعددها.
- سعر المنتجات أو الخدمات: تتضمن الفاتورة سعر كل منتج أو خدمة على حِدة.
- ضريبة الخدمة؛ (إن وجدت): لا بد أن تشمل الفاتورة على نسبة الضريبة؛ إن وجدت، مثل: ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة الخدمة؛ مما ييسر على العميل معرفة الزيادة على قيمة المنتج أو الخدمة وما سببها.
- إجمالي حساب كل بند بالفاتورة: بالإضافة لسعر كل منتج أو خدمة، لا بد من ذكر مجموع النوع الواحد إذا طُلب منه أكثر من عدد واحد، وهو المجموع الفرعي أو الجانبي.
- إجمالي حساب الفاتورة: يظهر إجمالي حساب الفاتورة بشكلٍ مميز وواضح في الفاتورة، سواء بخط عريض أو خط أكبر.
في النهاية، رغم وجود قوالب جاهزة لتصميم الفواتير، إلا أن تصميم فاتورة مخصصة لعلامتك التجارية يجعل صورة شركتك أفضل وأكثر احترافية أمام العملاء. وفي هذه المساحة الصغيرة في الفاتورة يمكنك نقل الكثير من المعلومات والأفكار لعملائك عن علامتك التجارية، فاحرص على العناية بتصميم الفاتورة ليستكمل هويتك التجارية وشخصية شركتك المميز.
تم النشر في: تصميم جرافيك