دليلك إلى بناء فريق العمل

بناء فريق العمل الناجح أمنية كل أصحاب المشاريع والأعمال، وسواءٌ كان فريق العمل حضوريًا أو افتراضيًا أي فريق عمل موزع عن بعد، فالهدف واحد رغم اختلاف الوسائل، ففي النهاية بناء فريق العمل المناسب وإدارته بكفاءة سُتسرع نمو المشروع وتطوره. في الحقيقة، حتى لو كنت خبيرًا في عدة تخصصات وتستطيع إنجاز مهام مشروعك بنفسك فلن تنجح على الأغلب في ذلك. إما لضيق الوقت أو التشتت بين المهام والعمل تحت ضغط كبير، فتابع معنا في هذا الدليل الشامل لتفهم كل جوانب بناء فرق العمل الحضورية والافتراضية وسبل إدارتها وعوامل نجاحها والتحديات التي تواجهها.

جدول المحتويات:

ما هو فريق العمل عن بعد Remote Team؟

يسمى أيضًا فريق عمل افتراضي Virtual Team أو فريق عمل موزع عن بعد، هو تجمع افتراضي لعدة أشخاص ذوي خبرات وكفاءات مختلفة يسعى كل واحد منهم لخدمة هدف مُسطّر بوضوح من طرف مدير المشروع، يعملون بتناغم وتنسيق تحت إشرافه أو إشراف منسق فريق العمل عن بعد، قد يكونون من خلفيات ثقافية ومناطق زمنية مختلفة، يؤدون مهامهم باستخدام الوسائل الرقمية، ويتواصلون ويُنسقون فيما بينهم بواسطة وسائل التواصل المتاحة (الكتابية، الصوتية، المرئية..) ومنصات العمل التشاركي.

إرشادات لبناء فريق العمل المثالي

في الحقيقة لا يوجد فريق عمل مثالي لأنّ أعضاء أي فرق عملٍ هم بشر والبشر يَرِدُ عليهم الزلل والنسيان والملل والتكاسل والإحباط والحالات الطارئة الخارجة عن سيطرتهم كالأمراض والحوادث، لكن باتباع هذه الإرشادات يمكن على الأقل تشكيل فريق العمل المناسب:

  • وضوح أهداف المشروع وتفاصيل المهام.
  • الإمتنان وإشعار فريق العمل بالاستقلالية والأهمية.
  • التواصل الجيد والمتواصل سر نجاح إدارة فريق العمل.
  • معايير الانضباط الذاتي والالتزام مع المهارة والموهبة أهم من الشهادات.
  • انتقاء مدير أو منسق للفريق ذو مهارات قيادية وتنظيمية عالية، وإذا كنت ستُدير الفريق بنفسك فـ مهارات القيادة ضرورية خاصة مهارات العمل الجماعي، لأن مهارات القيادة لفريق العمل تختلف عن المهارات الإدارية التراتبية، فليس كل مديرٍ قائدًا والعكس صحيح.
  • خلق جو من الاحترام والثقة المتبادلة.
  • تحقيق الوعود التي تُطلقها سيزيد ثقة أعضاء الفريق فيك كمدير لهم.
  • تعزيز العلاقات الإنسانية داخل الفريق بتنظيم لقاءات شهرية أو سنوية للاحتفال أو ممارسة نشاطات جماعية كرياضة كرة القدم مثلًا.
  • إشراك أعضاء الفريق في عملية توظيف أفراد آخرين مستقبلًا لأن رأيهم سيكون مهم، فهم المعنيون بالعمل معه.
  • إتقان فن إدارة الصراعات داخل الفريق بحيث لا يتم الانحياز لطرف على حساب الآخر إلا بالحق، مع تجنب العقوبات القاسية أو المذلة أو التوبيخ أمام الفريق، وعدم التسرّع في إطلاق الأحكام الشخصية ومحاولة الإصلاح بينهم وهذه إحدى سمات القيادة الفعالة.

لماذا أصبح بناء فريق العمل عن بعد ضرورة؟

إذا كنت صاحب مشروع أيًا كان نوعه أرضي أو رقمي، أو امتداد في كلا النطاقين، فهناك احتمال كبير أنك ستحتاج لخبرات متعددة تعمل عن بعد لصالح مشروعك، وحتى لو اخترت بالتوازي الاستعانة بموظفين عن بعد فهذا لا يتعارض مع وجود موظفين لهم حضور شخصي في مقر العمل، ومما ستحصل عليه كامتيازات إذا اخترت تشكيل  فريق العمل عن بعد:

1. انخفاض التكاليف

اقتصاد المال واستثماره في تطوير المشروع، فأحد العوامل الرئيسية لتكوين فريق عمل افتراضي هو انخفاض التكاليف أو انعدامها، فعلى سبيل الذكر لا الحصر لن تضطر لـ:

  • تحمّل تكاليف تدريب موظفين جدد كل فترة بسبب خسارة آخرين، لأنّ نسبة تخلي أحد أعضاء فريق عملك عن بعد ضئيلة بالمقارنة مع فرق العمل الميداني، كما سنرى في المقال، حيث إنك ستحافظ أكثر على موظفيك الموهوبين.
  • شراء وصيانة معدات العمل كالحواسيب، والهواتف، والمكاتب، والكراسي، والطابعات، وتجهيزات مقر العمل.
  • دفع إيجار مقر العمل ومواقف السيارات وغرف إيواء الموظفين، وفواتير الكهرباء والغاز والماء.
  • توفير سبل راحة الموظفين كوجبات الغذاء والتكلف بتنقلاتهم وعلاجاتهم.

فبحسب Global Work Place Analytics فإن الشركة ستوفر 11 ألف دولار على كل موظف عن بعد -حسب المقاييس الأمريكية- لذا، لإدارة فريق العمل عن بعد ستحتاج فقط إلى برامج تساعد على إدارة فريق العمل.

2. توسيع مجال البحث على الكفاءات

ستتمكن من تجاوز عقبة الإجراءات القانونية الطويلة والتكاليف المرتفعة لتوظيف العمالة الماهرة العالمية، ففي الحالات التقليدية ستكون خياراتك في البحث عن المهارات والمواهب وتوظيفها محدودة جدًا، ومحصورة في منطقة جغرافية معينة، خصوصًا إذا كان مشروعك محدود الميزانية وفي بداياته.

3. التقدم خطوة على منافسيك

رغم انتشار ثقافة العمل الحر والعمل عن بعد وارتباط بناء فريق العمل عن بعد بأتمتة الأعمال ورقمنتها، إلا أنّ هذا الانتشار لا يزال محدودًا في المنطقة العربية، ما يمنح ميزة إضافية لأي مدير مشروع يقرر اتباع منهجية بناء فرق العمل عن بعد، بشكل جزئي أو كلي. فالمنافسة بين الشركات ليست مقتصرة على اكتساب عملاء جدد والتنبؤ بالمبيعات وزيادتها، ولا شك أن هناك توجه عالمي نحو الاعتماد على فرق العمل عن بعد.

4. زيادة الإنتاجية

الموظف سيشعر بحرية وأريحية أكبر عند العمل ضمن فريق عن بعد، ما سيجعله أكثر إنتاجية، فحسب باحثين من جامعة ستانفورد كان معدل إنتاج الموظفون عن بعد أعلى بنسبة 13% من العاملين بمقر الشركات، وهذه بعض الميزات:

  • لا يوجد غيابات متكررة تؤثر على سيرورة العمل لشعور الموظف إنه ليس مضطرًا للعمل في بيئة عمل قد لا يحبها، مثلًا بسبب وجود موظفين أو مديرين غير ودودين ، أو بسبب مشقة الوصول إلى مقر العمل وربما تعذّر ذلك أحيانًا عندما يكون الطقس سيئًا.
  • عدم اضطرار الموظف للحصول على إجازات متكررة أو طويلة جدًا كالإجازات المرضية، فالحامل مثلًا سيمكنها العمل ضمن فريق عن بعد دون أن تتأثر صحتها، وكذلك من به مرض معدي، أو إعاقة جسدية ما.
  • إمكانية العمل لساعات إضافية لعدم وجود مانع من ذلك كتأخر الوقت وعدم العثور على سيارة أجرة للعودة للبيت مثلًا.

5. تقييم أفضل لأداء فريق العمل

في فرق العمل الحضورية يكون من السهل تهاون أحد أفراد فريق عمل المشروع وتغطية الآخرين على تقصيره أو نقصِ كفائتهِ، فيما يستحيل ذلك حسب معايير تقييم العمل الجماعي عن بعد، ففي حال العمل ضمن فريق عن بعد سيُكتشف ذلك بسهولة، بفضل قياس إنتاجيته بشكل فردي من خلال ما قدمه كفرد أولًا ثم كفريق.

تقييم العمل ضمن فريق عن بعد

بعد أن أشرنا إلى أهمية بناء فريق العمل عن بعد لا بد لنا من ذكر بعض تحديات العمل عن بعد ضمن فريق التي ستواجهها كصاحب مشاريع، وهي ليست حتمية الوقوع لكنها محتملة وأحد سلبيات الدوام عن بعد ككل وأهمها:

أولًا: مصيدة التشتت

قد يحدث تشتت عند تنسيق العمل عن بعد بسبب تخلف أحد أعضاء فريق عمل المشروع عن أداء جزئه من العمل وعدم تجاوبه ورده على الاتصالات والتساؤلات لسبب أو لآخر، ما قد يؤخر إتمام العمل ككل والمرتبط بـ توزيع الأدوار. وهنا ينبغي أن يكون مدير المشروع أو المنسق حازمًا ويتخذ قرارًا إما بفصل المتهاون من الفريق أو تنبيهه بأنه يعرض المشروع كله للخسارة ويعطله.

ثانيًا: عوائق تقنية وضعف الرقابة

رغم توافر الكثير من أدوات العمل عن بعد وعدة برامج تساعد على إدارة فريق العمل عن بعد ومراقبته، إلا أنّ ذلك غير كافٍ، أضف احتمالية حدوث أمور تعيق العمل خارجة عن السيطرة، كالانقطاعات المفاجئة والمتكررة للإنترنت، أو الكهرباء، أو تعطل الأجهزة الإلكترونية.

ثالثًا: الفوارق الزمنية

ستشكل عائقًا في التواصل بينك وبين فريق عملك وبين الأعضاء أنفسهم، فقد يكون لديك ضمن فريقك موظفان عن بعد أحدهما مقيم في كندا والآخر في كوريا الجنوبية، وأنت في الإمارات مثلًا، فيصعب عليك جمعهم في اجتماع افتراضي واحد، ومع ذلك يمكننا النظر إلى الفوارق الزمنية كميزة إيجابية من زاوية أخرى كالتالي:

  • المرونة في تحديد برامج العمل وعدم تقييد الموظف عن بعد بعدد ساعات محدد، ما يُتيح له التوفيق بين حياته الشخصية والعمل.
  • أنّ التواصل غير المتزامن قد يبدو عائق إلا إنّه من ناحية أخرى يمنح الطرفين وقتًا للتفكير، وأخذ القرارات دون تسرع وبفضله يتم التقيد بالكلام الرسمي حول العمل فقط، دون الدخول في دردشات أو نقاشات جانبية لوقت طويل مثلما يحصل في التواصل المتزامن.
  • تنمية مهارة التخطيط عند مدير المشروع فالعمل مع وجود فوارق زمنية هو عائق عليه تجاوزه بالتفكير في وضع خطة عبقرية.
  • العمل دون التعرض لرسائل أو ملاحظات تقطع عليهم تركيزهم وتحديد وقت آخر للرد على الرسائل والاستفسارات.

وللتغلب على مشكلة اللاتزامن يمكن القيام بالآتي:

  • التخطيط الجيد لكل تفاصيل المهام ومواعيد التواصل حتى لا يحدث الأمر فجأة.
  • اجعل الرسائل والاستفسارات والملاحظات وغيرها المرسلة للموظفين مفصّلة قدر المستطاع لتوضيح المقصود جيدًا.
  • اجعل الدخول إلى ملفات العمل المخزنة سحابيًا متاحًا لفريقك، حتى لا يقع أي تأخير بسبب عدم قدرة أحدهم على الولوج لها

رابعًا: الاختلافات الثقافية

هناك بعض الثقافات تعدّ بعض الكلمات أو الإيماءات قلة أدب أو غير مناسبة. لذا، اقرأ ولو قليلًا حول خلفية أعضاء الفريق قبل التعامل معهم لتواصلٍ أفضل، فمثلًا هناك ثقافات من عاداتها المجاملة المبالغ فيها، ومجتمعات صريحة لأقصى حد، ومجتمعات محافظة أو منغلقة وأخرى ليبرالية أو متفتحة وأكثر حماسًا.

اختلاف خلفياتهم قد يُسبب نوعًا من اللاتزامن، لأنه سيكون هناك لكل منهم أعياد ومناسبات وطقوس سنوية أو شهرية يريد الاحتفال بها أو أدائها، وينبغي منح إجازة لكل منهم، أو التساهل معهم من باب الإنسانية احترامًا لثقافاتهم، ما قد يؤثر على مخطط العمل الذي وضعته سابقًا، فخذ بالحسبان هذه الاختلافات الثقافية واللغوية.

خامسًا: التحديات الأمنية

قد يكون توظيف شخص مُلمٍّ بالأمن السيبراني نعمة، لكن في حال كان ذلك التوظيف عن بعد قد يتحول لنقمة، لاحتمالية تعرض المشروع للقرصنة (سرقة، ابتزاز، تخريب ..). فعلى أصحاب المشاريع توثيق هويات من يعملون معهم عن بعد لتفادي هذه المشكلات، خاصةً المشاريع البرمجية كإنشاء تطبيق هاتفي أو متجر إلكتروني. فسيحتاج مدير المشروع لفريق من المبرمجين والمصممين وكتاب المحتوى وخبراء التسويق. إليك هذه الإرشادات لحماية مشروعك من القرصنة:

  • تحديث أنظمة التشغيل باستمرار لإصلاح الثغرات والأخطاء البرمجية تلقائيًا، مع تفعيل أنظمة الجدار الناري للحماية.
  • من الأفضل أن تجعل فريق عملك يتصل بالإنترنت عبر الشبكة الافتراضية الخاصة VPN بدل الشبكات اللاسلكية العامة WiFi
  • اعتمد أكثر على التخزين السحابي لأنّ الملفات المخزنة على الأجهزة معرضة أكثر للقرصنة والسرقة من تلك المحفوظة على الويب في التطبيقات السحابية، مثل جوجل درايف وخدمة دروب بوكس. مع الاهتمام بالنسخ الاحتياطي لجميع الملفات.
  • احرص على تدريب الموظفين على تأمين جوالاتهم وحواسيبهم، وتنبيههم للتفريق بين الرسائل المزيفة والحقيقية على بريدهم الإلكتروني والانتباه لتثبيت مضادات الفيروسات على أجهزتهم لكشف الروابط الضارة قبل مشاركتها أو النقر عليها.

سادسًا: ضعف الولاء والتحفيز

ربما يكون هناك قلّة ولاء من فريق عمل المشروع عن بعد، بسبب البعد عن مقر الشركة وافتقاد أجواء العمل الجماعي الحماسية، وضعف الحافز نظرًا للروتين أو بسبب الميل نحو الخمول والراحة أكثر بسبب الخلط بين الحياة المهنية والشخصية -خاصةً- لمن يعملون من منازلهم وغرف نومهم. ويزداد هذا الشعور في حال عدم إدراك بعض أفراد فريق العمل بحاجة الشركة الملحة إلى الإنجاز، أو عدم توافقه مع الأهداف المشتركة لفريق العمل.

خطوات بناء فريق العمل

 الآن سنشرح كيفية بناء فريق العمل عن بعد من خلال ذكر أهم الخطوات وهي كالآتي:

1. حدد ما الذي تريد تحقيقه وكيف ستفعل ذلك

هذه أولى مراحل بناء الفريق. لذا، لا تفعل شيئًا قبل أن تقوم بدراسة جدوى لمشروعك، وقد يكون إعداد نموذج عمل (Business Model) كافيًا إذا كان مشروعك صغيرًا، ويفضل أن تكون أهداف مشروعك قابلة للقياس وللتحقيق، وتجيب على هذه الأسئلة:

  • كم عدد الموظفين عن بعد الذين ستحتاج إليهم لتسيير مشروعك؟
  • هل تريد بدء مشروع من الصفر أو تطوير مشروع موجود، كزيادة نسبة المبيعات هذه السنة 5% مثلًا
  • ما هي الميزانية المناسبة للمشروع وتكاليف كل واحد منهم؟ ما هي مواصفاتهم المهنية؟ ما المطلوب من كل واحد منهم؟

مثال: لنفترض أنك تريد إنشاء متجر إلكتروني ودخول عالم التجارة الإلكترونية، هذا يعني أنك ستحتاج على الأقل إلى:

2. اشرح جيدًا هدف مشروعك وقِيمَه بوضوح

لا يكفي أن تفهم مشروعك لوحدك، فالتفاصيل التي فهمتها من خلال دراسة الجدوى أو نموذج العمل، ينبغي عليك نقلها وتمريرها إلى فريق عملك بالقدر الذي يضمن فهمهم لما تريده بالتحديد وكيف تريده، كما أنّ عامل الفهم سيولّد نوعًا من التحفيز والدافعية نحو إنجاز مشروعك وكأنّه مشروعهم.

3. ابحث عن فريق عمل المشروع عن بعد فردًا فردًا

لا يمكن إيجاد موظفين ومستقلين مناسبين دفعة واحدة وفي غضون أسبوع مثلًا، فالأمر يتطلب التروّي. وعندما تكون على علمٍ بأدقّ تفاصيل مشروعك ستتمكن من وضع قائمةٍ بمواصفات من تبحث عنهم، إذ إنك ستضع لكل واحد صورة معينة وتُحاول إيجاد شخص طبق الأصل عنها أو قريب منها على الأقل، إليك بعض الملاحظات:

  • اجعل ¼ ربع فريقك على الأقل متكونًا من أشخاص ذوي خبرة وكفاءة عالية وتاريخ طويل من الالتزام المهني، لتضمن سيرورة عملك إذا ما قرر أحد ما ترك الفريق، أي اجعلهم أعمدة مشروعك الذين تعتمد عليهم أكثر من غيرهم.
  • لا تبحث عن الموظف الأخطبوط، الذي يدعي أنّ بإمكانه أداء أكثر من مهمة في وقت واحد، ولا تهتم للمال كثيرًا في سبيل بناء فريق العمل الناجح، لأنّك كلما أنفقت أكثر زادت مبيعاتك وأرباحك أكثر.

الآن يمكنك البدء في البحث عن المستقل المناسب عبر البحث في وسائط العمل الحر مثل منصة مستقل وخمسات وبعيد. بالمناسبة، ستجد في منصة خمسات لبيع الخدمات المصغرة مثلًا خيارات بحث متقدمة ستساعدك كثيرًا في الوصول للموظفين المناسبين، فقط اتبع الآتي:

  • سجل في منصة خمسات ثم ستجد في واجهة الموقع مجموعة من التخصصات التي تندرج تحتها عدة تخصصات فاختر أحدها.
  • اختر التخصصات الفرعية مع عدد الخدمات المتوفرة أمام كل تخصص.
  • اختر تقييم الخدمة ثم مستوى البائع “بائع موثوق أو نشيط أو جديد”
  • اختر حالة البائع “متواجد حاليًا” إن أردت ذلك بالإضافة إلى “هوية موثقة” لتضمن احترافية البائع.
  • احرص على إجراء فترة تجريبية للموظفين الجديد “أسبوع، شهر، شهرين، أو حسبما تراه مناسبًا”

4. مقابلة العمل

هناك عشرات الأساليب والحوارات الجاهزة لكيفية تسيير مقابلة العمل، لكن قد يكون من الأفضل أن تكون عمليًا أكثر وتتجنب إضفاء الطابع البروتوكولي، حتى لا يشعر المترشح بضغط مثلما يحدث في مقابلة العمل التقليدية التي تركز على طرح الكثير من الأسئلة الجافة، وتحليل الشخصية أكثر من المهارات، لذلك اجعلها عفوية قدر المستطاع.

5. وزع الأدوار

الآن، سيكون عليك تقسيم المهام بين أفراد فريق عمل المشروع بما يتناسب مع قدرات وخبرات كل منهم، فالأدوار الفردية التي تخدم المشروع لن تُنقص من مفهوم العمل بروح الفريق بل ستزيدها بشرط وجود تنسيق، وهذا سيُتيح تركيزًا أكبر وسهولةً في محاسبة كل واحد على حدة لاحقًا، ولتحسين جودة الرقابة والتغذية الرجعية. كما يفضل تقسيم الدور الواحد لعدة أقسام صغيرة والبدء فيه بالتدرج ثم تغيير بعض تفاصيله كل فترة حتى لا يمل الفريق.

6. اختر أهم تطبيقات العمل عن بعد المناسبة لمشروعك

هذه البرامج تأتي على شكل مواقع إلكترونية، وبعضها يتوفر على نسخة لتطبيقات الهاتف، وتتكون من عدة أقسام افتراضية وأخرى مخصصة، يمكن من خلالها تبادل الملفات والجداول، وبها (خانات للدردشة الكتابية، الصوتية، المرئية..).

وتأتي على عدة أشكال وأنواع منها ما يساعد على الجدولة، ومنها ما هو لتوزيع المهام، أو التعديل على الملفات، وبعضها يجمع كل ذلك وأكثر، منها نسخ مجانية وأخرى مدفوعة وبعدة لغات منها العربية، لذا قبل اختيار تطبيق معين قدّر حجم مشروعك وحاجته.

أهم عوامل نجاح فريق العمل

أولًا: التقييم بالنتائج

لا تضع أي معيار آخر لـ تقييم أداء فريق العمل باستثناء تقييم النتائج، ثم فحص جودة العمل، ومدى التزام كل واحد منهم بتسليم العمل في الأوقات المتفق عليها مع قليل من المرونة وغض الطرف عن بعض التأخرات المبررة أو غير متكررة. ومن الأفضل ألا تفرض على أعضاء فريقك العمل لعدد محدد من الساعات لأن ذلك سيُلغي إحدى أهم ميزات العمل الحر وهي الشعور بالحرية والمرونة.

ولأنّ ذلك سيدفعك نحو محاولة مراقبتهم من خلال أدوات وبرامج لحساب الساعات أو من خلال الطلب منهم تشغيل الكاميرا للتأكد من تواجدهم في العمل، وهذا فيه نوع من المضايقة وتكريس لجو عدم الثقة. لذا، لا تهتم بعدد ساعات أو بيئة أو طريقة عملهم فما داموا يُبلون بلاءً حسنًا في النتائج فلا مشكلة.

ثانيًا: التنسيق والوضوح

عند إدارة فريق العمل عن بعد لا ينبغي أن يشعر أي فرد من أفراد الفريق بالعزلة والضبابية في فهم تفاصيل العمل، بل ينبغي تشارك المعلومات بسلاسة عبر برامج العمل التشاركي. ويفضل تنظيم اجتماعات دورية لأعضاء فريق العمل من أجل تعزيز التنسيق بينهم واقتراح أفكار جديدة والحديث عن العوائق التي تعترض طريقهم واقتراح حلول لها.

ثالثًا: كسر الملل والروتين

ينبغي إنشاء نوع من التواصل غير الرسمي بين أعضاء الفريق لتخفيف ضغوطات العمل عنهم من خلال إنشاء مجموعة خاصة بهم على فيسبوك أو تويتر مثلًا، ويفضل:

  • السؤال عن الأحوال الشخصية والأسرة، والحفاظ على الطابع الودّي عند التواصل.
  • تجنب التواصل الجاف أو الآلي الخالي من عبارات الترحيب (مرحبًا، كيف حالك اليوم؟)
  • لا تنس تقديم التهاني في المناسبات والأعياد.

رابعًا: نظام المكافآت والتغيير

التواصل الودي قد لا يكون كافيًا، لذا يستحسن تقدير عمل الفريق والاحتفال بعد كل إنجاز ولو كان صغيرًا من باب التحفيز. كما يمكن إعطاء أهمية للإنجازات الفردية أيضًا والاحتفال بها. وتذكر:

  • العلاوات والمكافآت المادية أو المالية لها تأثير إيجابي على معنويات الموظف حتى لو كانت رمزية.
  • الترقيات والزيادة المنتظمة في الراتب لها مفعول سحري، فهي تُشعر أعضاء الفريق بأهميتهم وأنّ هناك من يُقدّر مجهوداتهم.

خامسًا: المرونة في التوقعات

لا تتوقع أكثر مما ينبغي، فمثلًا إذا كنت تعلم أنّ مهمة ما سيستغرق إنجازها 5 أيام فلا ينبغي أن تُلزم أحد أعضاء فريقك بإنهائها في يومين، لأنّك بهذا ستدفعه لبذل جهد مضاعف ما سيجعله يركز على موعد التسليم والكمية وليس النوعية وجودة العمل. وفي الأخير، أنت من ستخسر الجودة وربما تخسر لاحقًا موظفين موهوبين بسبب وضعهم تحت الضغط، لهذا ينبغي تحديد مواعيد تسليم منطقية ومعقولة، بناءً على خبرتك السابقة، وبعد التشاور مع فريق عمل المشروع.

سادسًا: منح مجال للإبداع

لا يمكنك بناء فريق العمل الناجح مع إلزامهم بنمط محدد من التوجيهات والسياسات الصارمة، والتدخل في كل تفاصيل عملهم صغيرها وكبيرها ومراقبتهم عن كثب طيلة اليوم، ثم انتظار نتائج مبهرة وأفكار واقتراحات مبتكرة وعبقرية، للاسف هذا يسمى بالإدارة التفصيلية (Micro-management) وهي إحدى أسوأ أنماط إدارة فرق العمل عن بعد، وليس معنى هذا الكلام إهمال فريق العمل وإهمال متابعة المشروع.

سابعًا: استفد من صراع أفراد الفريق

استغلّ الجانب الإيجابي من صراعاتهم، فمن البديهي أنّ أي فريق عمل عن بعد أو فريق عمل ميداني سيحصل داخله نوع من النزاعات العلنية أو الخفية، فوجّه طاقة تلك الصراعات لخدمة مشروعك ولا تجعلها تتحول لصراعات شخصية بينهم. فمثلًا محاولة كل فرد من أفراد الفريق لإثبات كفاءته ونيل رضا مدير المشروع سيكون جيدًا جدًا، فحاول مدح أحد أفراد الفريق عندما يُنجز أكثر أمام الجميع، ومنحه علاوات ومنحٍ تحفيزية، لإشعال الحماس والمنافسة بينهم.

برامج تساعد على إدارة فريق العمل عن بعد

سهّل ظهورها وانتشارها وسهولة استخدامها لإدارة فريق العمل عن بعد وبالتالي هي أهم عوامل نجاح فريق العمل عن بعد، وأهميتها تكمن في:

  • تتبع النفقات والمصروفات لتسيير أفضل لميزانية المشروع.
  • تنظيم العمل ثم توزيع المهام بين أفراد الفريق.
  • التنسيق وتحديد مواعيد التسليم.
  • إضافة ملاحظات.
  • متابعة العمل.

هناك العشرات منها وتوفر كل منها مجموعة من الميزات والخصائص التي قد لا توجد فيها غيرها ومن أشهرها وأهمها:

1. أداة أنا

برنامج متعدد الاستخدام بواجهة بسيطة وغير معقدة، بها تقسيمات افتراضية وأخرى مخصصة حسب الاستعمال، مناسبة للكثير من المشاريع، إذ تُتيح مشاركة الملفات والصور بكل أنواعها وتنظيم المهام وتوزيعها ومتابعتها، وإنشاء اللوحات ومشاركتها مع فريق العمل، مع مساحة للتواصل عبر الدردشة مع إمكانية حذف الرسائل أو تعديلها وخاصية الاقتباس. وهي أداة عربية خالصة من إنشاء موقع حسوب العربي الرائد في مجال العمل عن بعد والتعليم والارتقاء بالمحتوى العربي عامة.

2. خدمة جوجل درايف (Google Drive)

من منا لا يعرفها، هي مثل النواة الرئيسية لـ بناء فريق العمل، فيكفي أن يكون لديك حساب في خدمة جوجل Google Account لتستفيد من عدة خدمات أحدها جوجل درايف:

  • تسمح بميزة التخزين السحابي بقدرة 15 جيغا بايت GB.
  • ليست خدمة إرسال واستقبال فقط بل تحتوي عدة خدمات فرعية أخرى.
  • آمنة جدا، وتتيح مشاركة جميع أنواع الملفات بسرعة عبر التحميل أو مشاركة الروابط.
  • تحتوي خدمة Google Docs المعادلة لبرنامج Microsoft Word وخدمة Excel Sheet المعادلة لبرنامج الإكسل المكتبي.

هناك خدمات أخرى مشابهة لجوجل درايف أشهرها خدمة دروب بوكس Dropbox للتخزين السحابي.

3. جوجل هانج اوتس (Google Hangouts)

إن كنت تبحث عن أداة مجانية لعقد الندوات Webinar أو الاجتماعات Meetings فننصحك بها بشدة، وهي إحدى خدمات جوجل أيضا، إليك أهم مميزاتها:

  • تتيح إجراء اجتماعات ومكالمات صوتية أو مرئية أو كتابية لـ 10 أشخاص في الاجتماع الواحد.
  • مشاركة الملفات والصور وغيرها أثناء المكالمات.

4. جوجل كاليندر (Google Calendar)

إذا قررت البدء في بناء فريق العمل فلا تنسى هذه الأداة العبقرية، ستقوم نيابة عنك بجدولة المهام وحساب التقويم الزمني، كما أنها مجانية وآمنة، ومفيدة جدًا لإدارة فريق العمل عن بعد، خاصةً في حال كان أفراد الفريق من مناطق مختلفة زمنيًا، من ميزاتها:

  • واجهة استخدام سهلة وبسيطة.
  • تنظيم المواعيد ومشاركتها مع أفراد الفريق.
  • التذكير بمواعيد الاجتماعات ومواعيد تسليم العمل عبر التنبيهات.
  • إمكانية حجب بعض الأحداث والمواعيد في حال لم تُرد أن يطلع عليها الآخرون.
  • إمكانية تذكيرك بجدول الأعمال اليومي أو الأسبوعي عبر البريد الإلكتروني Gmail.
  • إيجاد واقتراح الأوقات الفارغة تلقائيًا ومزامنتها لجميع أفراد الفريق من أجل استغلالها في إجراء اجتماعات مثلًا.

5. Zoom

أكثر البرامج استخدامًا في العالم لإجراء الاجتماعات والمكالمات الصوتية والمرئية، يحظى بشعبية كبيرة عند الشركات الكبرى، نظرًا لبساطة استخدامه، شبيه بخدمة Google Hangouts وملائم لجميع أنواع وأحجام المشاريع. من ميزاته:

  • يُستخدم أكثر في عقد الندوات العالمية والتعليم عن بعد.
  • به خاصية التسجيل والمشاركة، كما يسمح بمشاركة الملفات في أثناء الاجتماعات.
  • النسخة المجانية من زووم تتيح عقد اجتماعات تضم 100 شخص لمدة 40 دقيقة.
  • به خاصية كتم الصوت أو إيقاف تشغيل الكاميرا وحضور الاجتماعات كمراقب فقط.
  • ليس شرطًا أن تسجل الدخول لزووم لتُشارك في اجتماع ما، فقط عليك الحصول على رابط أو رمز من طرف المجتمعين.

ختاما، وبعد التفصيل في أسس بناء فريق العمل وإدارته وعوامل نجاحه، نقترح عليك مجموعة من أفضل الكتب لتنمية المهارات القيادية وزيادة الإنتاجية وهي تتمحور حول الأساليب الإدارية المناسبة لتسيير المشاريع والأعمال بما فيها إدارة فريق العمل الحضوري -بشكلٍ خاص- وتلك الإرشادات والأساليب يمكن إسقاطها على فن إدارة فرق العمل عن بعد لتشابه المقاصد رغم اختلاف الوسائل.

تم النشر في: مشاريع ناشئة منذ أسبوعين