تُعدّ القدرة على كتابة خطاب احترافي مهارة لا غنى عنها أيًا كان مجال عملك، فالخطاب الجيد يمكن أن يكون أداة فعالة لإقناع المتلقي وتحفيزه، فضلًا عن تحقيق أهدافك من وراء كتابته بسهولة. فما أهمية كتابة الخطابات؟ وكيف يمكنك كتابة خطاب رسمي؟

جدول المحتويات:

ما المقصود بكتابة الخطابات؟

يقصد بكتابة الخطابات عملية كتابة الرسائل المكتوبة التي يتبادلها الأفراد أو المنظمات لتوصيل المعلومات أو الأفكار أو الطلبات؛ سواء بصفة رسمية أو غير رسمية. تتطلب عملية كتابة خطاب الكثير من التخطيط والتحضير والتدريب، إذ يختلف تنسيق ونبرة الخطاب اعتمادًا على الغرض منه والعلاقة بين المرسل والمتلقي. كما ينبغي أن يُكتب الخطاب بطريقة متقنة منطقية ومقنعة، حتى يتضمن رسالة واضحة ومحددة وسهلة الفهم والاستيعاب تُقدَم بطريقة مؤثرة وجذابة للمتلقي.

ما هي أنواع الخطابات؟

هناك العديد من أنواع الخطابات المختلفة، ولكل منها تنسيقها ونغمتها الخاصة وغرضها، وفيما يلي بعض أكثر أنواع الخطابات شيوعًا:

1. الخطابات الشخصية

تُستخدم الخطابات الشخصية عادةً للتواصل غير الرسمي، لذلك تُكتب بنبرة ودية غير رسمية، ويمكن استخدامها لمشاركة الأخبار أو التعبير عن الامتنان أو الحفاظ على اتصال مع شخص بعيد، وتشمل الآتي:

  • الخطابات الودية: تُوجه إلى الأصدقاء أو الأشخاص الذين تربطك بهم علاقة وثيقة، وتتضمن الحكايات الشخصية والتحديثات والتجارب المشتركة بنبرة دافئة وودية، وهي وسيلة لتقوية العلاقات الشخصية والحفاظ عليها.
  • خطابات التعزية: تُستخدم للتعبير عن التعاطف وتقديم التعازي لمن عانى من خسارة أو حزن، إذ تنقل هذه الخطابات الدعم والتفاهم في الأوقات الصعبة.
  • خطابات الشكر: تُسطر هذه الخطابات للتعبير عن الامتنان والتقدير لشخص فعل شيئًا طيبًا أو مفيدًا، ويمكن إرسالها بعد تلقي هدية أو مساعدة أو أي عمل يتطلب الشكر، إذ تُظهر تقديرًا حقيقيًا وتُقوي العلاقات الشخصية.
  • خطابات الاعتذار: تُكتب للاعتذار عن الأخطاء أو سوء الفهم أو الأذى الذي يلحق بشخصٍ ما، وتُظهر هذه الخطابات الندم وتحمل المسؤولية والرغبة الصادقة في التعويض، وغالبًا ما تُستخدم لإصلاح العلاقات الشخصية.
  • رسائل الدعوة: تُوجه لدعوة الأفراد إلى الأحداث أو الحفلات أو الاحتفالات أو التجمعات، وتوفر تفاصيل مثل: التاريخ والوقت والمكان والغرض من الحدث.
  • رسائل التهنئة: تُقدم لتهنئة شخص ما على إنجاز أو مناسبة خاصة، وتعبر عن الفرح والفخر والإعجاب بإنجاز الشخص، إذ يمكن إرسالها للتهنئة بالتخرج أو الترقيات أو أعياد الميلاد أو غيرها من الأحداث المهمة.

2. خطابات الأعمال

تُستخدم خطابات الأعمال للتواصل المهني بين الشركات أو المنظمات أو الأفراد، وتستخدم لأغراض مختلفة مثل: طلب استفسارات أو منتجات أو خدمات، أو الرد على الشكاوى أو إرسال معلومات مهمة. يجب أن تكون خطابات العمل احترافية وفي صميم الموضوع، مع هدف واضح ونبرة احترافية، وتشمل ما يلي:

  • خطاب الاستفسار: يُستخدم للحصول على معلومات أو إجراء استفسار حول منتج أو خدمة أو فرصة عمل، وعادةً ما يُرسل إلى شركة أو مؤسسة لطلب تفاصيل محددة أو تسعير أو معلومات أخرى ذات صلة.
  • خطابات الغلاف Cover letter: عادةً ما تُقدم جنبًا إلى جنب مع السيرة الذاتية أو طلب الوظيفة، إذ يشرح فيها مقدم الطلب الغرض من طلب الوظيفة، ويسلط الضوء على المهارات والخبرات والمؤهلات ذات الصلة.
  • خطاب شكر: تُرسل للتعبير عن الامتنان والتقدير للعملاء أو الشركاء أو الزملاء.
  • خطاب شكوى: تُستخدم لإثارة مخاوف أو التعبير عن عدم الرضا عن منتج أو خدمة أو تجربة، إذ تُحدد فيها المشكلة وتفاصيلها الداعمة مع طلب الحل أو إجراء التصحيح.
  • خطابات الاستقالة: يكتبها الموظفون لإخطار أصحاب العمل رسميًا بقرارهم بترك الوظيفة، وهي شرح لتفاصيل المغادرة وأسبابها، والتعبير عن الامتنان للفرص المتاحة.

3. خطابات التوصية

يكتب خطابات التوصية شخص يمكنه أن يشهد على مؤهلات ومهارات وشخصية الشخص الموصى به، وتُستخدم عادةً لطلبات العمل أو للقبول في برنامج أكاديمي أو منظمة مهنية، أو لدعم الترقيات الأكاديمية في الجامعات، أو الترشيح للجوائز المختلفة. إذ تهدف إلى إعطاء تقييم إيجابي للشخص المعني، وتوضيح قدراته ومؤهلاته وصفاته الشخصية، ويُعدّ خطاب التوصية شهادة موثوقة؛ تعزز فرص الشخص الموصى به في الحصول على الفرصة المطلوبة.

4. الخطابات الرسمية

الرسائل الرسمية هي نوع من الاتصالات الكتابية التي تُستخدم للمراسلات الرسمية أو الاتصالات التجارية، أو عند الكتابة إلى شخص ذي سلطة أعلى أو إجراء شكلي. تتبع الخطابات الرسمية هيكلًا محددًا، إذ غالبًا ما تتضمن تحية رسمية ومقدمة وفقرات أساسية وختامًا مهذبًا.

ما أهمية كتابة الخطابات؟

تُعد كتابة الخطابات من الأدوات الأساسية التي تُستخدم في العديد من المجالات، وتتنوع أهميتها طبقًا للهدف منها، وتتمثل تلك الأهمية في:

التواصل وبناء العلاقات

تساعدك كتابة الخطابات على التواصل بفاعلية في بيئة العمل، وإقامة علاقات شخصية ومهنية قوية والحفاظ عليها. فمن خلال التعبير عن أفكارك ومشاعرك في خطاب بطريقة واضحة ومنظمة يفهمها الطرف الآخر بوضوح، يمكنك تعزيز الثقة والتفاهم مع زملائك في العمل ومديريك.

إقناع المتلقي

يُعد كتابة خطاب احترافي أمرًا جوهريًا لإقناع المتلقي، إذ يساعدك على تحقيق أهدافك أو طلباتك من خلال تقديم حالتك بمنطقية وإقناع في الخطاب، الأمر الذي يزيد من فرص موافقة المستلم على اقتراحك أو اتخاذ الإجراء المطلوب، فقد يتوقف قبولك في منحة دراسية أو مؤتمر علمي على خطاب النية الذي كتبته، فالخطاب جيد الكتابة وسيلة فعالة للتأثير على الآخرين.

حفظ المعاملات

تعمل الخطابات كسجل مكتوب للتواصل بين الأطراف، وقد يكون ذلك مفيدًا للرجوع إليه في المستقبل، خصوصًا في الأمور القانونية أو التجارية، حيث يكون من الضروري الحصول على توثيق للاتفاقيات أو الطلبات أو القرارات أو المراسلات لاستخدامها وقت الحاجة وعند النزاع.

دعم المواهب والمتميزين من أجل المنح

قد تكون خبيرًا وتحتاج لكتابة خطابات التوصية لتشهد على مؤهلات ومهارات الشخص المتميز الموصى به، من أجل القبول في العمل أو في برنامج أكاديمي أو منظمة مهنية، ودون معرفة طريقة كتابة خطاب التوصية جيدًا قد تفقد الشخص المتميز فرصته في القبول.

مهارات كاتب الخطابات المحترف

ينبغي توافر العديد من المهارات التي تجعل كاتب الخطابات محترفًا قادرًا على أداء المهمة بنجاح، مثل:

مهارات كتابة استثنائية

يجب أن يتمتع كاتب الخطابات المحترف بمهارات كتابة استثنائية، بما في ذلك القدرة على الكتابة بوضوح وإيجاز، واستخدام اللغة بفعالية لنقل الأفكار والمشاعر المعقدة، وتكييف أسلوب الكتابة مع احتياجات صاحب الخطاب، فضلًا عن إجادة استخدام قواعد الكتابة والتهجئة، وعلامات الترقيم وتركيب الجمل. كما ينبغي أن يكون ملمًا بالتقنيات البلاغية مثل: الاستعارات والتشبيهات واللغة المقنعة، إذ تساعد هذه التقنيات في تعزيز القوة الإقناعية للخطاب وإحداث التأثير المتوقع.

مهارات البحث

القدرة على إجراء بحث شامل حول موضوع الخطاب، بما في ذلك جمع المعلومات من مجموعة متنوعة من المصادر مثل الكتب والمقالات، هي إحدى المهارات التي ينبغي توافرها في كاتب الخطاب، كما يجب أن يكون قادرًا على تجميع هذه المعلومات في سرد متماسك مقنع يدعم الخطاب.

تحديد وفهم الغرض من الخطاب

ينبغي أن يكون لدى كاتب الخطابات المحترف فهم عميق للجمهور المستهدف من الخطاب، إذ يتحتم عليه أن يتوقع احتياجات المتلقي واهتماماته وتصميم الخطاب وفقًا لذلك دون الإسهاب الممل أو الاختصار المخل.

تطوير الرسائل

القدرة على استخلاص الأفكار أو المفاهيم المعقدة وسردها في رسائل واضحة وموجزة، هي مهارة لا ينبغي أن يفوتها كاتب الخطابات المحترف، بما في ذلك القدرة على تنظيم الأفكار والمحتوى، وتحديد النقاط الرئيسية لضمان خطاب متماسك ومؤثر.

السرد القصصي

غالبًا ما تستفيد الخطابات من دمج عناصر سرد القصص، ولذا ينبغي أن يكون كاتب الخطابات ماهرًا في صياغة القصص والحكايات والأمثلة التي يتردد صداها مع المتلقي، إذ يساعد سرد القصص على جذب انتباه المتلقي وإثارة مشاعره وجعل الخطاب لا يُنسى.

كيفية كتابة خطاب احترافي؟

حتى لا يأتي الخطاب بنتائج غير مرغوبة، ثمة عدد من الخطوات التي ينبغي اتباعها عند كتابة خطاب احترافي، هي:

1. حدد الغرض من الخطاب

الخطوة الأولى في عملية كتابة خطاب احترافي هي تحديد الغرض من خطابك، فهل هو للتقدم لوظيفة؟ أم للتقدم بشكوى، أم طلب معلومات واستفسارات، أم عرض حقائق ومعلومات؟ سيساعدك ذلك في تحديد هيكل رسالتك واختيار النغمة المناسبة لها والشكل الأمثل للكتابة والعرض.

على سبيل المثال؛ في خطابات العمل والأعمال التجارية سيكون أسلوبك في الخطاب ونغمتك رسمية تبدأ بالتحية الرسمية، وتحفظ الألقاب وتعرض ما تريد بإيجاز، في حين يمكنك استخدام الأسلوب الأكثر شخصية والأكثر تفاؤلًا في الخطابات التي تتعلق بالأحداث الاجتماعية والشخصية.

2. عيّن المستلم ومعلومات الاتصال

بعد تحديد الغرض من الخطاب واختيار الأسلوب المناسب للكتابة، حتى تبدأ خطابك بترتيب صحيح يساعد على تدفق الأفكار؛ ابدأ بكتابة اسم مستلم الخطاب كاملًا وكذلك المسمى الوظيفي والتحية المهنية، مثل «عزيزي السيد/ السيدة». بعد ذلك اكتب اسمك وعنوانك ورقم هاتفك وبريدك الإلكتروني في الزاوية اليمنى بالجزء العلوي من الرسالة، مع الحرص على محاذاة الهامش الأيمن وكتابة التاريخ كاملًا أسفل معلومات الاتصال.

3. اكتب المقدمة

بعد كتابة اسم المستلم وكتابة التحية، يمكنك البدء في كتابة مقدمة قصيرة افتتاحية تقدِّم فيها نفسك وتذكر الغرض من خطابك. إذ تساعد المقدمة الاحترافية على جذب انتباه المتلقي، ويمكن ذلك بتقديم سياق ضروري لتوضيح نوايا كتابة الخطاب في شكل سؤال أو قصة قصيرة.

4. اكتب متن الخطاب والخاتمة

هذه الخطوة هي أهم خطوات كتابة الخطاب؛ إذ تشكل جوهر الخطاب وخلالها يمكنك التوسع في سرد النقاط الرئيسية للخطاب، باستخدام لغة واضحة موجزة، مع توفير التفاصيل ذات الصلة والمعلومات الداعمة والحجج التي تخدم هدفك، كما يجب الحرص على تنظيم الأفكار وسردها بمنطقية.

أما في الفقرة الأخيرة من الخطاب؛ فيمكنك تلخيص النقاط الرئيسية مع إعادة عرض الطلب أو الإشارة إلى الهدف لتعزيز الفكرة لدى المتلقي، يلي ذلك التعبير عن التقدير لاهتمام المتلقي بالخطاب واقتطاع جزء من وقته له، ثم الإشارة إلى المرفقات الملحقة بالخطاب؛ إن وجدت، وأخيرًا إنهاء الخطاب بجملة احترافية مناسبة، مع ترك مساحة التوقيع الرقمي أو التوقيع بخط اليد.

ربما يكون كتابة خطاب احترافي مهمة شاقة تتطلب الكثير من الخبرة والتمرين، لكن إذا ما أُسندت إلى محترف متخصص، فيمكنه إنجازها بسهولة ونجاح. لذا إذا كنت ترغب في كتابة خطاب رسمي احترافي، فلا تغامر، واستعن بإحدى خدمات كتابة الخطابات التي يقدِّمها كاتبو الخطابات المحترفين على منصة خمسات، أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة.

5. راجع الخطاب ودقق تنسيقه

الخطوة الأخيرة قبل إرسال الخطاب هي التأكد من أنه يبدو احترافيًا، ذلك من خلال قراءة الخطاب بصوت عالٍ ومراجعته بعناية بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية وتصحيح علامات الترقيم. إضافةً إلى مراجعة تنسيق الخطاب، والتأكد من استخدام خط احترافي سهل القراءة بحجم 11 أو 12 نقطة مثل: Times New Roman ،Arial، مع التأكد من اتساق الهوامش ومحاذاة النص.

8 أخطاء شائعة تجنّبها عند كتابة خطاب رسمي

عند كتابة خطاب رسمي، من المهم الحفاظ على نبرة احترافية والالتزام بإرشادات معينة، وتجنب بعض الأخطاء الشائعة، مثل:

  • الأخطاء الإملائية والنحوية: راجع خطابك بعناية للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية، إذ تجعل هذه الأخطاء رسالتك تبدو غير مهنية وتنتقص منها.
  • استخدام لغة غير رسمية: تجنب استخدام التعبيرات العامية عند كتابة خطاب رسمي، بل التزم باللغة الرسمية والقواعد الصحيحة للحفاظ على نبرة احترافية.
  • عدم الوضوح والإيجاز: تأكد من أن رسالتك واضحة وموجزة، وتجنب الجمل الطويلة أو المعقدة التي قد تربك القارئ، وانطلق مباشرةً إلى صلب الموضوع لتوصيل رسالتك بفعالية.
  • إهمال التنسيق المناسب: انتبه إلى تنسيق خطابك واستخدم خطًا وحجمًا مناسبين، وحافظ على هوامش متسقة، ومحاذاة نص صحيحة، حتى لا تبدو رسالتك غير مهنية.
  • عدم مخاطبة المستلم بدقة: خاطب المستلم بالاسم والعنوان المناسبين، وإذا لم تكن متأكدًا من جنس أو اسم المستلم، فاستخدم تحية محايدة مثل «سيدي العزيز/ سيدتي».
  • عدم التحديد: كن محددًا وقدم التفاصيل ذات الصلة في رسالتك، فقد تؤدي العبارات الغامضة إلى إرباك القارئ أو إضعاف تأثير رسالتك، بل قدم معلومات واضحة ودقيقة للتعبير عن نواياك بوضوح.
  • نغمة غير مناسبة: حافظ على نبرة مهذبة في كامل رسالتك بغض النظر عن المحتوى، وتجنب استخدام لغة المواجهة أو العدوانية، حتى إذا كنت تعبر عن شكوى أو خلاف؛ اسعَ جاهدًا لإبراز نبرة مهنية ودبلوماسية.
  • عدم إرفاق دليل أو دعم: إذا كنت تقدم ادعاءات أو معلومات، فقدم أدلة أو أمثلة داعمة لتعزيز نقاطك، إذ يساعد ذلك على ترسيخ المصداقية ويضيف وزنًا إلى حججك.

في الختام، يمكن القول بأن مهارة كتابة الخطابات هي مهارة حيوية لأي شخص يرغب في التواصل بفاعلية، وإقناع الآخرين برؤيته وأفكاره، وعلى الرغم من أن هذه المهارة تتطلب الكثير من الجهد والتدريب، إلا أنه يمكن تعلمها وتحسينها عبر التدريب والمثابرة.

تم النشر في: تطوير المهارات