قد يَطلب منك أحد طلابك أو موظف سابق كتابة خطاب توصية عنه لتقديمه لإحدى الجهات الأكاديمية أو جهات التوظيف، أو قد تحتاج بنفسك إلى خطاب توصية من أحد أساتذتك أو مديريك السابقين عندما تتقدم لمنحة دراسية أو لوظيفة معينة لتزكيتك لديهم، فما هو خطاب التوصية؟ وكيف يمكن كتابة رسالة توصية مناسبة للغرض منها؟
جدول المحتويات:
- تعريف رسالة التوصية
- مَن الذي يكتب خطاب التوصية؟
- أنواع خطاب التوصية
- كيفية طلب كتابة خطاب توصية
- ماذا تكتب في خطاب التوصية؟
- كيفية كتابة خطاب توصية ناجح؟
- أشياء تجنبها عند كتابة خطاب توصية
ما هو خطاب التوصية؟
خطاب التوصية ببساطة؛ نصٌ خطابي يُثبت مهارات شخص ما أو أدائه الأكاديمي أو مهاراته في العمل، ويُكتب نيابة عن مُقدم الطلب -المرشح لوظيفة معينة أو منحة دراسية- ويكتبه شخص يمكن له الشهادة بكفاءة طالب التوصية التعليمية أو المهنية، ويُقَدَم خطاب التوصية لمسؤول القبول بالجامعات في حالة المنح الدراسية أو القبول الأكاديمي، أو مسؤول التوظيف في حالة الترشيح لشغل وظيفة ما أو تدريب أو منصب قيادي أو غيرها.
مَن الذي يكتب خطاب التوصية؟
يكتبها شخص ذو صلة بالمرشح تمكنه من الحكم عليه وتقييم قدراته وخبراته، هذا الشخص قد يكون أستاذًا جامعيًا سابقًا للمرشح أو معلم أو مدير سابق أو حتى عميل سابق.
لماذا تطلب رسالة توصية؟
عادةً ما يُطلب خطاب التوصية عند التقدم لمنحة أو وظيفة من خلال مديرين سابقين أو أساتذة، وهذا يساعد مسؤول توظيف في الحكم على قدرات المرشح والمفاضلة بين المرشحين.
أنواع خطاب التوصية
هناك ثلاثة أنواع لخطابات التوصية، وهم:
- خطاب التوصية الأكاديمي: هو خطاب توصية مُوجَّه لنيل منحة دراسية أو تدريب جامعي أو زمالة، ويكتبه أستاذ سابق أو مشرف على رسالة ماجستير أو دكتوراه خاصة بالمتقدم للمنحة.
- خطاب التوصية المهني: خطاب التوصية المهني أقل شيوعًا، ويُكتب خصيصًا لتزكية شخص ما لنيل وظيفة أو منصب، يكتبه مدير أو عميل سابق، ويختلف خطاب التوصية المهني عن الأكاديمي في أنه يركز فقط على أداء المرشح الوظيفي، ويُبرز مدى ملاءمته للدور المرشح له.
- خطاب تأجير المنازل: وهو الأقل شيوعًا في مجتمعنا، في هذا الخطاب يكتبه المالك القديم لمنزل، ويركز هذا الخطاب على طمأنة المالك الجديد وتوضيح علاقة المستأجر الإيجابية بالمالك القديم في جانب دفع الإيجار في موعده المحدد وإجراء الصيانة المطلوبة وغير ذلك.
كيفية طلب كتابة خطاب توصية
ربما تحتاج إلى كتابة خطاب توصية من معلمك أو أستاذك الجامعي أو من بائع أو عميل قدمت له عملًا ما، كل ما عليك هو اختيار الوقت المناسب للتواصل مع الشخص الذي تريد منه كتابة رسالة التوصية الخاصة بك.
امنحهم بعض التفاصيل حول خطاب التوصية، ثم أرسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا توضح فيه مزيدًا من التفاصيل لمستلم رسالة التوصية مع إرفاق سيرتك الذاتية والوصف الوظيفي وموعد انتهاء التقديم، وغيرها من معلومات قد تساعده في كتاب خطاب التوصية الخاص بك.
واحرص على طلب كتابة خطاب التوصية الخاص بك خلال فترة كافية لا تقل عن أسبوعين، حتى يتمكن كاتب خطاب التوصية من كتابته دون الشعور بضغط الوقت، كما يمكنك الاستعانة بأحد المستقلين بمنصة خمسات لمساعدتك في كتابة خطاب التوصية.
ماذا تكتب في خطاب التوصية؟
تُحدد كل جهة كيفية تنسيق خطاب التوصية المناسبة لها، لذا ننصحك بمعرفة التنسيق المناسب للمكان الذي تقدم له خطاب التوصية قبل كتابته، وبشكلٍ عام يمكن تقسيم خطاب التوصية إلى مجموعة من الأقسام كالتالي:
1. التاريخ
2. اسم المستلم: الذي سيستلم خطاب التوصية.
3. عنوان مستلم خطاب التوصية
4. التحية: من المفضل مخاطبة المستلم بالاسم إن أمكن، لإضفاء مزيد من القرب والحميمية على الخطاب، وإذا كان الخطاب موجه بشكلٍ عام وليس لشخص محدد يمكن كتابة «إلى من يهمه الأمر» المهم في هذه النقطة عدم المبالغة في تقديم التحية وعدم إغفالها أيضًا.
5. مقدمة شخصية: ابدأ نص رسالة التوصية بمقدمة شخصية صغيرة توضح فيها من أنت وما هي علاقتك بمقدم الطلب، بشكلٍ موجزٍ ووافٍ.
6. التوصية: التوصية هي السبب الرئيسي وراء كتابة هذا الخطاب، في هذا القسم توضح للمستلم لماذا هذا المرشح مناسب؟ ويمكنك توضيح ذلك من خلال سرد مهارات المرشح أو مؤهلاته، والتي تتناسب مع الدور المقدم له.
7. مَثل وحكاية: من الجيد سرد موقف شخصي حدث مع المرشح أثناء العمل أو الدراسة يثبت تميزه، يمكنك كتابة مكان العمل أو مهارات مميزة لاحظت أنها موجودة في المرشح.
8. الخاتمة: وهنا قدّم لمحة عامة وسريعة حول دوافع ترشيحك لهذا لشخص تحديدًا، ولماذا هو المناسب لهذه المنحة أو الوظيفة.
9. معلومات التواصل والاتصال: في نهاية الخطاب اكتب رقم هاتفك والبريد الإلكتروني الخاص بك لتسهيل تواصل المستلم معك عند الحاجة، ربما يرغب في معاودة الاتصال بك لمزيد من المعلومات حول المرشح.
10. التوقيع: لا تنس توقيع اسمك في نهاية الرسالة؛ لإثبات أنك أنت من كتبها.
5 نصائح لكتابة خطاب توصية ناجح
نُقدم لك فيما يلي مجموعة نصائح عند كتابة خطاب التوصية:
1. وظف احتياجات الجهة المستلمة بعناية
ابحث جيدًا عن احتياجات المستلم الذي ترسل له خطاب التوصية، أي تعرف على المهارات التي يحتاجونها في المرشح. يمكنك مراجعة الوصف الوظيفي إن كانت التوصية لمنصب ما، أو مراجعة معايير القبول الأكاديمي والتخصص الذي سيقدم إليه الطالب، وغير ذلك من معلومات قد تساعدك في كتابة خطاب التوصية.
2. كن دقيقًا ومحددًا
لا بأس من الاستعانة بنماذج كتابة خطاب التوصية المتاحة على الإنترنت، لكن احرص على أن يكون خطابك شخصيًا ويعبر عن المرشح بشكل أساسي، لا تستخدم التعبيرات العامة والفضفاضة ولكن اجعلها معبرة عن المرشح شخصيًا لتعزيز فرص حصوله على المنحة أو الوظيفة. يجب أن تساعد رسالة التوصية التي تكتبها المستلم في معرفة بالمرشح.
3. اكتب خطابك بحماس وإيجابية
اكتب خطاب التوصية بالشكل الذي يجعل المستلم يشعر بقوة المرشح وجدارته بالحصول على المنحة أو الوظيفة، وذلك عن طريق التحدث عن المرشح بحماس وإيجابية ومقارنته بالآخرين لإبراز قوته.
4. اكتب رسالة موجزة ورسمية
من المتوقع أن يقرأ المرشح عددًا كبيرًا من الرسائل، لذا من المفضل كتابتها في أقل عدد من الكلمات. استخدم ورق العمل إذا كان متاحًا واجعل رسالتك رسمية قدر الإمكان، يجب ألا يزيد خطاب التوصية عن صفحة واحدة مع اعتماد نبرة رسمية وودودة.
5. استشهد بإنجازات المرشح
استخدم الأرقام والإحصاءات واسرد حقائق ومواقف تخص المرشح كلما كان ذلك ممكنًا، شرط أن تكون ذات صلة بالوظيفة المرشح لها أو المنح. مثلًا إذا كان مرشحك يعمل بالتسويق الرقمي يمكنك ذكر إنجازاته الخاصة بوضع الاستراتيجيات التسويقية وزيادة نسبة التحويل وغيرها، لا تذكر معلومات غير مرتبطة بالوظيفة أو لا تدعمه في موقفه.
نموذج خطاب توصية مهني
نفترض هنا على سبيل المثال أننا سنرشح كاتبة محتوى جديدة تسمى أمنية علي لشركة حسوب، ستكتب خطاب التوصية الخاص بها كالتالي:
أخطاء تجنبها عند كتابة خطاب التوصية
هناك مجموعة من الأخطاء التي عليك تجنبها عند كتابة خطاب توصية وهي:
1. العمومية
عليك تجنب العمومية عند كتابة خطاب التوصية لمرشح ما، على سبيل المثال لا تقول أرى أن «أحمد سينجح في هذه الوظيفة لأنه مبدع وخلاق ويتمتع بمرونة عالية»، لكن قل «أرى أن أحمد سينجح في أداء المهام المطلوبة لأنه تصرف بذكاء عند مواجهة الشركة مشكلات تسويقية فوضع خطة محكمة ساعدت شركتنا في تجاوز الأزمة»، اذكر مواقف محددة أو قدرات محددة خاصة بالمرشح.
2. المقارنة المبالغ فيها
مثلما ننصحك بتجنب العمومية، تجنب المبالغة والمقارنة غير المعقولة، لأنها ضارة بمرشحك وتجعله يبدو بشكلٍ ساخر، مثلًا لا تقل لا يوجد أفضل من أحمد في تحقيق أفضل نسبة مبيعات، أو هو الأفضل على الإطلاق، وغيرها من صيغ المقارنة المبالغ فيها التي تضع مصداقية مرشحك في مهب الريح وتقلل من فرص قبوله.
3. إغفال تقديم نفسك
لا تنس أن تُعرف نفسك عند كتابة خطاب توصية لشخص ما، بحيث يستطيع المستلم أن يعرف كاتب خطاب التوصية وعلاقته بالمرشح، ويجب أن تكون الفقرة الخاصة بالتعريف بنفسك في مقدمة رسالة التوصية كما ذكرنا آنفًا، وتذكر أنك تكتب خطاب التوصية نظرًا لمعرفتك السابقة بالمرشح سواء في الدراسة أو العمل، وهذه المعرفة تمكّنك من الشهادة له والحكم على قدراته ومهاراته وتزكيته.
4. الأخطاء الإملائية
من الأخطاء الشائعة عند كتابة خطاب التوصية كثرة الأخطاء اللغوية والإملائية تحديدًا، والتي تعكس صورة سلبية عن كاتب الخطاب والمرشح، وكأن الخطاب قد كتب على عجلة من الأمر ودون اهتمام. وللتغلب على هذه المشكلة يمكنك الاستعانة بإحدى خدمات التدقيق الإملائي التي يقدمها المستقلون على منصة خمسات.
وفي المرة القادمة عند كتابة رسالة توصية لأحد طلابك أو من موظفيك لا تنس أن تطلب منه:
- السيرة الذاتية الخاصة به.
- تفاصيل الاتصال بـمستلم خطاب التوصية.
- وصف الوظيفة المرشح إليها.
- المدة الزمنية المراد إرسال الرسالة خلالها.
وختامًا تذكر أن خطاب التوصية يُعدّ مرجع تقييم لمؤهلات المرشح، لذا وضح القدرات الشخصية والذهنية الخاصة بالمرشح وخبراته ونقاط قوته بالشكل الذي يساعد لجنة الاختيار على اتخاذ قرار سليم.
تم النشر في: تطوير المهارات