تُعدّ إدارة الموارد البشرية من أهم الإدارات الداخلية في شركتك، فهي المعنية بإدارة كل ما له علاقة بالموظفين، الذين يمثلون أهم الموارد التي تملكها وتؤثر على فرص نجاحك واستمراريتك. إذًا كيف تستفيد من إدارة الموارد البشرية في شركتك؟
جدول المحتويات:
- ما هي إدارة الموارد البشرية؟
- أهمية إدارة الموارد البشرية
- أهداف إدارة الموارد البشرية
- مهام إدارة الموارد البشرية
- كيف تؤسس إدارة الموارد البشرية في شركتك؟
ما هي إدارة الموارد البشرية؟
يمكن تعريف إدارة الموارد البشرية على أنّها الإدارة المسؤولة عن إدارة الأفراد داخل الشركة، والوصول بهم لأعلى كفاءة وفاعلية ممكنة، لتحقيق أهداف متنوعة للشركة. فلن تكون إدارة الموارد البشرية ناجحة عند شعور الموظفين بالرضا، دون تحقيق أهداف الشركة. والعكس بالعكس، فإذا حققت الشركة أهدافها، لكن يعاني الموظفون من مشكلات، فهذا يعني عدم نجاح إدارة الموارد البشرية كما ينبغي.
ما هي أهمية إدارة الموارد البشرية؟
تتأكد إدارة الموارد البشرية من تحقيق أهداف كلًا من الموظفين والشركة معًا، وهو تحدي صعب يعكس دور وقيمة إدارة الموارد البشرية في الشركة. إضافةً إلى ذلك تتمثل أهمية إدارة الموارد البشرية في الآتي:
1. ضمان الفاعلية في أداء الموظفين
تتولى إدارة الموارد البشرية كل ما له علاقة بأداء الموظفين، وتضمن الفاعلية في أدائهم باستمرار، وذلك عن طريق:
- التوظيف الصحيح الذي يعتمد على عوامل ومعايير محددة.
- تقديم التدريبات اللازمة للموظفين، سواءٌ عند انضمامهم للعمل في البداية، أو على فترات دورية لتطوير أدائهم.
- تقييم الأداء باستمرار وتقديم النصح اللازم لكل موظف.
- تحفيز الموظفين بطرق مختلفة مادية ومعنوية تشجعهم على تقديم أفضل ما لديهم.
2. خلق مناخ إيجابي داخل المؤسسة
تتحكم إدارة الموارد البشرية في المناخ السائد داخل الشركة، وتسعى لتكوِن مناخًا إيجابيًا يساعد الموظفين على العمل. من ناحية أخرى إذا غابت إدارة الموارد البشرية، فقد يترتب على ذلك بيئة عمل سيئة مليئة بالمشكلات والتحديات التي تؤثر على سير العمل. توجد طرق مختلفة لخلق المناخ الإيجابي في المؤسسة، مثل:
- وضع سياسات عادلة تنظّم العمل وتكون المرجع في عملية اتخاذ القرار.
- تهيئة ظروف العمل بالصورة الملائمة التي تشجّع الموظفين على الإنتاجية.
- تحفيز الموظفين وضمان شعورهم بالرضا الوظيفي في عملهم.
- إدارة الخلافات والوصول لحلول مناسبة معتمدة على اللوائح والقيم لا الرغبات الشخصية.
3. إدارة التكاليف
في ظل الأزمات المالية التي تواجه أغلب الأعمال التجارية، تبحث الشركات عن حلول عملية لخفض التكاليف وإدارتها، بما لا يؤثر سلبًا على الموظفين ولا الأداء المتوقع منهم. لذا، يمكن لإدارة الموارد البشرية إيجاد هذه الحلول وتنفيذها. من أمثلة هذه الحلول:
- الاعتماد على خيارات متنوعة في التوظيف مثل توظيف المستقلين في بعض المهام، بدلًا من الاعتماد على التوظيف بدوامٍ كامل دائمًا.
- استخدام أنظمة لإدارة العمل أقل في التكلفة، مثل العمل المرن الذي يتيح مشاركة الموارد في مقر العمل ويسهّل على الشركة استخدام مقر صغير، أو العمل عن بعد الذي يزيح عن الشركة أعباء بناء مقر من الأساس.
- إيجاد فرص لتدريب وتطوير الموظفين غير مكلفة للشركة، باكتشاف خيارات التعلم المختلفة المتاحة عبر الإنترنت.
4. الالتزام باللوائح والقوانين
توجد العديد من القوانين المتعلقة بالتوظيف التي تختلف من بلد لأخرى وتحتاج المؤسسات للالتزام بها واتّباعها، لأنه يترتب على مخالفتها عقوبات قانونية وغرامات مالية على المؤسسة. كما يؤثر ذلك على سمعة المؤسسة في السوق، فقد يمتنع العملاء عن الحصول على منتجاتها أو خدماتها، وقد تعاني من صعوبة في استقطاب كفاءات مميزة للعمل معها كنتيجة لذلك.
لذا، تضمن إدارة الموارد البشرية الامتثال للوائح والقوانين المنظمة للعمل، وتراعي الأمور الخاصة بها مثل: أنظمة التعويضات، وطرق الحفاظ على السلامة في مكان العمل.
ما هي أهداف إدارة الموارد البشرية؟
ترتكز الإدارة الناجحة لإدارة الموارد البشرية على عنصري إدارة الأفراد بنجاح وتحقيق أهداف الشركة في آنٍ واحد. لحدوث ذلك، توجد أهداف أساسية تسعى إدارة الموارد البشرية لتنفيذها. يمكن تقسيم أهداف الموارد البشرية إلى أربعة أهداف رئيسية كالتالي:
الأهداف المؤسسية Organizational objectives
تسعى إدارة الموارد البشرية لتنفيذ جميع مهامها في الإطار الذي يضمن تحقيق أهداف الشركة بكفاءة. يشمل ذلك الاعتماد على الهيكل الوظيفي المناسب للمؤسسة، وإجراء عملية التوظيف واختيار الأشخاص الملائمين لكل وظيفة، والاستعانة بالعدد المناسب من الأشخاص للعمل في كل قسم، لضمان الجودة في تنفيذ المهام.
الأهداف الوظيفية Functional objectives
تعبّر الأهداف الوظيفية عن تركيز إدارة الموارد البشرية على وضع مبادئ تنظيمية للعمل والمهام داخل الشركة، وضمان الاستفادة الكاملة من جميع الموارد البشرية الموجودة، فلا يوجد زيادة أو نقص في أعداد الموظفين، وكل موظف موجود تستفيد المؤسسة من إمكانياته بالكامل.
الأهداف الشخصية Personal objectives
يُعدّ العنصر البشري مورد أساسي وقوي للشركات، وتتنافس الشركات دائمًا للفوز بأفضل الكفاءات الموجودة في السوق. لذلك من أهم أهداف إدارة الموارد البشرية التركيز على أهداف الموظفين الشخصية، ودعم كل موظف لتحقيق أهدافه، وتوفير فرص للنمو والتطور داخل المؤسسة، للوصول إلى الرضا الوظيفي والحفاظ عليه لدى كل الموظفين.
الأهداف المجتمعية Social objectives
تختلف التحديات المجتمعية التي تواجهها الشركة حسب مكان عملها، ولذلك تسعى إدارة الموارد البشرية لضمان اتساق عملها مع المجتمع، لتحظى بالقبول والسمعة الجيدة. يتحقق ذلك بطرق مختلفة أهمها داخليًا توفير فرص متساوية للجميع دون تفرقة بينهم، وخارجيًا بإدراك المسؤولية المجتمعية للشركة، والمساهمة في تنمية المجتمع.
ما هي مهام إدارة الموارد البشرية؟
تختلف مهام إدارة الموارد البشرية وحجمها حسب كل شركة واحتياجاتها. من مهام إدارة الموارد البشرية الأساسية التي غالبًا تحتاج إليها جميع الشركات:
1. وضع سياسات العمل
تضمن سياسات العمل تنظيم العمل داخل الشركة، وتُعدّ مرجعًا حاكمًا لجميع المواقف التي تحدث في الشركة. تتعاون إدارة الموارد البشرية مع إدارة الشركة وبقية الأقسام في وضع هذه السياسات، وتتولى كذلك مسؤولية تنفيذها وتعديلها؛ في حالة الاحتياج إلى ذلك مستقبلًا.
تشمل هذه السياسات كل الأمور المنظمة للعمل، مثل سياسات الانضباط والالتزام، وسياسات الإجازات وأوقات العمل. لا بد أن تخبر إدارة الموارد البشرية جميع الموظفين بهذه السياسات من البداية، مع الحرص على تطبيقها على الجميع بعدالة ومساواة دون الانحياز لأي طرف. كذلك لا بد من إخبارهم بأي تحديث على السياسات، ومشاركتهم بالسبب من وراء ذلك.
2. تخطيط الموارد البشرية
يُعدّ تخطيط المهام البشرية من المهام الأساسية في إدارة الموارد البشرية، ويتعلق بدراسة احتياجات الشركة وتحديدها بصورة مناسبة لتحقيق أهداف الشركة بالكفاءة المطلوبة. تؤثر هذه المهمة على فاعلية مهمة الاستقطاب والتعيين، وتضمن ألّا تُعين الشركة أشخاصًا أكثر أو أقل من احتياجها. من أهم صور تخطيط الموارد البشرية:
- بناء وتطوير الهيكل التنظيمي للوظائف في الشركة.
- تحديد عدد الأشخاص المطلوب وجودهم في كل قسم.
- تحديد الصفات والمهارات والسلوكيات المطلوبة في الأشخاص المناسبين للعمل في الشركة.
- كتابة الوصف الوظيفي لكل مهمة في الشركة؛ ويتضمن المسؤوليات والتفاصيل الخاصة بها.
3. التوظيف
تنقسم مهمة التوظيف إلى عمليتين أساسيتين، هما الاستقطاب والتعيين. يُقصد بالاستقطاب جذب الأشخاص الملائمين للتقديم على الوظائف في الشركة، والتعيين هي عملية اختيار الموظف المناسب من بين المرشحين. يمكن أن تكون عملية التوظيف بدوامٍ كامل أو جزئي، وتشمل كذلك توظيف المستقلين. لتحدث عملية التوظيف بكفاءة فلا بد من الآتي:
- تحديد الوظائف المطلوبة وكتابة الوصف الوظيفي الخاص بها، وجميع التفاصيل التي تساعد على جذب الكفاءات الملائمة للوظيفة.
- نشر إعلانات الوظيفة في المنصات المتخصصة، للوصول إلى الأشخاص المناسبين للتقديم على الوظيفة.
- الاعتماد على نظام واضح لتصفية المرشحين، مثل تقييم السيرة الذاتية وإجراء المقابلات الشخصية، حتى اختيار أفضل المرشحين حسب العدد المطلوب.
4. توجيه الموظفين الجدد
يواجه الموظف تحديات مختلفة في بداية عمله، وقد تؤدي لترك الوظيفة في حالة عدم قدرته على الاندماج في بيئة العمل. لذا، من مهام إدارة الموارد البشرية توجيه الموظفين الجدد المنضمين إلى الشركة حديثًا، بشرح كل شيء عن الشركة للموظف مثل: أهداف الشركة وسياساتها وإداراتها الداخلية، والمهام المطلوبة من الموظف بالضبط.
تتضمن عملية التوجيه كذلك تعريف الموظف بزملاء العمل، لإزالة الحواجز بينهم وبناء علاقات جيدة بينهم من اللحظة الأولى. يمكن أن تحدث عملية التوجيه بصور مختلفة مثل: التدريبات والمحاضرات، مقاطع الفيديو، الكتيّبات الإرشادية، أنشطة بناء الفريق المختلفة.
5. إدارة الأداء
تحرص إدارة الموارد البشرية على إدارة أداء الموظفين باستمرار، ومساعدتهم على تقديم أفضل ما لديهم، بتهيئة بيئة العمل وتقديم التحفيز والتشجيع المطلوب. تتعاون إدارة الموارد البشرية مع مديري الأقسام المختلفة في الشركة في تنفيذ هذه المهمة.
يشمل ذلك الملاحظات المستمرة للموظفين والتقييمات الدورية التي تهدف إلى تحسين الأداء، ومعالجة نقاط الضعف الموجودة. يمكن أن تحدث هذه التقييمات شهريًا، أو خلال فترات زمنية محددة حسب رؤية الشركة. غالبًا ما ترتبط عملية التقييم مع قرارات الترقية أو الاستغناء عن الموظفين.
6. التدريب والتطوير
تحتاج الشركة إلى تدريب موظفيها، سواءٌ عند انضمام الموظف لها في البداية، لمعرفة كل شيء عن كيفية أداء مهامه بكفاءة، أو في حالة وجود مشاكل معينة في أدائه كنتيجة لعملية التقييم. يؤدي التدريب إلى تعويض النقص الموجود لدى الموظف عن المستوى المرغوب في الشركة، والتأكد من قدرته على أداء المطلوب منه بكفاءة.
أمّا التطوير فهو عملية مستمرة، تهدف بالأساس إلى تحسين مهارات الموظفين وتطويرها، واكتشاف المزيد من الفرص لهم للنمو داخل الشركة. ترفع عملية التطوير من كفاءة الموظفين، وتؤهلهم لأداء أدوار إضافية، وهي عملية ضرورية خصوصًا للموظفين الذين سيحصلون على ترقية معينة.
7. التعويضات والمزايا
يُعدّ المقابل المادي من العوامل الأساسية التي تشجع الموظفين على قبول العمل في الشركات، إضافةً للعوامل الأخرى مثل بيئة العمل وفرص والتطور وغيرها. لذا، تختص مهمة التعويضات والمكافآت بالمسائل المادية، مع تقديم بعض المزايا الأخرى.
تنظّم إدارة الموارد البشرية هذه المهمة، وتبدأ بتحديد الأجور المناسبة للوظائف المختلفة في الشركة، وتقديم عروض العمل المحفزة للمرشحين المحتملين لتشجيعهم على قبول الوظيفة، مع ضرورة ملاءمة هذا المقابل لميزانية الشركة وإمكانياتها المادية، وتقديم مزايا أخرى في حالة نقصان المقابل المادي عن المتوقع.
تتضمن التعويضات شكلًا أساسيًا يتمثل في المقابل المادي المدفوع للوظيفة، وغالبًا ما يكون مرتبًا شهريًا يحصل عليه الموظف. توجد صور أخرى للتعويضات كالآتي:
- تعويضات مادية: مكافآت دورية اعتمادًا على تقارير الأداء وتقارير المبيعات، أو البدلات المختلفة كبدلات الانتقالات.
- تعويضات معنوية: العطلات الإضافية بعيدًا عن تلك المنصوص عليها في قوانين العمل، المرونة في أوقات وساعات العمل، التأمينات، خطط التطوير والنمو كتوفير فرص الانضمام للدورات التدريبية.
8. التعامل مع اللوائح والقوانين
من الضروري أن تكون إدارة الموارد البشرية على دراية كاملة بكل اللوائح والقوانين المطلوب الامتثال إليها مثل: قوانين العمل، قوانين السلامة، أنظمة التعويضات مثل الحد الأدنى من الأجور. تختلف القوانين من كل دولة، ولذلك لا بد من معرفتها في الدول التي تُمارِس فيها الشركة أعمالها، حتى لا تتعرض لأي عقوبات أو مشكلات قانونية.
كيف تؤسس إدارة الموارد البشرية في شركتك؟
سواء كنت في بداية شركتك أو بدأت عملك بالفعل، فمن المهم دراسة الهيكل التنظيمي للشركة، والتفكير في تأسيس قسم إدارة الموارد البشرية لأهميته في إدارة الشركة واستمراريتها بطريقة صحيحة. يمكنك تحقيق ذلك كالآتي:
1. وضع أهداف إدارة الموارد البشرية لشركتك
توجد أربعة أهداف عامة ومشتركة لإدارة الموارد البشرية، لكن تختلف تفاصيلها حسب كل شركة. فمثلًا تعتمد الأهداف المؤسسية على الشركة وهيكلها الوظيفي الذي تستخدمه. لذا، أسّس قسم إدارة الموارد البشرية استنادًا على الأهداف المرغوب تحقيقها من القسم.
من المهم في هذه الخطوة إدراك عمق الدور الذي تؤديه إدارة الموارد البشرية، وكونه لا يقتصر فقط على المهام الإدارية وتنظيم الأوراق. فهي رغم كونها مهمة أساسية، لكنها ليست جوهر إدارة الموارد البشرية، والاكتفاء بها يضيّع على الشركة العديد من أوجه الاستفادة من إدارة الموارد البشرية.
2. تحديد أقسام إدارة الموارد البشرية
على الأغلب توزع مهام إدارة الموارد البشرية على أقسام مختلفة داخل الإدارة، إذ يتولى كل قسم أداء مهمة أو مجموعة من المهام معًا. يتمثل جزء من أهمية إدارة الموارد البشرية في إدارة التكلفة، لذا ليس ضروريًا إنشاء قسم لكل مهمة، فهذا قد يكلف الشركة ويزيد من أعداد الموظفين في هيكلها الوظيفي بلا فائدة كبيرة.
لذا، من المهم تحديد أقسام إدارة الموارد البشرية التي ستعتمد عليها الشركة، مع كتابة الوصف الوظيفي المتوقع من كل قسم والمهام التي سيؤديها. ليس شرطًا تنفيذ جميع المهام داخليًا، بل يمكن في بعض المهام الاعتماد على مصادر خارجية Outsourcing لتنفيذها، لتوفير الوقت والتكاليف.
3. اختيار مدير الموارد البشرية
يتولى مدير الموارد البشرية مسؤولية تنفيذ أو الإشراف على مهام إدارة الموارد البشرية المختلفة. ولذلك فهو يحتاج إلى العديد من المهارات لمساعدته على ذلك، مثل:
- التواصل: التواصل الفعّال مع الإدارة والموظفين، لحل الخلافات ونقل الملاحظات إلى الجميع بسهولة.
- الذكاء العاطفي: فهم الموظفين واحتياجاتهم وتقديم الدعم لكل موظف بما يلائمه.
- المهارات الإدارية: تنظيم العمل والتعامل مع الملفات اليومية المستخدمة في العمل.
- التنظيم: يشمل ذلك جميع أنواع التنظيم المطلوبة في الشركة، مثل تنظيم المعلومات أو تنظيم المهام وتوزيعها.
- التدريب والتوجيه: مساعدة الموظفين وتحسين مهاراتهم بتقديم التدريب والتوجيه اللازم لهم.
- المرونة: تتعامل إدارة الموارد البشرية مع الموظفين على اختلاف شخصياتهم وطباعهم واحتياجاتهم، لذلك لا بد من وجود مرونة في التعامل بما يناسب كل شخص.
- حل المشكلات: القدرة على إدارة الخلافات والنزاعات في بيئة العمل، وإيجاد حلول عملية للمواقف، تساعد على عدم تكرار الخلاف مرة أخرى.
- التحفيز: تقديم الدعم والتشجيع للموظفين باستمرار وبطرق متنوعة.
4. اختيار فريق إدارة الموارد البشرية
ليس شرطًا الاعتماد على وجود موظفين دائمين معك في إدارة الموارد البشرية، بل يمكنك التنويع في كيفية تنفيذ المهام، والاعتماد على المستقلين في المهام غير المتكررة. على سبيل المثال، بدلًا من التوظيف الدائم لشخص دوره الأساسي كتابة دليل السياسات لشركتك، وهي مهمة ستنتهي خلال فترة محددة، يمكنك الاعتماد على العمل الحر والدفع في مقابل تنفيذ هذه المهمة فقط.
إذا أردت تنفيذًا احترافيًا لهذه المهام غير المتكررة، يمكنك الاستعانة بإحدى خدمات إدارة الموارد البشرية من خمسات، أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة، لتضمن فاعلية وكفاءة تنفيذ المهمة، مع دفع تكلفة تنفيذ المهمة فقط، بدلًا من تحمل تكلفة التعيين الدائم.
5. استخدام الأدوات المناسبة لتنفيذ مهام إدارة موارد البشرية
توجد العديد من مهام إدارة الموارد البشرية التي يمكن تنفيذها عبر أدوات متخصصة، توفر الوقت والجهد. على سبيل المثال، تُستخدم أنظمة تتبع المتقدمين ATS في المراحل الأولى من عملية التوظيف، لتقييم وفرز السير الذاتية وفقًا لمعايير معينة محددة مسبقًا. بالتالي يُسهّل ذلك فرز الأعداد الكبيرة للسير الذاتية التي تصل إلى مسؤول التوظيف.
إضافةً لعملية التوظيف، تستخدم الأدوات في مهام مختلفة كذلك، مثل إدارة العمل وتحسين الإنتاجية وتنظيم المهام وتحليل البيانات وغيرها. احرص على اختيار الأدوات الملائمة لاحتياجات شركتك، وتتوافق مع الميزانية المخصصة لذلك.
ختامًا، تساهم إدارة الموارد البشرية في نجاح شركتك بصورة كبيرة، فهي تتعامل مع فريق العمل؛ العنصر الأهم في الشركة. لذا، اعتمد على إدارة الموارد البشرية داخل شركتك، واستعِن بخدمات المحترفين من خمسات لتنفيذ مختلف مهام إدارة الموارد البشرية بكفاءة.
تم النشر في: مشاريع ناشئة
معلومات رائعة … جزيل الشكر لكم.