التسويق عبر القوائم البريدية: كيف تكتب البريد الإلكتروني باحترافية؟

عام 1971 وفي لحظة تاريخية تشبه إلى حد كبير لحظة اختراع التلغراف، قام الشاب الثلاثيني والمبرمج الأمريكي “راي توملينسون“، باستخدام التسويق عبر القوائم البريدية وإرسال أول رسالة من البريد الإلكتروني في التاريخ، وبالرغم من أنه أرسلها إلى نفسه ونسي بعد ذلك حتى محتواها إلا أنه أحدث تغييرًا كبيرًا في طريقة التواصل بين الناس.

وقد علقت قاعة المشاهير على شبكة الإنترنت قائلة: “لقد جلب برنامج البريد الإلكتروني الذي طوره توملينسون ثورة كاملة، وتغييرًا جذريًا في طريقة التواصل بين الناس”.

منذ ابتكاره وحتى الآن، ورغم ظهور عديد من وسائل التواصل واندثار أخرى، ظلّ البريد الإلكتروني يحتفظ بمكانته في المراسلات الرسمية وغير الرسمية، فمن المتوقع أن يرتفع عدد مستخدمي البريد الإلكتروني عام 2019 إلى 2.9 مليار مستخدم، يتم إرسال 149.513 بريد إلكتروني كل دقيقة، وبحسب إحصائيات عن استخدام البريد الإلكتروني لعام 2017 فإن 86 ٪ من رجال الأعمال يفضلون استخدام البريد الإلكتروني عند التواصل لأغراض تجارية.

حقيقة أن البريد الإلكتروني يحتفظ بمكانة كبيرة في التواصل بين الناس، التسويق عبر القوائم البريدية، وبناء العلاقات، حقيقة لا جدال فيها، فالمستخدمون يتصفحون البريد الإلكتروني وهم يشاهدون التلفاز، في الطريق إلى العمل، أثناء العطلة، أو حتى أثناء المحادثة مع شخص آخر، الجميع يرسل ويستقبل البريد الإلكتروني ولكن هل تساءلت ذات مرة إن كنت تستخدمه بشكل فعّال في عملك، بحيث يحقق النتائج التي ترجوها؟

كيفية كتابة الرسالة البريدية المهنية ليس مهمة سهلة! دعنا نساعدك لتفعل ذلك بنجاحٍ واحترافية تحمل الآخرين على قراءته:

أهمية الرسائل البريدية لأعمالك

أهمية الرسائل البريدية لأعمالك

الرسائل البريدية المهنية

إذا كنت تستخدم الرسائل البريدية في مراسلات العمل فأنت تعطي انطباعًا بأنك أكثر مهنية، العروض التسويقية، علاقات العمل وغيرها تحمل طابع الجدية أكثر عندما يتم إرسالها عبر بريد إلكتروني بدل رسائل نصية أو رسائل الدردشة، من بين كل وسائل التواصل القديمة والحديثة تعدّ القوائم البريدية وسيلة مرموقة للتواصل يفضلها المهنيون أكثر من غيرها.

الرسائل البريدية الفاعلية

استخدام القوائم البريدية متاح للجميع، تتميز بالبساطة، والسرعة، تصل للجميع مهما كان الموقع الجغرافي يمكنك أن ترسل رسالة واحدة للجميع، يمكنك إرسال العديد من الملفات من خلالها، يسهل الاحتفاظ بالرسالة كمسودة أو في البريد الصادر والوارد، كما أن اشتراك العملاء يُسهّل وصول النشرات البريدية إليهم.

الرسائل البريدية المجانية

من مزايا القوائم البريدية أنها مجانية وعملية، سواء من حيث التسجيل أو الاستخدام، يمكن أن تكون أداة تسويقية ذات تكلفة منخفضة إذا استخدمت باحترافية، ترسل عبرها جديد عروضك، النشرات البريدية، آخر الأخبار، ويمكن أيضًا أن ترفع نسب عدد الزيارات إلى موقعك الإلكتروني، إذا استخدمتها لإرسال جديد المحتوى للقراء وجديد المنتجات للعملاء.

كيفية كتابة الرسالة البريدية باحترافية

أتلقى العديد من الرسائل“، هي إجابة المستخدمين للسؤال الذي يطرحه أصحاب الأعمال عادة: “لماذا يلغي المستخدم الاشتراك في القائمة البريدية؟”، في مرحلة ما وقبل أن يكون التراسل عبر البريد الإلكتروني رائجا، كان الجميع يتلهف لوصول رسالة واحدة مهما كان مصدرها، لكنّ الوضع تغير بالتأكيد مع الكم الهائل من المعلومات وتدفّق الرسائل يوميًا بمختلف أنواعها، إذا كنت ترغب أن تكون رسالتك مميزة وألا يتم إلغاء الاشتراك من قائمتك البريدية، أو إحالة رسائلك إلى سلة المهملات في بريد “المرسَل إليه” يجب أن تقنعه بأن يقوم بالنقر وقراءة الرسالة، يمكنك أن تفعل ذلك فقط من خلال كتابة رسالة بريدية احترافية.. فكيف ستُقنع الآخرين بقراءة رسالتك البريدية؟

كيفية كتابة الرسالة البريدية باحترافية

1. موضوع الرسالة يجب أن يكون مُلفتًا

الكثتير من مستلمي الرسالة البريدية يقررون ما إذا كان سيتم فتح الرسالة البريدية بناءً على موضوع الرسالة وحده، موضوع الرسالة هو المفتاح الذي سيفتح البوابة، ووسيلة رائعة لإقناع المستلِم بقراءة الرسالة، يفتح المستخدم صندوق الرسائل البريدية يوميًا ليجد وابلًا من الرسائل، وبمسحٍ بصري طفيف يمكنه أن يقرر ما الرسائل التي سيطّلع عليها وما الرسائل التي سيقوم بحذفها.

إذا لم يكن الموضوع مُلفتًا، فهناك احتمال ضئيل جدًا بأن يتحمّس القارئ للاطلاع على محتوى الرسالة. إذا كان المستخدم لن يحصل على قيمة فهو لن يفتح الرسالة، لذلك يجب أن يوضّح موضوع الرسالة القيمة التي سيحصل عليها المستخدم، يجب أن يكون الموضوع مباشرًا محددًا ويحمل فائدة أو مصلحة شخصيةً للمتلقّي، المواضيع التي تحمل عروضًا نادرة وحصرية، تثير فضول القارئ عادة، تلك المستعجلة أيضًا؛ أي تلك التي تحمل عرضًا لزمن محدود، أو تلك التي تحمل قصة مثيرة للاهتمام، أو أخبارًا جديدة.

يفضّل الكثير من المسوقين أيضًا إضفاء طابع شخصي على سطر موضوع الرسالة لجذب اهتمام المتلقّي لفتحها وقراءتها، يجب أن يكون موضوع الرسالة موجزًا ومرتبطًا بمحتوى الرسالة، يحمل كلمات إيجابية، لا تقدم من خلاله وعودًا غير حقيقية، يجب أن يشعر المتلقّي من خلال موضوع الرسالة أنك أرسلتها إليه بشكل خاص، حتى وإن كنت قد أرسلتها إلى آلاف المستخدمين، قد يكون موضوع الرسالة أفضل في كثير من الأحيان باستخدام الأرقام -قوائم معينة أو إحصائيات- أو من خلال طرح سؤال مقنع على المتلقّي.

2. مضمون الرسالة يجب أن يكون احترافيًا

عندما تتمكن من إقناع المستلِم بفتح الرسالة، مهمتك الكبيرة بعد ذلك ستكمن في جعله راضيًا عن قراءتها، غير نادم على فتحها، في العادة يقوم قارئ الرسالة بمسح بصري سريع أيضًا على مضمونها، لذلك يجب أن تكون قصيرة بشكل غير مخل، وعملية، ولتكون قصيرة ينبغي أن تحتوي على جمل قصيرة وفقرات قصيرة.

يجب أن تحرص على أن تطرح موضوعًا واحدًا، أو أن تطلب فيها طلبًا واحدًا، لتتجنّب تشتيت المتلقي وتشعّب المواضيع.. كما يجب أن يكون المطلوب واضحًا، فالغموض في الرسالة يُربك المتلقي، وإذا كان المضمون غير واضح فلن يستجيب لك، أن يعرف القارئ الهدف من الرسالة أمر حيوي جدًا لتحقق الرسالة أهدافها.

يجب أن يتعلق مضمون الرسالة بالمتلقي، تجنّب الحديث فيه عن نفسك أو شركتك أو حتى المنتجات التي تقدمها، أفضل وسيلة ليميل القارئ لمتابعة قراءة الرسالة البريدية هو أن يحمل 85 % من مضمونها الجديد له، ومعلومات مفيدة، وأن يضيف قيمة لحياته أو عمله، وكيف يمكنك مساعدته، لن يهتم المتلقي بمواصلة قراءة الرسالة إذا كنت قد خصصت الجزء الأكبر منها في الحديث عن شركتك، ولكنه سيهتم بمعرفة المزيد إذا أخبرته في مضمون الرسالة بما يمكنك أن تقدمه لجعل أعماله أكثر نجاحًا.

العناصر الأساسية التي يجب أن تشملها الرسالة البريدية

  • التحية: يفضل استخدام الألقاب إلى جانب اسم المتلقّي، أو الألفاظ التي تدل على احترام المتلقي مهما كان عدد المرات التي راسلته فيها، مثل:السيد/ة، العزيز/ة، الأستاذ/ة.. إلخ.. افتتاح الرسالة بالتحية وذكر اسم القارئ يضفي طابعًا شخصيًا على الرسالة، لكي يشعر المتلقي أنه استلم الرسالة من إنسان وليس روبوت.
  • التعريف باسمك: إذا كنت تراسل المتلقي للمرة الأولى فهو لا يعرفك، ويفترض بك أن تكتب جملة موجزة تخبره فيها من أنت ولماذا راسلته قبل الإطناب في سرد باقي التفاصيل.
  • لفت الانتباه: إذا كنت ترفق المستندات في الرسالة فالتفت انتباهه إلى ذلك.
  • إخباره بالمطلوب: أخبره ما المطلوب منه أو ما الذي ينبغي عليه أن يفعله عندما يستلم رسالتك (خيارات تساعده على إرسال تغذية راجعة إليك).
  • إنهاء الرسالة: أنهي الرسالة بتحية ختامية، كلاسيكية أو غير تقليدية.
  • استخدام التوقيع: كما ويجب تضمين معلومات اتصال كافية تُمكّن المتلقي من الوصول إليك بأكثر من وسيلة.

نصائح تسهل عليك التسويق عبر القوائم البريدية

القوائم البريدية إحدى وسائل التسويق الجيدة لتقدم من خلالها أخبار مدونتك وموقعك وآخر الإبداعات، لذا فإن الاهتمام بها من العوامل الهامة للحصول على مبيعات جيدة بموقعك، ولكن بعض السلوكيات الخاطئة في استخدام هذه القوائم قد تنفر العملاء مما يؤدي بالنهاية لإلغاء الاشتراك في قائمتك البريدية.

باتباع الاستراتيجيات التسويقية الصحيحة فإن مبيعاتك ستتضاعف مع زيادة استجابة عملائك للرسائل، إليك هذه النصائح التي يجب أن تضعها بالاعتبار لعمل خطة تسويقية ناجحة عبر القوائم البريدية.

1. لا تكن آليًا

كثير من الشركات الناشئة والأفراد يتعاملون مع القوائم البريدية بمفهوم “المبيعات”، مما يؤدي لكتابة رسائل للعملاء لا تضيف أي قيمة لهم، بل كل ما سيفهمه قارئ الرسالة “أنت مجرد رقم باستجابتك ستزيد المبيعات”، في مجال الأعمال الكل يريد زيادة مبيعاته وأرباحه، لكن القليل من يحقق هذا الهدف.

وبالتعلم من النماذج الناجحة في ريادة الأعمال والتسويق، فإنه فقط من يهتم بالناس هو من سيثبت وجوده في سوق الإنترنت المتضخم، أتمنى أن تعرف شعور عميلك حين يقرأ بعض رسائل أسلوب “المبيعات” والتي ينتهي بها الحال في سلة المهملات.

عند وضع خطتك التسويقية عبر القوائم البريدية ركز على ما ستضيفه للعملاء، القيمة الحقيقية التي سينالها القارئ بعد فتحه لرسالتك، ارسل الرسالة بشكل شخصي ودود، بعدها كل شيء سيمر على ما يرام.

نصائح تسهل عليك التسويق عبر القوائم البريدية

2. لا تكن مزعجًا

صناديق الوارد مليئة بالفعل فلا تزدها برسالتك لتنتهي بين العشرات من الرسائل اليومية التي لاتتم قراءتها، الاهتمام بالمواقيت وعدد الرسائل من المعايير الهامة التي يجب حسابها، فيمكنك استخدام بعض البيانات التي سجل بها عميلك كتاريخ ميلاده، واستغلال تلك المواقيت بطرق مبتكرة كإرسال هدية تقديرية له في هذا التاريخ مما سيشعر العميل بالتميز.

الحملات التسويقية الجيدة تحرص على عدم إزعاج العملاء بوابل من الرسائل، وإلا ستتحول رسائلك للسبام، حدد هدفك الذي تريده من خطتك التسويقية وحدد معدل إرسال هذه الرسائل أسبوعياً أو شهرياً.

3. استخدم عنوانا جيدا وكلمات مناسبة

استخدم الكلمات المناسبة في عنوان الرسالة، اجعل العنوان مختصراً، وعبر به عن السبب الجيد لقراءة الرسالة، لا تستخدم كلمات العروض بكثرة مثل (جديد – مدهش – تفقد – اضغط لتحصل – تهانينا  – احصل عليها الآن – انتهز الفرصة – وفّر – اشترك – …)، حتى لا يعتبرها النظام رسائل مزعجة.

العنوان هو الكلمات الأولى التي سيراها قارئ الرسالة، تستطيع من خلالها تشجيعه على قراءتها أو على حذفها، اختر كلمات قوية تركز على القيمة التي سيجنيها العميل من قراءة رسالتك.

4. ما الذي تريده من العميل؟

هل تريد منه تحميل محتوى مجاني، عرض منتجاتك وخدماتك الجديدة، تحديثات موقعك، مفتاح الأمر أن تجعل الأمر عليه سهلاً وأن تختصر عليه الطريق، أكتب رسالة شيقة بنهايتها يعرف القارئ ماذا يفعل.

5. الرسالة الصحيحة للشخص المناسب

بالتأكيد أنت لا تشتري قوائم إيميلات ولا تحصل عليها بطرق سيئة مثل جمعها من المنتديات والمواقع فهذه أسرع وصفة لفشل حملتك الإعلانية ولتصنيف موقعك على أنه مزعج وأن رسائلك مكانها في مجلد السبام. عليك أن تضع نموذجا تحفيزيا تجمع به الإيميلات من أصحابها المهتمين فعلا بخدمات موقعك وبعدها يأتي دور التصنيف.

عند وضع خطتك لاستهداف عملائك احرص على تصنيفهم لفئات من خلال معلومات النموذج التي قام المستخدمون بتعبئتها، فكل شخص يختلف عن الآخر، بفرض أنك تمتلك موقع للكتابة والتدوين، ستجد أن بعض العملاء يفضل قراءة المقالات، الآخر يفضل قراءة الكتب المطولة، فعلى حسب فئات العملاء التي لديك ضع خطتك ولا ترسل نفس الرسالة لفئات مختلفة.

6. خاصية المشاركة

بوضع زر المشاركة ستستفيد من ميزة نشر رسالتك، لتتوسع حملتك لشريحة أكثر من العملاء من خلال مشاركتهم رسالتك مع أصدقائهم. قبل ذلك حدد هل تحتاجها أم لا، فربما تستهدف بعروضك العملاء فقط، لمكافأتهم على اختيارك استخدام خدماتك أو الاشتراك معك.

7. التصميم البسيط

التصميم الجيد سيجعل عملية ملاحظة الأجزاء الهامة سهلة على القارئ، مما يشجعه أكثر على اتخاذ قراره بالاستجابة لغرض الرسالة، قم باختيار الألوان والصور الملائمة لمحتوى الرسالة، يفضل ألا تستخدم صور الفلاش التي أصبحت من آثار القرن الماضي واعتمد على التصاميم البسيطة والألوان الهادئة وخفف من الصور ومن حجم الرسالة لتتحمل بسرعة عند عمليك.

أشياء يجب أن تأخذها بعين الاعتبار عند كتابة الرسائل البريدية

  • لا تكتب رسالةً أو ردّا على رسالة إذا كنت غاضبًا، أو مصابًا بالإحباط، المتلقي لا يمكنه أن يراك وهو يقرأ الرسالة، ولكنه يمكن أن يشعر بحالتك النفسية عندما يقرأها.
  • إذا كنت سترسل البريد إلى أشخاص مؤثرين، فاعلم أنهم في العادة يحبون تصفح البريد في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من الليل، فتحرى تلك الأوقات لإرسالها.
  • استخدم لغة مهذبة، تحث المستخدمين على اتخاذ إجراء؛ من المفترض أنك تحاول إقناع الآخرين بشيء ما في الرسالة، ولتحمل الناس على الاقتناع أو القيام برد فعل إيجابي يجب أن تستخدم لغة مهذبة على نحو: (فضلا، يُرجى، آمل.. إلخ).
  • تجنب كتابة رسائل بريدية باسم غير شخصي أو اسم غامض فذلك يقلل من فرص إقبال المتلقي على قراءته، ويفضل أن يكون البريد الإلكتروني المهني مرسلا من بريد الشركة.
  • إذا كنت ترسل رسالة بريدية من بريد الشركة، فيجب أن تتّسق الرسالة مع صوت الشركة وقيمها.
  • تجنّب العبارات السلبية التي يمكن أن تنفّر المتلقي، وتُشعره بالاستياء، أو تلك العبارات التي تظهر عدم ثقتك بنفسك على نحو: (أعتذر على إزعاجك، أعتقد أن… إلخ).
  • قبل أن تضغط كلمة “إرسال”، راجع الرسالة مرات عديدة، وتجنب الوقوع في الأخطاء اللغوية، أو الكتابة بالألوان والخطوط المختلفة ما لم يتطلب الأمر ذلك.
  • إذا لم تتلق الرد الفوري، تجنّب الإلحاح، وامنح المتلقي مدة زمنية أكثر مرونة لكي يقرأ الرسالة ويردّ عليك، يمكن أن تعيد إرسال رسالة تأكيدية أخرى بعد ذلك لكي تُذكّر المتلقي.
  • لتستخدم القوائم البريدية بشكل فعال في التسويق، احرص على دمج التّسويق عبر البريد الإلكتروني مع الأتمتة وهو نظام إرسال الرّسائل البريدية بشكلٍ آلي إلى المشتركين عندما تحقق تلك الرسائل معايير معينة تستدعي إرسالها.

التسويق عبر القوائم البريدية من الأدوات الهامة بالتسويق إن أحسنت استغلالها، وبنفس الوقت من الأمور التي قد تسيء لمنتجك إن أسأت استخدامها والقرار في النهاية لديك.

تم النشر في: التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي، منذ 4 سنوات