تعلّم فن اتخاذ القرار وحل المشكلات

تعد مهارة اتخاذ القرار وحل المشكلات الأساس في ضمان نجاح أي شركة، حيث بالإمكان تصنيف مهارة حل المشكلات على أنها نقاط القوة، التي بدورها تميز الشركات عن بعضها البعض وتضمن لها النجاح في تجاوز العوائق. بالإضافة إلى إضفاء طابع الليونة في التعاطي مع المتغيرات المختلفة، وبالتالي القدرة الأفضل على التأقلم والنجاح في مختلف الأسواق. إذ تعد عملية اتخاذ القرار أمرًا حاسمًا فيما يتعلق بمدى قدرة الشركة على الاستجابة للمعطيات التي يفرضها السوق والمجتمع.

جدول المحتويات:

ما تعريف المشكلة؟

يمكن تعريف المشكلة على أنها مجموعة المواقف والأحداث غير المرغوبة، والتي بدورها قد تعطّل سير أي عملية سواء فكرية أو إنتاجية. إذ ينبغي لاعتبار المواقف أو الأحداث على أنها مشاكل، أن تتطلب حلولًا جديدة غير مألوفة مسبقًا. أي بلغة أخرى أن تتطلب عملية تفكير وبناء خطة ترنو إلى تحقيق المنفعة وتجاوز هذه العقبة.

قد تتنوع أشكال المشكلات التي تعترض سير عمل الشركات، فقد تتراوح ما بين مشكلات تنظيمية أو إدارية أو حتى مشكلات مالية. على سبيل المثال، فشل نجاح الحملات الإعلانية الخاصة بأحد منتجات شركة معينة في مجتمع محدد.

ما مفهوم حل المشكلات؟

يُعرّف مفهوم حل المشكلات على أنه الخطوات التي يتم اتخاذها وذلك بغية الوصول إلى نهاية المشكلة. حيث يتم عادةً بعد اختيار خطة مناسبة وتطبيق عدد من الخطوات من قِبل الفئات المسؤولة في الغالب. إذ يقوم مفهوم حل المشكلات على التعامل الصحيح مع المواقف غير المرغوب بها أو المواقف غير المتوقعة. يعتمد مفهوم حل المشكلات على نموذجين أساسيين من حيث آلية تحليل وفهم المشكلة وهما:

النموذج الأول: الاختلاف

إذ يعتمد نموذج الاختلاف على الاهتمام بالحلول البديلة والتي تتسم بالبعد قليلًا عن المشكلة، وذلك بهدف تجاوزها. حيث يقوم المسؤول في هذه الحالة بوضع أساسات جديدة للسير عليها والالتفاف حول المشكلة، ما يعد توفيرًا لكلٍ من الوقت والجهد فيما يتعلق بسير العملية في الشركات.

النموذج الثاني: التقارب

يعتمد نموذج التقارب في حل المشكلات على حل المشكلة التي تواجه الشخص بشكل رئيس، دون الأخذ بالاعتبار الطريقة المتبعة. ولكن بشكل أساسي يكون عبر التخلص من المشكلة دون تجاوزها، يعد الهدف من تلك الخطوة هو تقليل فرص الوقوع في الأخطاء والمشاكل والابتعاد عن تكرار هذه الأخطاء.

بالاعتماد على المثال السابق، فشلت إحدى الحملات التسويقية في إنجاح منتجٍ ما، يمكن للشركة في هذه الحال اتباع أحد المنهجين في حل المشكلة. إما عبر مبدأ الاختلاف، أي عمل الشركة على التسويق لمنتج أخر يتناسب مع معايير المجتمع المستهدف، أو بالسعي للتسويق للمنتج في مجتمعٍ آخر. بلغة أخرى، يمكن أن تعتمد الشركة على تغيير المنتج أو السوق المستهدف لبيع وترويج المنتج.

بينما أسلوب التقارب، يعتمد على قيام الشركة أو المؤسسة بتحديد أسباب المشكلة التي أدت إلى فشل الحملات الإعلانية دون تغيير المنتج والمجتمع، بل عبر علاج المشكلة بشكل جذري بهدف عدم التعرض لها مستقبلًا.

كيف يؤثر اتخاذ القرار وحل المشكلات على أداء الشركات؟

يعد اتخاذ القرار وحل المشكلات من المهارات الأساسية التي ينبغي على أي شركة التمتع بها، وذلك بفضل ما تعود به من فوائد على بنية الشركة ككُل. إذ يساهم اتخاذ القرار وحل المشكلات بشكل صحيح على تخطي العقبات التي تحول دون تحقيق الشركة لأهدافها. إضافةً إلى ذلك، تقدم عملية حل المشكلات واتخاذ القرار الصحيحة للشركة قاعدة أساسية في تحقيق النمو المرجو والتقدم فيما يتعلق بالإنتاج.

حيث تساهم هذه العملية في ضمان سلاسة سير الشركة بخطوات ثابتة نحو تحقيق الربح والنجاح، بأقل قدر ممكن من العقبات والعوائق التي يمكن أن تواجهها. من أهم المواضع التي يتجلى فيها الأثر الإيجابي لعملية اتخاذ القرار وحل المشكلات:

1. جعل الشركة في حالة تأهب دائم للتأقلم مع المتغيرات

تساعد مهارات حل المشكلات الفريق الإداري في الشركة على الاستجابة السريعة، بالإضافة إلى إمكانية الاندماج في المتغيرات والظروف الجديدة التي تفرضها الأمور غير المرغوبة على أصعدة الشركة المختلفة.

2. إدارة صحيحة لموارد الشركة

يمكن اعتبار أن التمتع بمهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات من أفضل الوسائل الرامية لتحقيق إدارة فعالة لموارد الشركة ومنتجاتها، وحمايتها من الضياع والهدر. حيث يكون ذلك عبر تحديد المشكلة والعمل على اتخاذ القرار المناسب بغية التوصل إلى حلٍ لها.

المستوى الإداري في المؤسسة يعمل على حماية موارد الشركة من سوء الاستخدام والضياع، ويحصل ذلك عادةً في أثناء مراحل حل المشكلات، في حين تنقلب الموازين لو تسلّم زمام الأمور فريق إداري لا يتمتع بالقدر الكافي من مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.

3. ضمان إنتاجية أعلى وكفاءة أكثر

تساهم عملية حل المشكلات واتخاذ القرار في ضمان كفاءة أكبر في استخدام موارد الشركة، ما ينعكس إيجابًا على عملية الإنتاج.

ما الفرق بين صنع القرار واتخاذ القرار؟

علينا في بادئ الأمر أن نعرف معنى كلا المصطلحين، في حال أردت معرفة الفرق بين صنع القرار واتخاذ القرار. إذ بالرغْم من تقارب المعنيين للوهلة الأولى، لا يمكن اعتبار صنع القرار مرادفًا لاتخاذ القرار، وإنما يعد جزءًا من عملية اتخاذ القرار وأحد أركانها حيث يُعرّف كلٍ منهما كالآتي:

أولًا: صنع القرار

هي العملية التي تقوم على وضع حجر الأساس من أجل اتخاذ القرار وحل المشكلات. حيث يتم ذلك عبر عدد من الخطوات التي تهدف إلى وضع عدد من القرارات ذات النتائج الإيجابية للمفاضلة فيما بينها واختيار القرار الأفضل.

وتعتمد عملية صنع القرار على العصف ذهني، إذ يستطيع الفرد من خلاله تحديد أركان المشكلة ووضع تصورات أولية حول الحلول المقترحة. على سبيل المثال، قيام إحدى الشركات أو المؤسسات بعرض مشكلة انخفاض مبيعات منتج ما على المختصين في ذلك المجال، بغية صنع القرارات القائمة على أساسات ثابتة وناجحة.

ثانيًا: اتخاذ القرار

هي العملية التي تهدف إلى اختيار أكثر الحلول مثالية إذا تعلق الأمر بحل مشكلةٍ ما، أو اختيار الحل المرضي لأبعد حد على الأقل، كما يتم وصفها على أنها المرحلة الأخيرة والأهم من مراحل حل المشكلات. حيث تعتمد على اختيار إحدى الحلول والقرارات المطروحة عبر توظيف المعارف والخبرات، وتلك بغية الوصول للقرار الأنسب، ومن ثم العمل على تطبيقه لرؤية مخرجاته وآثاره. على سبيل المثال، اتخاذ الشركات لقرار وقف تصنيع بعض المنتجات، والذي بدوره لو كان قرارًا غير صائب فإن الشركة ستتكبد خسائر فادحة قد تؤدي لإفلاسها.

يبدو الفرق بين عمليتي صنع القرار واتخاذ القرار واضحًا بشكلٍ كبير عندما يتعلق الأمر بالاستجابة للمتغيرات الطارئة والمفاجئة. إذ يتميز المستوى الإداري الناجح في أي شركة بامتلاكه مهارة اتخاذ القرار وِفق أسس سليمة مدروسة، ولكن ضمن إطار زمني معين.

على الرغم من أهمية عملية صنع القرار في إبراز جميع الحلول المقترحة لمشكلةٍ ما، إلا أن بعض المواقف تتطلب اتخاذ قرارات فورية لمنع تحمّل الخسائر أو لتحقيق أكبر قدر من المكاسب. لذلك يعد امتلاك مهارة اتخاذ القرار وحل المشكلات مفتاحًا رئيسيًا لنجاح الشركات واستمراريتها.

ما أنواع القرارات التي يمكن اتخاذها؟

يوجد نوعين رئيسين عندما يتعلق الأمر باتخاذ القرار، إذ يتعلق القرار النهائي بطبيعة العملية المتبعة للوصول إليه في المقام الأول.

1. القرار العقلاني أو المنطقي

يقوم مبدأ اتخاذ القرار بأسلوب عقلاني على اتباع الأسلوب المعرفي المجرد، الذي يكون عادةً مبني على الحقائق والأرقام التي تقدمها الإحصائيات والدراسات وغيرها. حيث يهتم المبدأ العقلاني بالنتيجة أكثر من الوسائل المستخدمة للوصول إليها، ألا وهي حل المشكلات التي يمكن أن تواجه الشركات وفرق العمل.

2. القرار الحيوي أو العملي

قد يتشابه المصطلحين إلى حدٍ ما، فالهدف الرئيس من اتخاذ أي قرار هو الوصول إلى حل المشكلات بشكلٍ جذري ومنع تكرارها في المستقبل، ولكن يهتم مبدأ القرار الحيوي بالطرق المتبعة أكثر من حل المشكلة نفسها. حيث يقوم المبدأ على اختيار السبل الأنسب والأكثر فائدةً عند حل مشكلةٍ ما. إذ لا تعد المشكلة محلولة بشكلٍ جذري لو لم يكن طريق الوصول إلى الحل مُنارًا بالكامل.

توجد بعض الطرق التي تمكّنك من اتخاذ القرار الملائم والأكثر فعاليةً، لا سيما في مجال الأعمال. إذ لا يحتمل هكذا مجال حيوي الخطأ أو التردد في اتخاذ القرار الصحيح. لتعرف كيف تتخذ قرارات فعالة في مجال ريادة الأعمال عليك أن تعرف جيدًا كيف تتخذ قرارات فعّالة في مجال الأعمال؟

ما مراحل حل المشكلات واتخاذ القرارات؟

قبل الوصول لمرحلة اتخاذ القرار الصحيح إزاء مشكلةٍ ما، يُعنى الفريق الإداري في أي شركة بالقيام بعملية تتألف من عدد من الخطوات الدقيقة، والتي تهدف بدورها إلى ضمان اختيار القرار الصائب. إذ يقوم الأفراد في الشركات بوضع خطة تمكّنهم من توجيه جهودهم في المكان الصحيح، وبالتالي تفادي الخسائر قدر الإمكان وتحقيق أكبر قدر من المكاسب، والتي تتخلص في التالي ذكره:

1. تحديد وجمع المعطيات حول المشكلة

كما عرّفنا المشكلة سابقًا بأنها مجموعة من الأحداث غير المرغوبة، والتي تعيق الأفراد من أداء مهامهم بشكل صحيح، وبالتالي للبدء في حل هذه المشكلات ينبغي على الأفراد تحديدها بشكلٍ دقيق. حيث يعمد الفريق المعني بجمع المعلومات حول هذه المشكلة، بغية الإحاطة بجميع التفاصيل المتعلقة بها. على سبيل المثال جمع المعلومات حول:

  • زمن حدوث المشكلة.
  • أضرار المشكلة الحالية أو المستقبلية.
  • حجم المشكلة والأقسام المتأثرة بها.

يتيح وضع مخطط شامل حول المشكلة في جعل فهمها وفهم أسباب حدوثها أكثر سهولة بالنسبة للفريق الإداري المعني بحل هذه المشكلة. مما يُمكِّن الفريق من معرفة ولو بشكل تقديري كمية الموارد والوقت والجهد الواجب استثمارهم بغية الوصول إلى حلٍ جذري للمشكلة.

2. التفكير بالنتائج المتوقع الوصول إليها

قد يُهمل الكثير من المعنيين بحل المشاكل هذه الخطوة، ولكن تعد من أهم الخطوات فيما يتعلق ببناء استراتيجيات ناجحة من أجل حل المشكلات واتخاذ القرارات الملائمة. إذ يرتبط رد الفعل المتعلق بالمشكلة بحجم الفائدة التي ستعود على الشركة من ذلك.

على سبيل المثال، حدوث أعطال في أحد خطوط الإنتاج في شركة ما، للوهلة الأولى قد يظن الفرد أن المشكلة هي العطل والحل المناسب يكمن في إصلاحه، لكن بالنسبة للفريق الإداري المتمتع بمهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات، فالأمر ليس بهذه البساطة، إذ قد تكون تكاليف إصلاح هذه الخطوط المعطلة تفوق الأرباح المتوقعة من إنتاجها لفترة زمنية طويلة، وبالتالي يكون الخيار الأفضل لحل هذه المشكلة بالنسبة للشركة هو التخلي عن خط الإنتاج تمامًا.

هذا الأمر قد تم تحديده بناءً على وضع تصورات للنتائج التي سيتم الوصول إليها فيما لو تم إصلاح العطل، الأمر الذي أثر بشكل مباشر على عملية اتخاذ القرار وحل المشكلات لدى الشركة.

3. اتباع مبادئ التفكير خارج الصندوق ورسم قائمة الحلول

إذا أردت الوصول إلى الحلول الثورية والمتميزة للمشاكل التقليدية التي قد تواجه شركتك أو مؤسستك، فعليك حتمًا التفكير خارج الصندوق. لربما سمعت بمصطلح التفكير خارج الصندوق، حيث يمكن تعريفه على أنه العملية التي تمنح الفرد القدرة على توجيه إمكاناته للوصول إلى حلٍ مبتكر وفريد لمشكلةٍ ما، أو للوصول لإلهامٍ حول مشروعٍ ما.

إذ لا توجد طريقة محددة لاكتساب مهارة التفكير خارج الصندوق، ولكن توجد بعض الخطوات التي لخصها فريق منصة مستقل تبين لك ما يمكنك القيام به للوصول إلى تلك المهارة. من هذه الأفكار التي تساعدك في احتراف مهارة التفكير خارج الصندوق ومن ثم توظيفها فيما يحقق النفع أثناء عملية اتخاذ القرار وحل المشكلات:

  • ابتعد عن الإجابات المعتادة.
  • ضيّق خياراتك للوصول إلى الحل.
  • ابحث عن مصدر الإلهام المناسب.
  • دع الجودة هدفك لا الكمية.

بالإضافة إلى ما سبق عليك تبني مبادئ التفكير الإبداعي، يعرّف فريق خمسات التفكير الإبداعي على أنه الركيزة الأساسية والأولى لنجاح أي مخطط أو شركة. حيث يقوم على امتلاك الانسان للقدرة على تحقيق الاتصال بين ما يكتسبه في مجالات الحياة المختلفة، وتوظيف معارفه للوصول إلى حلول وأفكار خلّاقة تدفع به إلى الأمام.

4. ضع حلولًا ملائمة للمشكلة

بإمكانك اتباع منهجيات متنوعة فيما يتعلق بوضع حلول محتملة لأي مشكلة قد تواجهك أو تواجه فريق العمل في شركتك، أهم هذه المنهجيات يتخلص في.

أولًا: استخدام الخوارزميات

تعد الخوارزميات الوسيلة الأكثر موثقية فيما يتعلق بحل المشكلات، الخوارزميات هي المراحل المتتالية التي تؤدي إلى أمرٍ معين. لا يقتصر استخدامها على الحلول البرمجية، بل يتجاوز معناها ليصل إلى جميع نواحي الحياة، حيث يقوم الفريق ببناء حل للمشكلة خطوة بخطوة بالاعتماد على المعطيات المتوفرة، وذلك لضمان الوصول إلى الحل الصحيح والأنسب. تتميز هذه الوسيلة بالوصول إلى قراراتٍ صحيحة في معظم الأوقات، ولكن تستغرق وقتًا طويلًا نسبيًا.

ثانيًا: اتباع مبادئ التجربة والخطأ

تعني هذه الوسيلة تجربة جميع الأفكار التي يمكن أن تؤدي للوصول إلى الحل. على الرغم من فعالية هذه الطريقة، إلا أنها تستهلك قدرًا هائلًا من الموارد. الأمر الذي يعد خطيرًا للشركات ومؤثرًا بشكل سلبي على أدائها، إذ لا يريد أي فريق إداري في أي شركة أن يخرج من مشكلةٍ إلى مشكلة أكبر.

ثالثًا: اعتماد الاستدلال العقلي المنطقي

تعتمد هذه الطريقة بشكلٍ أساسي على الطريقة العلمية البحتة للوصول إلى حل المشكلات. حيث تمتاز بدقة نتائجها، ولكن قد يصعب تطبيقها في بعض الأحيان لما لها من تأثيرات جانبية، إذ تساهم هذه الوسيلة بشكلٍ رئيس في تبسيط المشاكل وجعلها أكثر عرضة للحل من قِبل الفريق الإداري.

5. فاضل بين الحلول واختر أفضلها

عقب الانتهاء من رسم الخطوط العريضة حول المشكلة وتحديد الهدف من حلها، ينبغي عليك الآن المقارنة بين الحلول التي قد سبق ووضعتها. حيث قد يتواجد أكثر من حل لأي مشكلة قد تواجه الشركة أو المؤسسة، ولكن ليست كل الحلول بالكفاءة نفسها. تقوم عملية المفاضلة بين الحلول عبر صنع قائمة تضع فيها عمودين:

  • العمود الأول: تكتب فيه إيجابيات الحلول التي قمت بوضعها، بالإضافة إلى تأثيراتها المحتملة ومدى سهولة تطبيقها على أرض الواقع.
  • العمود الثاني: تتحدث فيه عن سلبيات هذه الحلول المقترحة، إذ قد تكون الحلول ناجحة ولكنها تحتاج لتطبيق على فترة زمنية طويلة للغاية، أو قد تترافق الحلول باستخدام كبير للموارد وارتفاع التكاليف، ما ينعكس سلبًا على كفاءتها.

بعد الانتهاء من كتابة القائمة بإمكانك الآن اختيار الحلول ذات الإيجابيات الأكثر والسلبيات الأقل.

6. التواصل مع جميع أفراد الفريق المعني

بعد الانتهاء من رسم الخطة الشاملة لعملية اتخاذ القرار وحل المشكلات، ينبغي مشاركتها مع جميع الأفراد المعنيين بتطبيق هذه الحلول. يفيد ذلك بشكل رئيس في تجاوز أي عقبات أو مراحل قد تكون مبهمة لأحد أفراد الفريق، وبالتالي ضمان نجاح القرارات وسهولة تطبيقها على أرض الواقع.

7. اتخاذ القرار وتطبيقه ومراقبته

في النهاية يمكنك الآن اتخاذ القرار الذي توصلت إليه عبر مراحل العملية السابقة، مع ضمان نجاح القرار الذي قمت باتخاذه، إذ تتميز عملية حل المشكلات واتخاذ القرار بأنها حجر الأساس في الوصول إلى قرار ناجح عملي يمكن تطبيقه بكل سهولة وسلاسة مع تفادي العقبات قدر الإمكان.

إضافةً إلى ما سبق، يجب عليك مراقبة مدى الالتزام والنجاح في تطبيق القرار الذي توصلت إليه، إذ تعد من أسس القيادة الفعالة، التزام القائد بمتابعة فريق العمل خطوة بخطوة والإشراف عليه، وذلك بهدف الوصول إلى الحل الأمثل وتفادي الوقوع في مشكلات أخرى في المستقبل.

ما أسباب فشل حل المشكلات؟

يحصل أحيانًا أن تنتهي عملية اتخاذ القرار وحل المشكلات بمخرجات فاشلة، تؤدي إلى عكس المستهدف منها في المقام الأول. إذ تقع غالبًا هذه الأمور نتيجة أحد العوامل التالية:

  • سوء تقدير وجمع معطيات المشكلة.
  • إقصاء وعدم إشراك جميع الأفراد المعنيين بحل المشكلة وبالتالي فشلهم في تطبيق الحلول.
  • التركيز على أحد جوانب المشكلة دون الأخرى.
  • السعي لحل مشكلات غير مضمونة النتائج في المقام الأول.

إذ قد يقع الفريق الإداري في خطأ جمع معلومات مغلوطة حول المشكلة، إما بسبب سوء تنظيمي أو بسبب اختلاط أكثر من مشكلة مع بعضها، بالإضافة إلى سوء تقدير من الفريق لما يجب اتخاذه من خطوات أو موارد بغية الوصول إلى الحل.

في الختام، تعد عملية اتخاذ القرار وحل المشاكل من أهم المهارات التي ينبغي على الفريق الإداري في أي شركة أو مؤسسة التمتع بها، إذ تضمن لهم حسن إدارة موارد الشركة وتوجيهها نحو المنفعة الأكبر، بالإضافة إلى تفادي العوائق والتمتع بالقدرة على التأقلم مع المتغيرات التي قد تطرأ على سوق العمل.

تم النشر في: تطوير المهارات، نصائح ريادية منذ شهر واحد