لا غنى عن تحليل البيانات المتعلقة بأعمالك لتطوير نشاطك التجاري، إلا أن جمع هذه البيانات بدوره يستلزم الاهتمام بتدابير إدخال البيانات Data entry، فهي التي تساعدك على إنشاء قواعد البيانات التي ينبغي تحليلها بصورة منتظمة، حتى تُستغل استغلالًا مثاليًا في اتخاذ القرارات والإجراءات الكفيلة بضمان ازدهار الأعمال.
جدول المحتويات:
- ما المقصود بإدخال البيانات Data entry؟
- مجالات استخدام إدخال البيانات
- ما أهمية إدخال البيانات لنشاطك التجاري؟
- مهام مدخل البيانات
- مهارات مدخل البيانات
- كيف تحصل على خدمة إدخال البيانات المناسبة عبر الإنترنت؟
ما المقصود بإدخال البيانات Data entry؟
يمكن تعريف إدخال البيانات على أنها العمليات التي تسمح بتجميع المعطيات وتخزينها على شكل قواعد بيانات. يمكن أن يشمل ذلك مختلف جوانب الأعمال بما في ذلك سجلات المحاسبة وكل الفواتير والنفقات وحتى العقود، وهي بيانات مهمة بالنسبة للشركة، كما أن البعض منها قد يكون سريًا، مما يفرض على مدخل البيانات ضمان عدم تسريبها، أو وصولها إلى جهات خارج نطاق المؤسسة التي يعمل لصالحها.
ينقل مدخل البيانات، البيانات المتوفرة في النسخ الورقية إلى جهاز الكمبيوتر معتمدًا في ذلك على عدّة برامج مخصصة لهذا الغرض، كما يمكن أن يتجلى دوره في تخزين المعطيات الرقمية على شكل قاعدة بيانات.
على الرغم من أن إدخال البيانات يجرى أساسًا اعتمادًا على برامج الكمبيوتر، إلا أن ذلك يمكن أن يكون حتى من خلال النسخ الورقية، إذ تفضل العديد من المؤسسات الاحتفاظ بنسخ ورقية من البيانات ضمانًا للحفاظ عليها بأشكال متعددة.
مجالات استخدام إدخال البيانات
لا يقتصر مجال إدخال البيانات على الشركات الكبرى التي تمتلك بيانات ضخمة ينبغي الحرص على استغلالها. إذ إن إدخال البيانات يُكتسي نفس الأهمية، بغض النظر عن حجم مؤسستك أو أعمالك ولا حتى المجال الذي تنشط فيه. في حقيقة الأمر، تتعدد مجالات استخدام إدخال البيانات، ومن بينها:
- التجارة الإلكترونية: بفضل إدخال البيانات يمكنك استغلال المعطيات التي ستحصّلها، يشمل ذلك معرفة النطاقات الجغرافية التي تأتي منها أكثر المبيعات والحملات التسويقية التي حققت أفضل النتائج، إضافةً إلى القدرة على تحديد المنتجات التي لم تحقق النجاح المنتظر. كل هذه المعطيات وغيرها يمكن أن تساعدك على تطوير أعمالك.
- البيع بالتجزئة: حتى لو امتلكت متجرًا صغيرًا للبيع بالتجزئة، فإن هذا لا يمنعك من الاهتمام بإدخال البيانات. فقد تساعدك على فهم العملاء فهمًا أفضل، وتحديد الحاجات التي يكثر أو يقل عليها الطلب خلال فترات معينة. يمكنك استغلال هذه البيانات من أجل استهداف الأسواق استهدافًا أفضل.
- الشؤون المالية: يمكن أن يسمح لك إدخال البيانات المتعلقة بالنفقات والشؤون المالية، التحكم جيدًا في مسار إنفاق الأموال. هذا يعني ترشيد النفقات وتتبع سبيلها، من أجل التيقن أنها لم تتعرض لأي تبذير أو هدر.
ما أهمية إدخال البيانات لنشاطك التجاري؟
لا يمكن حصر أهمية إدخال البيانات في إنشاء قاعدة بيانات تخزّن من خلالها المعطيات والمعلومات المرتبطة بنشاط الشركة فقط، إذ إن هذه العملية تتعدى هذا الدور لتصبح أحد العوامل الأساسية في نجاح الأعمال. من هذا المنطلق يمكن القول أن إدخال البيانات يمكن أن يساعدك على:
1. اتخاذ أفضل القرارات
من خلال إدخال البيانات، يصبح بمقدورك الحصول على معطيات دقيقة حول نشاطك التجاري، ما يعني تعزيز إمكانية اتخاذ القرار المناسب. على سبيل المثال، يمكن أن توضح البيانات أن أعمالك تواجه نوعًا من الركوض خلال فترة زمنية من السنة بنمطٍ متكرر، بفضل هذا المعطى يصبح اتخاذ قرار تغيير استراتيجية العمل خلال تلك الفترة ضرورة ملحة.
سواء تعلق الأمر بـ تطوير المنتجات أو استهداف الأسواق الجديدة أو غيرها من الأهداف، يمكنك الاستعانة بنتائج إدخال البيانات من أجل اتخاذ قرارات صائبة وذكية تضمن لك تحقيق أهدافك مهما كان نوعها.
2. فهم سلوك العملاء
رغم امتلاك العديد من الشركات لأقسام خاصة بدراسة السوق وفهم سلوك العملاء، إلا أن إدخال البيانات يمكن أن يلعب دورًا أساسيًا في ذلك أيضًا. إذ تمكّنك هذه البيانات من إدراك ميول العملاء وتفضيلاتهم، ما يسهل الاستجابة لها، علاوةً على نهج أفضل الممارسات الكفيلة بزيادة الولاء لعلامتك التجارية.
حين تتوفر لديك قاعدة بيانات غنية بمعطيات العملاء، فإن هذا يساعدك حتمًا على القيام بأفضل الممارسات التسويقية التي من شأنها جعل أعمالك أكثر تطورًا.
3. تجاوز مكامن الضعف
قد يبدو لك أن أعمالك تسير في الطريق الصحيح، إلا أن هذا لا ينفي وجود أخطاء قد يكون تأثيرها سيئًا عليك. قد تكون هذه الأخطاء خفية أو غير واضحة، إلا أن المعلومات التي تُحصّلها بعد إدخال البيانات ستساعدك حتمًا على معرفة وضبط كل المشكلات التي تواجهها أعمالك (تراجع المبيعات، تزايد حالات التبليغ عن بعض الاعطال في منتجاتك..). يمكن بعد هذا القيام بكل ما من شأنه المساعدة على تجاوز الأخطاء المرصودة.
4. مراقبة التدفقات المالية
بفضل البيانات المالية يصبح بالإمكان تتبع مسار مختلف النفقات، وعليه تسهل عملية اتخاذ التدابير التي من شأنها تقليل هذه النفقات أو جعلها تُستغل بطريقة أفضل. من جهة أخرى، يمكن أن توضح البيانات المالية مصدر أكبر المداخيل التي تحققها الشركة، يفرض ذلك تطوير هذه المصادر بغية جعلها قادرة على توفير المزيد من التدفقات النقدية.
مهام مدخل البيانات
لا ينحصر دور مدخل البيانات في جمعها وتنظيمها على شكل قواعد بيانات، بل تشمل وظيفته العديد من المهام المتفرعة عن المهمة الأساسية المتمثلة في إدخال البيانات، مثل:
- جمع وتنظيم وحفظ بيانات الشركة في أشكال متنوعة من المعطيات الرقمية مثل الجداول والرسوم البيانية، والتي يمكن أن تستند عليها الشركة في اتخاذ بعض القرارات.
- تحويل المستندات والوثائق الورقية إلى نسخ رقمية، من خلال مسحها وتخزينها على جهاز الكمبيوتر.
- ضمان توفر المؤسسات والشركات على نسخ احتياطية عن كل البيانات والمستندات، وهي العملية التي يمكن القيام بها من خلال التخزين السحابي لقواعد البيانات.
- مراجعة البيانات والتأكد من سلامة المعطيات الواردة فيها، وكذا فحص مطابقتها للمستندات والوثائق الأصلية.
- تحديث بيانات الشركة فور توفر بيانات جديدة، ويمكن لها أن تشكل إضافة نوعية إلى تلك التي سبق إدخالها.
- العمل على الاستجابة للطلبات المقدمة من طرف المسؤولين، من أجل الحصول على معطيات محددة تساعدهم على اتخاذ القرارات الصحيحة المرتبطة بتسيير الشركة.
ما هي مهارات مدخل البيانات؟
رغم أن وظيفة مدخل البيانات حديثة نسبيًا ولا تتطلب تكوينًا أكاديميًا خاصًا، إلا أن هذا لا ينفي ضرورة امتلاك صاحبها لمجموعة من المهارات التي تجعله مؤهلًا وقادرًا على القيام بمهمة إدخال البيانات بكل احترافية، ومن بينها:
- إتقان التعامل مع الكمبيوتر: يتطلب إدخال البيانات امتلاك خبرة جيدة في البرمجيات المستعملة في هذا المجال، إضافةً إلى القدرة على استخدام لوحة المفاتيح بسرعة وسلاسة. من المهم جدًا في هذا الإطار أن يكون لدى مدخل البيانات دراية جيدة باستخدام الأجهزة المرتبطة بالكمبيوتر، مثل أجهزة المسح الضوئي.
- الانتباه إلى التفاصيل: يتعامل مدخل البيانات مع كميات كبيرة من البيانات والمعطيات الرقمية والوثائق النصية، يفرض هذا ضرورة الانتباه إلى تفاصيل المعطيات، وإدخالها كما هي دون تساهل أو تهاون.
- التواصل الجيد: يمارس مدخل البيانات وظيفة مرتبطة بمختلف مكونات المؤسسة التي ينتمي إليها، فهو يتعامل مع البيانات التي توفرها مختلف المصالح (شؤون الموارد البشرية، مكتب النفقات..). يستلزم ذلك تمتعه بحس تواصلي جيد، يضمن حصوله على بيانات كل جهة جيدًا.
- إتقان اللغة الإنجليزية: كما هو معلوم فإن نسبة كبيرة من الوثائق التي يعتمد عليها مدخل البيانات في عمله تكون باللغة الإنجليزية، يفرض هذا بالتأكيد توفر مستوى جيد في هذه اللغة، ما يساعده على فهم المعطيات التي يتعامل معها.
- القدرة على التنظيم: ينبغي على مدخل البيانات الحرص على جعلها منظمة ومرتبة جيدًا، وهو ما يجعل الرجوع إليها عند الضرورة أمرًا يسيرًا.
كيف تحصل على خدمة إدخال البيانات المناسبة عبر الإنترنت؟
على الرغم من وجود مكاتب خاصة بعملية إدخال البيانات داخل الشركات والمؤسسات العملاقة، إلا أن توظيف مدخل بيانات مستقل عبر الإنترنت أفضل من ناحية الفعالية والتكلفة لك كصاحب شركة صغيرة أو متوسطة. توفر منصة خمسات، أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة، العديد من خدمات إدخال البيانات الاحترافية، يمكنك اختيار الخدمة المناسبة لأعمالك عبر الآتي:
1. حدد نوع الخدمة
تختلف المجالات التي يمكن أن يغطيها إدخال البيانات، وذلك مرتبطًا أساسًا بنوع النشاط التجاري الذي تمارسه. من هذا المنطلق يجب عليك تحديد نوع البيانات التي ترغب في إدخالها، وإنشاء قاعدة بيانات اعتمادًا عليها. في واقع الأمر يمكن أن يشمل إدخال البيانات العديد من المهام، من بينها:
- تفريغ ملفات PDF أو الصور التي تتضمن جداول ومعطيات نصية، لتصبح على شكل ملفات وورد أو إكسيل.
- تصميم وإنشاء قواعد بيانات اعتمادًا على برامج إكسيل.
- تفريغ مقاطع الفيديو والتسجيلات الصوتية على شكل ملفات نصية مكتوبة.
- بناء الجداول وبرمجة قواعد البيانات.
- استخراج وتصدير البيانات من مواقع الإنترنت
2. ابحث عن الخدمة المناسبة
سبق لك في مرحلة سابقة تحديد نوع الخدمة التي أنت في حاجة إليها. يمكنك الآن الانتقال إلى البحث عنها في موقع خمسات. كل ما عليك فعله التوجه إلى خانة البحث في الموقع والتي تبدو بارزة في الشريط العلوي للصفحة الرئيسية.
في مربع البحث اكتب اسم الخدمة التي تبحث عنها، لنفترض في هذه الحالة أنك بصدد البحث عن مدخل بيانات أو إدخال البيانات في برنامج إكسيل. بمجرد الضغط على زر إدخال، سيعرض عليك الموقع عشرات الخدمات المرتبطة بموضوع البحث الذي أجريته للتو. يمكنك الآن تصفح كل الخدمات قصد الاختيار بينها.
3. اطلع على وصف الخدمة
ألق نظرة شاملة عن خدمات إدخال البيانات المتاحة، وحدد الخدمات التي تراها قادرة على تحقيق أهدافك، ثم طالع تفاصيل كل خدمة بتمعن. إذ يوضح وصف الخدمة صورة شاملة عن الخدمات التي يقدمها البائع والسعر المبدئي المقترح نظيرها. ينبغي عليك هنا التركيز في الكلمات المستخدمة من طرف البائع، حتى تحدد إذا ما كان قادرًا على إنجاز ما ترغب في القيام به.
4. راجع تقييمات الخدمة والبائع
لاختيار أكثر خدمات إدخال البيانات المناسبة لك، لا يمكنك الاعتماد كليًا على وصف الخدمة كمعيار أساسي في اختيارها من عدمه. لذا من الضروري الاطلاع على التقييمات التي حصلت عليها الخدمة، وكذلك الاطلاع على الملف الشخصي للبائع والنبذة التعريفية التي يكتبها عن نفسه، وما يمتلكه من مؤهلات وخبرات.
لاحظ أن هذه النبذة يجب أن تتضمن المهارات التي تخدم هدفك الذي من أجله تود توظيف مدخل بيانات، كإتقان التعامل مع البرمجيات المكتبية وسرعة نقل البيانات، علاوةً على مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
5. تواصل مع البائع
ربما تخطر ببالك بعض الأسئلة التي تود مناقشتها مع البائع، من هنا تبرز أهمية التواصل معه قبل الإقدام على شراء الخدمة مباشرةً. يمكّنك هذا التواصل من مناقشة تفاصيل عملية إدخال البيانات التي أنت في حاجة إليها، كما أنه يعطيك صورة عن مدى تمكن البائع من مجال تخصصه.
تأكد من طرح أسئلة واضحة على البائع على أن تحصل في المقابل على أجوبة صريحة وواضحة بخصوصها. يضمن لك هذا التعرف على البائع، وما يمكن أن يقدمه لك. بعد ذلك يمكنك شراء الخدمة لتنتقل بعدها إلى مرحلة التنفيذ.
في أثناء التنفيذ، يستحسن أن تحافظ على تواصل منتظم مع البائع حتى تتابع معه وتيرة الإنجاز، كما يجب أن تطلب منه تسليمك أجزاء العمل أولًا بأول حتى تتمكن من إبداء الملاحظات حولها والقيام بالتعديل عليها؛ إن لزم الأمر.
ختامًا، يمكن القول أن إدخال البيانات لا يضمن لك الحفاظ على كل السجلات المرتبطة بأعمالك وحسب، إنما يتيح لك أيضًا تطوير أعمالك من خلال استثمار قواعد البيانات التي تمتلكها. إذ إن تحليل هذه البيانات يضمن إدراكك للنواقص والتحديات التي تواجهك، مما يفرض اتخاذ الإجراءات اللازمة لتجاوزها، كما يظهر لك مكامن القوة في نشاطك، والتي يجب التركيز عليها واستغلالها جيدًا.
تم النشر في: مشاريع ناشئة