كيف تدير وقتك وتنظمه

ربما قرأت الكثير من المقالات والكتب عن إدارة الوقت، لكن لا شيء من هذه الطرق أثبت عمليته معك، عندما يأتي الأمر للوقت وإنجاز المهام الضرورية والعاجلة فإن النفس تميل للتماطل والتشتت بعيداً عن التركيز بالمهمة الأساسية، حسن إدارة الوقت سينعكس بدوره على حياتك وجودة عملك، إذا كنت لازلت تعاني من الفوضى وضغوطات العمل نتيجة عدم إدارة الوقت فهذه بعض النصائح التي تعلمك كيف تدير وقتك بأفضل طريقة ممكنة.

1- استخدم قوائم المهام

اليوم صفحة بيضاء إذا ملأتها بالمفيد من الأنشطة والمهام ستحصل على نتائج جيدة، قوائم المهام مهمة لمعرفة ما تريد أن تفعله بيومك ما هي الأنشطة الأهم؟ وما هي المهام العاجلة التي تريد إنجازها أولاً؟ يمكنك استخدام ورقة وقلم وتدوين هذه المهام، إلا أن تدوين مهام اليوم القادم مساءً تعتبر أكثر فعالية حتى يمكنك تقرير الاستيقاظ مبكراً أو توفير بعض الساعات من اليوم لإنجاز الأشياء العاجلة والمهمة، كما يمكنك استخدام أحد التطبيقات المجانية لتيسر الأمر عليك كتطبيق todoist.

2- حدد أهدافك الشخصية

إذا كنت لا تعرف أين ستكون وماذا تريد أن تنجز بعد 6 أشهر أو بعد سنة من اليوم فغالباً أنت تضيع وقتك، لأن من يركز على المهم يعرف أهدافه للسنة والسنتين وحتى لعشر سنوات، أهدافك الشخصية ستبقي على تركيزك بعد تحديدها ومعرفة ماذا تريد أن تحقق بعد هذه الفترة الزمنية، وقتك الذي تقضيه يومياً سيكون جزءا وخطوة صغيرة لتحقيق شيء أكبر وهذا سيبقيك على يقظة وشعور بأهمية إدارة وقتك.

اقرأ أيضاً: الأهداف الذكية. كيف تُخطَّط وكيف تُحقّق؟

3- حدد أولوياتك

سواء في الأهداف الشخصية أو قوائم المهام اليومية فإن ما يحكم على فعاليتها هو إنجاز الأشياء الضرورية أولاً، فمثلاً إذا كان لديك هدف شخصي بتعلم دورة تعليمية ستأخذ منك 3 أشهر بجوار العمل اليومي الذي تكسب منه دخلك، فإن الأولوية هنا مهمة جداً، ويمكنك معرفتها ببعض الأسئلة البسيطة التي تطرحها على نفسك حتى تصبح الأشياء واضحة أمامك، في قوائم المهام مثلاً ستكتب من 3-5 مهام لتنجزها باليوم ثم تقارن بينهم أيها عاجل وأيها مهم وأيها يمكن تأخيره ويمكنك استخدام الأرقام أو الألوان للتمييز بينهم.

4- راقب وقتك

لتستطيع إنجاز الأنشطة المهمة وتحقيق أهدافك بنهاية المدة يجب أن تتعرف أولاً على الأنشطة غير المهمة بحياتك حتى تستطيع استبدالها بأشياء أخرى كالعمل على بعض المشاريع أو إنجاز خدمات إضافية بخمسات، فيمكنك مثلاً الاستغناء عن ساعات مشاهدة التلفاز أو الأشياء الشبيهة حتى تستطيع استعادة تركيزك على الأهم أولاً، باستخدام تطبيق كـRescuetime أو Klok يمكنك معرفة الأنشطة التي تقضيها على جهازك بالساعات والمقارنة بينها حتى تعرف كيف تنظم وقتك وما الأنشطة التي يمكنك التخلص أو الاستفادة منها.

5- لا تماطل

سهل جداً أن تخطط وتضع أهدافا وتعد قوائم المهام لكن عندما يأتي وقت العمل فلا بأس بخمس دقائق تصفح الفيسبوك أو قراءة بعض التدوينات أو مشاهدة اليوتيوب ومتابعة الأخبار، كثير يفشل في هذه المرحلة لكن لا أحد يعرف السبب أو حتى التعامل مع هذا الأمر، الذي يحدث إما تأجيل العمل أو التنحي عنه ببساطة، سيمكنك التوقف عن هذه المماطلة عندما تصبح واعياً لأفعالك، فكل مرة تقوم بالابتعاد عن المهمة الرئيسية والنشاط المفيد توقف لحظات لتعرف أن الأمر ليس مجرد دقائق بل سينقلب ربما لضياع اليوم كله خاصة أنك تعمل مستقلاً وأمر العمل يعود لك.

أقرأ أيضاً: 20 أداة وتطبيق تساعدك في عملك ضمن خمسات

6- حدد وقتاً لنهاية العمل

من أهم الأسباب للمماطلة والتشتت أننا لا نحدد وقتاً لنهاية العمل على الأشياء الضرورية، مما يجعل تركيزنا يضعف بعض الشيء تجاه المهم ولا نجد الحماس المطلوب للمواصلة، عند البدء بالعمل على الأشياء الهامة والضرورية قم بتحديد وقت مناسب للانتهاء من العمل بعدها خذ قسطاً جيداً من الراحة، واعرف إمكانياتك وكيف يمكن إنجاز هذه المهام في أوقات أقل مما هي عليه دون الإخلال بجودة العمل أو دقته.

7- تجنب الضغوطات حين تكون مشغولاً

ربما تضطرك بعض ظروف العمل وتكاثر المهام وطلبات العملاء للشعور بالضغط، صحيح أن الأمر أحياناً ليس بيدك لكن يمكنك أن تتخيل أداءك وجودة العمل الذي تنتجه في هذه الحالة وجودة العمل عندما تعمل في الأحوال الطبيعية، حاول قدر الإمكان التعامل مع الأمر بأريحية دون التأثير على أعصابك ونفسيتك تجاه العمل فهذا لن يزيد الأمر إلا سوءاً.

8- لا تقم بعدة مهام في وقت واحد

يخيل للكثير منا أنه يستطيع الانتهاء من العمل إذا قام بعدة مهام في وقت واحد، إلا أن قدر الطاقة الذي ستبذله في ثلاث مهام متتالية هو نفسه إذ قمت به في وقت واحد بل قد تأخذ وقتاً أكبر حينها، فإدارة الوقت ليست تختص بالوقت فقط بل يجب أن تنتبه لتركيزك وطاقتك كذلك، إذا استطعت التركيز الكامل على إنهاء مهمة تلو الأخرى يمكنك حينها إنجازها في وقت أقل والانتقال للمهمة التي تليها.

9- تخلص من الإشعارات

لا تضع نفسك في مرمى السهام بمعنى لا تسمح لإشعارات البريد، فيسبوك، تويتر، المحادثات..إلخ أن تنال منك أثناء العمل على المهم، قم بإيقاف جميع الإشعارات غير المهمة إذا كنت تعمل وتحتاج للتركيز، لا تسمح سوى إلا للأشياء العاجلة والتي لا تحتمل التأجيل، بعدها ستشعر أنك تخلصت من عبئ ثقيل أنت بغنى عنه.

10- خذ قسطاً كافيا من الراحة

أخيراً بعد الانتهاء من كل نشاط مجهد خذ قسطاً جيداً من الراحة لتستطيع استعادة نشاطك خصوصاً إذا كانت تلك الأنشطة غير متعلقة ببعضها البعض، حينها سترتاح ذهنياً وبدنياً وستتمكن من الاستعداد للنشاط التالي بقدر جيد من الطاقة والتركيز، وينصح أن تأخذ ساعة قيلولة نهارا في يوم العمل الطويل، والنوم من أهم الأنشطة التي ستدعم صحتك البدنية والذهنية للعمل بشكل جيد.

هذه بعض النصائح التي تستطيع ممارستها لتتعلم كيف تدير وقتك بشكل جيد للحصول على نتائج أفضل بعملك وبحياتك، ويبقى أن تعرف أن الاستمرار على فعل أي نصيحة تثبت كفاءتها بحياتك هي من الأمور الضرورية حتى تصل للنظام الحياتي الذي يحقق أفضل النتائج والنجاحات، كما يمكنكم مشاركتنا بنصائحكم للعمل وإدارة أوقاتكم للاستفادة منها.

تم النشر في: إنتاجية، تعلم كيف