إدارة التحول الرقمي داخل الشركات

عندما يصبح الإنترنت مجالاً للعرض والطلب ليتلقيا دون قيد ولا وسيط فأنت في حضرة التحوّل الرقمي، وهذا هو المستوى الذي قد تحاول الوصول إليه كصاحب شركة تقليدية تطمح إلى نقل عملياتها إلى الإنترنت. فبينما يأخذ موظفوك أماكنهم على شبكة الأثير الواسع، حيث يتسنى لهم الوصول إلى المستفيد المباشر مما يقدمونه من خدمات ومنتجات وقيمة سوقية، قد تتسائل حول كيفية إدارة التحول الرقمي في شركتك بفعالية؟

جدول المحتويات:

تعريف التحول الرقمي وأهميته

يُعرّف التحوّل الرقمي (Digital Transformation) على أنّه استخدام التكنولوجيا الرقمية في تقديم الخدمات أو الأعمال من خلال استبدال العمليات اليدوية أو غير الرقمية إلى أخرى رقمية أو تغيير التقنيات الرقمية القديمة بأخرى أحدث. وقد بدأت ظاهرة التحول الرقمي منذ ظهور الحواسب وازدادت انتشارًا بشكل مضطرد مع ظهور الإنترنت. أي إنّه ليس بالأمر الجديد بتاتًا.

هذا الانتشار يجعلنا نقف على حقيقتين رائعتين: الأولى أن التحول الرقمي موجود بالفعل بدرجات مختلفة في كل شركة أو عمل. والثانية أنّه يزداد أهمية حضورًا مع الوقت. وسيشهد ازدهارًا كبيرًا في المستقبل لأنّه الوعاء الطبيعي لجميع التطبيقات التكنولوجية المتقدمة بدءًا من الألعاب الإلكترونية وحتى النمذجة والمحاكاة الصناعية والطباعة ثلاثية الأبعاد، والأتمتة والذكاء الاصطناعي وغيره من المجالات.

لا يقتصر الأمر على المجالات سالفة الذكر، بل يشمل التحول الرقمي كل المجالات التي تحتضن التكنولوجيا الحديثة وما سيأتي بعدها أيضًا مما لا حدود له سوى خيال الإنسان وقدرته على الإبداع وابتكار الحلول الجديدة. هذا يعني أنّه سيسهم إسهامًا كبيرًا في اقتصادات الدول والشركات بطبيعة الحال، وبما يعد به من قيمة مضافة مقدّرة.

فالتحوّل الرقمي بالإضافة لما يوفره من تكاليف نفقات إدارة وتشغيل شركة تقليدية، يعمل أيضًا على تقديم الشركة إلى الفئات المستهدفة من خلال الوسائط الاجتماعية ومواقع الإنترنت، ووسائل التواصل فائقة السرعة والاتساع. فتصبح الشركة أقدر على الوصول إلى منطقة جغرافية أكبر، وفئات من العملاء تتجاوز الفئات المحددة في الخطة التقليدية للعمل. كما تجعل الإنتاج أسهل وأوفر وأكثر. كما يفتح المجال للشركة لتوظيف عدد لا محدود من الخبراء في مختلف المجالات وبتكلفة أقل بكثير من تكلفة التوظيف التقليدي.

وبينما يصل إسهام التحوّل الرقمي في بعض دول العالم إلى الثلث، فإنّه ينعدم في بعض الدول ولا يزيد عن معدل 4% من الناتج المحلي الإجمالي مقارنة بالمعدل العالمي الذي بلغ 22%. إلا أنّ هذه ليست نهاية القصة، فعمليات التحوّل الرقمي تجري على قدم وساق من المحيط إلى الخليج.

فبحسب خبراء يحتمل أن يصل عدد المستخدمين الرقميين إلى 160 مليون مستخدم بحلول 2025. يمكن أن يساهموا بما يزيد عن 3.5% من الناتج المحلي الإجمالي، أي ما يعادل 95 مليار دولار أمريكي تقريبًا. كما أنّ التحول الرقمي قد يؤثر إيجابًا على الشمول المالي والاجتماعي، ومكافحة الفقر، وزيادة فرص الرعاية الصحية والتعليمية ذات الجودة العالية، وتخفيف أعباء التلوث على البيئة بالحد من انبعاثات ثاني أكسيد الكربون.

يظهر التحوّل الرقمي في انتشار التمثيل الرقمي للشركات والأعمال، وتزايد الطلب على الخدمات الرقمية وتمركز السلع والمنتجات والخدمات حول العميل، بدلاً من تركيز العملية الإنتاجية على المنتجات كما في السابق. ويلعب انتشار البرمجيات الحديثة دورًا مهمًا في تحديد معالم التحوّل الرقمي للشركات التقليدية.

وتتمثل أدوات التحوّل الرقمي في التطبيقات والبرامج والنظم الرقمية التي ستنجز من خلالها العمليات أو الخدمات التي تقدمها شركتكم. فإن كانت شركتك تقدم خدمات مالية ومحاسبة للشركات، فستحتاج إلى برامج لتنظيم مشروعات العملاء، والقيام بالمهام الحسابية لكل شركة على حدة، ونظام للتواصل مع العملاء. وأدوات للإدارة، والموارد البشرية، وسواء أكانت شركتك تهدف إلى التحوّل الجزئي أو الكامل هنالك بضعة خطوات تنقلك بأمان إلى العالم الرقمي.

مزايا التحول الرقمي للشركات التقليدية

رضا وسعادة العملاء، وهو أمر يعد إنجازه بالمناهج التقليدية ضربًا من المستحيل، أو ببساطة تفوق تكلفته جدواه بكثير. من المزايا الرائعة للتحوّل إلى الإنترنت؛ تجربة المستخدم كعامل مهم جدًا في نمو أي عمل. يقول الخبراء في هذا الصدد إن نقطة واحدة في مقياس تجربة المستخدم الإيجابية تعادل ملايين الدولارات من الأرباح.

إذًا هذا هو مربط فرسك، لتحقيق المزيد من النمو العملي بتلبية احتياجات عملائك من حيث الأسعار والجودة والسرعة. وهي عناصر لا تتحقق بفعالية إلا من خلال الانتقال إلى العمليات الرقمية وتحسين تجربة المستخدم الأمر الذي يعنى به التحوّل الرقمي في الأساس.

يترافق مع الانتقال بشركتك التقليدية إلى العالم الرقمي زيادةً في مستوى الإنتاجية، وسرعة الاستجابة للتغيرات التي تطرأ على الأسواق، وفي جميع الأحوال ستشهد ميزانيتك اختصارًا للنفقات وزيادة في الأرباح. يظهر هذا الأمر بصورة واضحة فيما حدث العام الماضي عندما تضاعفت أرباح شركة أمازون ثلاث مرات بفضل زيادة عدد المتسوقين من على الإنترنت في فترة الإغلاق التام أثناء جائحة كورونا. على الرغم من أنّ هذا ارتفاع غير مخطط له من قبل الشركة إلا أنّه من الآثار الإيجابية للتحوّل الرقمي. ومن جهة أخرى انخفضت أرباح شركة أبل لعجزها عن مواكبة موجة التحوّل الرقمي، وتأخر طرح هاتفها الجديد “آيفون 12”.

خطوات إدارة التحول الرقمي

يمكنك تحويل شركتك من شركة تقليدية إلى شركة رقمية تقدم خدماتها، وتنجز عملياتها المختلفة عبر الإنترنت، باتباع إحدى الاستراتيجيات الحديثة أو ابتداع استراتيجية جديدة تناسب شركتك بصفة خاصة. في الحالين ينبغي أن تشتمل خطتكم المختارة على تغييرات في البنود التالية، والتي ترتبط ببعضها بتراتبية واعتمادية تظهر بجلاء في تسلسلها:

التحول الرقمي داخل الشركاتفي الصورة موظف يستخدم سبورة ذكية لعرض البيانات في اجتماع

أولًا: تقييم درجة التحوّل الرقمي بالشركة

قبل البدء في عملية التحوّل الرقمي تحتاج الشركة إلى تقييم وضعها من حيث الرقمنة. وتحديد العمليات التي تخضع حاليًا لهذا التحوّل أو تجسّده، ومن ثم تحديد نقطة البداية الحقيقية. يتركز تقييم درجة التحوّل على خمسة محاور هي:

1. نسبة مستخدمي التكنولوجيا بالشركة إلى نسبة البرمجيات المرخصة.

يعتمد الترقيم أو الرقمنة في الأساس على استخدام أدوات التكنولوجيا والبرمجيات والتطبيقات الخاصة والجاهزة في أداء العمليات المختلفة بالشركة. وبطبيعة الحال لا تخلو شركة من مظاهر التحوّل الرقمي، لذلك عندما نخطط للانتقال من الوضع التقليدي إلى الوضح الحديث، لا بد من مراعاة الخطوات الفعلية التي تمت تلقائيًا في وقتٍ سابق. فالبدء من الصفر دائمًا أمر غير محبذ في الحياة العادية ناهيك عن الأعمال حيث أقل نفقة زائدة أو مرشدة تشكّل فرقًا له وزنه.

2. تحليل إمكانات ومعوقات الاستخدام.

القابلية للتحوّل الرقمي ميزة لا تتوفر في جميع الأقسام. فهنالك أقسام تقتضي شروط العمل فيها محددات للتحوّل الرقمي، مثل المخازن، والمهمات اللوجستية التي لا تزال تعتمد على البشر، على الرغم من أنّ هذا الأمر يعد من المتغيرات التي بدأت تظهر في الأفق. حيث تطبيقات الذكاء الصناعي المتطورة باضطراد تغزو الأسواق يومًا بعد يوم. يحتاج قسم إدارة المشروعات بالشركة إلى تحليل الفوائد التي يثمر عنها التحوّل، ولا يهمل معوقات استخدام التقنية في العمليات التي تدور داخل الشركة، سواء بين أفرادها العاملين في الإدارة، وبعضهم البعض، أو بين الشركة والعملاء المرتقبين أو الحاليين/القدامى.

3. كمية العمليات المنفذة على البرامج الجديدة/النظام الجديد

العمليات التي تقوم بالفعل من خلال الحاسب الآلي أو التطبيقات الرقمية تشكل نسبة من العمليات المشمولة في عملية التحوّل الرقمي. لذلك  ينبغي وضع ما تم بالفعل في الحسبان وتقييمه بالمرحلة السابقة. ويتعين على الإدارة العليا معرفة عدد العمليات التي تحتاج إلى تحوّل بالفعل من إجمالي عدد العمليات المرقمنة مسبقًا.

4. مؤشرات الإنتاجية

قياس مؤشرات الإنتاجية في ظل التحوّل الرقمي من الأمور التي تؤثر بشدة على قرارات الإدارة فيما يخص متطلبات النظام الرقمي الجديد. تستند مؤشرات الإنتاج على عدد من الأمور منها: قياسات الإنتاج، والوصول إلى الفئات المستهدفة والأسواق الجديدة، والأرباح التي تعود على الشركة من تطبيق سياسات التحوّل الرقمي وبناء ثقافة العمل الجديدة.

5. عوائد الاستثمار في التحوّل الرقمي

عندما يدفع المستثمر لتنفيذ التحوّل الرقمي، وينفق الكثير من الأموال على البرمجيات والعتاد وإعداد الأجهزة اللازمة لتنفيذ المهمة على أكمل وجه، فهذا يعني أنّه يتوقع أرباحًا تفوق هذه المصروفات. لذلك من المهم جدًا وضع العائدات المتوقعة من الاستثمار في المجال.

ثانيًا: تغيير نموذج العمل

على ضوء المعلومات السابقة حدد ما يستلزم التعديل أو التغيير من نموذج العمل. وانتقِ ما يناسب احتياجات شركتك من الأدوات التي تمكنّها من تنفيذ المهام على الإنترنت، والقيام بالعمليات الإدارية والتسويق والمبيعات والأتمتة والتواصل مع العملاء. ويتم هذا بوضع عدة عوامل في الحسبان منها التكلفة، والسهولة، والأمان، والمقدرات التقنية للفريق والفئات المستهدفة على حدٍ سواء.

وهذه التغييرات تشمل الرؤية والرسالة والأهداف والتسويق وخطة العمل والميزانية. وذلك بإجراء التغييرات اللازمة لتواكب المتغيرات الحالية التي تترافق وعملية التحوّل الرقمي للشركة والتي ستخرجها من عدد الشركات التقليدية إلى فضاءات الأسافير الرقمية، وعوالم التجارة الالكترونية والذكاء الصناعي وصولاً إلى نموذج مبتكر، لا يعمل على تحقيق أهداف المرحلة فقط، بل يتسم بما يكفي من انفتاح لاستيعاب التسارع الهائل في التطور التكنولوجي والرقمي وتحقيق الاستدامة والقدرة على الصمود في السباق الرقمي المحموم الذي يشمل العالم بأسره.

وبما أن التحويل الرقمي لا يُعنى فقط بالتكنولوجيا، بل يتعداها لمجموعة من النواحي يمكن إجمالها في هذه المحاور الخمسة:

1. تجربة المستخدم

وهي من أهم خصائص التحوّل الرقمي. سواءً أكان المستخدم هو  رائد الأعمال المستفيد من التطبيقات الرقمية أو العميل الذي يطلب الخدمات أو المنتجات. في الحالين لا بد من توفر السرعة، والسهولة والوضوح والمتعة والفعالية في تجربة المستخدم.

2. رشاقة العمليات

اتجهت الكثير من الشركات في كل مكان إلى زيادة رشاقة Agility النظم الإدارية والانتاجية ونظم العمليات بها. لكن الميزة الأساسية تكمن فيما توفره من مرونة في العمليات، وتكامل بين الموارد البشرية والأدوات الرقمية، وتقليل المخاطر وضمان تحقيق الأهداف. وهذا لا يفسر ما يبدو من ندرة تبنيها من جهة الشركات الكبرى في العالم، إلا إنه لا يمنع في الوقت ذاته التوقع المشروع بزيادة الطلب على أدوات رشاقة العمليات في المستقبل القريب.

3. الثقافة

الثقافة الرقمية أو النضج الرقمي أمر يتطلب العمل لتحقيقه داخل المؤسسة -خاصةً- عندما تكون الشركة أقل تقدمًا في سلم التحوّل الرقمي. زيادة مستوى الثقافة الرقمية بين العاملين في الشركات الراغبة في التحوّل الرقمي أمر لا بد منه. على سبيل المثال، حملات التوعية والتثقيف الرقمي وإنتاج المحتوى التثقيفي الذي يشمل العاملين والعملاء معًا من العناصر الضرورية لنجاح عملية التحول الرقمي.

4. تمكين العاملين

قدرات العاملين على مواكبة التغيير في بيئة وأساليب العمل لا تقل أهمية عن رأس المال. تعد القدرات والمواهب من رؤوس الأعمال المهمة بالفعل. يتطلب الانتقال إلى التحوّل الرقمي قدرًا من الاهتمام بالاحتياجات التدريبية للموظفين والعاملين. وتمكينهم من الأدوات الضرورية التي تنتقل بهم إلى مستقبل الأعمال، وتضفي المزيد من السهولة والوصول على المهام التقليدية، وتفتح أمام أعينهم آفاقًا واسعة للتطوّر غير المحدود في مجالات التخصص.

5. تكامل التقنيات الرقمية

المقصود بالتكامل الرقمي هو العمل المشترك من خلال الأدوات الرقمية والتطبيقات بحيث يستطيع الجميع الوصول إلى البيانات أو المعلومات الموجودة على جهاز إلكتروني داخل الشركة من خارجها مع عدم المساس بخصوصية وأمن هذه البيانات.

ثالثًا: تشكيل فريق قادة التحوّل

يفيد جدًا في هذه المرحلة الحرص على إثراء تشكيلة فرق العمل بالكوادر القيادية الفعالة ذات الخبرة والمهارة في نشر ثقافة التحوّل الرقمي مع الحفاظ على شخصية الشركة وخصوصية العلامة التجارية والمعلومات. وينبغي أن يتوفر في الفريق الذي يضطلع بمهمة قيادة التغيير في شركتك بالكفاءة والنضج الرقمي، والبراعة في التواصل والقدرة على التأثير الإيجابي في كل الأطراف المشاركة في العملية.

يشتمل دور فريق القادة على تجديد وتطوير العمليات لتحسين الكفاءة والفعالية التنظيمية الشاملة مثل: إدارة البيانات والوثائق، ونشر المعلومات، وما إلى ذلك. كما يتعين عليك بصفتك المسؤول عن إدارة المرحلة في شركتك أن تدعم العمل على كل المستويات. ولا تنس في خضم ذلك أن تضفي المزيد من المرونة على عملية اتخاذ القرارات.

يمكن بالطبع استقطاب قادة من خارج الشركة لدعم مسيرة التحوّل الرقمي للفرق العاملة بالشركة، أو تدريب بعض القادة من منسوبي الأقسام المختلفة تمهيدًا لتوليهم مهمة تغيير طرق تفكير العاملين والتأكد من إتقانها لأدوات العمل الجديدة. من الممكن جدًا في هذه المرحلة تغيير تشكيلة فرق العمل وتعيين موظفين جدد يعملون عن بعد.

رابعًا: استراتيجية التحول الرقمي

مع التأكيد على النقاط السابقة كأجزاء من الاستراتيجية الكبرى لإحلال التحوّل الرقمي والانتقال إلى العمل عن البعد، يتطلب الأمر نوعية مختلفة من التخطيط، قد تكسر فيها الإدارة الوسطى والعليا الحواجز التي تحول دون تحقيق قفزة نوعية في الإنتاج عبر التخطيط المفتوح. وتبني نظم وسياسات عمل قابلة للتعديل والتطوير لمواكبة التسارع الذي يتسم به مجال العمل على الإنترنت. وذلك بإلغاء التراتبية الهيكلية ويعمل الجميع تحت إشراف المدير. كل قسم من أقسام الشركة يعمل بمعزل عن الأقسام الأخرى في إنجاز مهامه ووفقًا لخطة العمل.

خامسًا: استراتيجية الاتصال الفعال

التواصل الفعّال هو العمود الفقري لعملية التحوّل الرقمي. وهو الهدف والغاية من العملية برمتها. ما توفره ثورة المعلومات حاليًا من إمكانيات هائلة، يدين بالفضل للثورة الموازية في الاتصالات. مع أنّ الحاجة إلى الاتصال الفعال تبدأ منذ تكوين الشركة من خلال تحقيق الانسجام والتناغم في العمل المشترك بين إدارة الفريق  وإدارة الشركة من جهة، وبين أعضاء الفريق وبعضهم من جهة أخرى.

لذلك ينبغي الحرص بشدة على ربط عناصر العمل الثلاثة بقناة راسخة من التواصل المفتوح الحر الفعال من خلال نظام اتصال قوي تدعمه تطبيقات موثوقة وملائمة لأغراض الشركة ونموذج عملها وتمتاز بجودة عالية وتزامنية فائقة. وقد طورت حسوب أداة أنا وهي أداة تجمع كل ما تحتاجه لإدارة عملك وفريقك المتشتت عبر الإنترنت في مكان واحد، يمكنك الاستعانة بها في رحلتك لتطوير شركتك وفي رحلة التحوّل إلى الرقمية.

هذا لا يغني بالطبع عن الشفافية والمصداقية والحرية في التعبير عن الأفكار والآراء داخل المؤسسة مما يضمن إذابة الحواجز بين العناصر الثلاثة المذكورة (الإدارة، فريق العمل، العملاء)، وبالتالي ضمان رسوخ رؤية الشركة وأهدافها في وجدان العاملين بعد مفارقتهم المكاتب التقليدية.

يعمل التواصل الفعّال أيضًا على توعية العملاء وتحسين نتائج التسويق والإعلانات بالتوصيف الدقيق والمبدع للمنتجات والخدمات. من الفوائد الجمة للتواصل الفعال إبقاء الإدارة العليا والوسطى على علم بأبرز التحديات والمخاطر التي تكتنف عملية التحوّل الرقمي والاستدامة التي توازي النجاة في عالم يقوم على الابتكار والتجديد والبدائل.

سادسًا: تقييم عملية التحول

يظل تقييم الوضع الحالي من حيث الرقمنة عملية أساسية في الإدارة. وإدارة التغيير وسيظل أساسيًا حتى في أثناء التحوّل وبعده، ولكنه هنا يعتمد معايير ومؤشرات لقياس الأداء والإنتاجية تختلف قليلًا -خاصةً- في وتيرتها وقرب فتراتها. ويمكن تصميم نظام خاص للتقييم والمتابعة أو استخدام إحدى المؤشرات الجاهزة طالما كانت تفي بالغرض. وهي خطوة سابقة الهدف منها السعي إلى التطوير وليس الاستدامة فقط. وينبغي التركيز على بعض القيم التي يعد ارتفاعها مؤشرًا على النجاح.

  • مستوى النضج الرقمي لدى العاملين في الشركة سواءً أكانوا موظفين دائمين أم مستقلين مكلفين بمشروعات محددة.
  • التركيز على تجربة المستخدم في الخطط والاستراتيجيات.
  • نسبة العائدات من المنتجات والخدمات والعمليات الجديدة.

سابعًا: التطوير والابتكار

في عالم متسارع يلهث لابتكار الجديد من الحلول وتطوير المنتجات لابد للشركة من اعتماد سياسة قوية للتطوير والابتكار وإعادة إنتاج نموذج العمل بما يتطلبه الواقع العملي، واحتياجات السوق ورغبات العملاء، ومتطلبات المنافسة والنجاة والعقبات التي تعترض سير التحوّل أو الصعوبات التي تكتنف بيئة العمل المتغيرة. بهذه الطريقة تمكنت شركة نتفليكس من زيادة عدد مشتركيها بنسبة 74% في الربع الأخير من عام 2020 و في ثلاثة أشهر فقط بفضل نجاح توجهها الذي دشنته قبل الإغلاق بقليل، إذ أطلقت بثًا مستمرًا بلا توقف، في وقت لا خيار فيه سوى البقاء بالمنزل.

كتابة: أميمة الزبير

تم النشر في: مشاريع ناشئة، منذ أسبوع واحد