كيف تدير ضغط العمل لدى موظفيك

%60 من الموظفين يعانون من ضغط العمل. وأنت كصاحب شركة أو مشرف على الموظفين، من المرجّح أنّ لديك نصيبك من ضغط العمل.

الضغط جزء طبيعي من حياة الإنسان الشخصية والمهنية، لكن شرط أن يكون في حدود معقولة، وإلا فسيتحوّل إلى عائق نفسي، وسَتترتب عليه آثار وخيمة على معنويات الموظفين وإنتَاجيتهم. ويمكن أن يؤدي كذلك إلى كثرة الغيابات، وزيادة معدل تسرّب الموظفين من الشركة.

لا تتجاهل أبدًا علامات الإجهاد وضغط العمل. فبِصفتك مديرًا ومشرفًا على الموظفين، فإنّ لديك مسؤولية تجاه صحة وسلامة موظفيك، بما فيها الصحة النفسية. هذا المقال سيساعدك على رصد علامات ضغط العمل لدى الموظفين، وتداعِياته، وكيفية تخفيفه.

تداعيات ضغط العمل على الموظفين

صحيح أنّ ضغط العمل أصبح هو القاعدة في الحياة المهنية لمعظم الناس، إلا أنّ ذلك لا يعني أن تتجاهله، فهناك عواقب وخيمة لضغط العمل عليك أنتَ أولًا، وكذلك على إنتاجية الموظف وصحته النفسية والبدنية. وهذه بعض تلك التداعيات:

• الإنتاجية: يؤدي ضغط العمل إلى انخفاض في إنتاجية الموظفين. فقد أظهرت الأبحاث أنّ 57% من الموظفين الذين يعانون من ضغط العمل يشعرون بأنهم أقل إنتاجية وأقل تفاعلًا وانخراطًا في العمل.
• جودة العمل: التداعيات السلبية لضغط العمل لن تتوقف على الإنتاجية، بل ستمسّ كذلك جودة العمل الذي يقدمه موظفوك. لأنّ الشعور المزمن بضغط العمل غالبًا ما يؤدي إلى التسرع في العمل، وكثرة الأخطاء، وضعف التركيز، وهذه كلها عوامل ستضعف جودة العمل في النهاية. أظهرت بعض الدراسات 3 أنّ أكثر من ربع الأشخاص الذين يعانون من ضغط العمل صرّحوا بأنّ جودة عملهم قد انخفضت.
• بيئة العمل: قد يجعل ضغط العمل المزمن الموظفين عصبيّين، وهذا قد يؤدي إلى اندلاع مشاحنات وخلافات بين أعضاء الفريق، ويخلق بيئة عمل غير سليمة. وهذا سينعكس سلبا في النهاية على روح الفريق ومعنوياته.
• استقالة الموظفين: في أحد الاستِطلاعات، اعترف أكثر من نصف المُستطلَعين أنهم يهُمّون بالبحث عن وظيفة جديدة عندما يشعرون بأنّ ضغط العمل أكبر من اللازم، بل إنّ 25% منهم قالوا أنهم قد تركوا بالفعل وظيفة بسبب ضغط العمل.

عليك أن تبذل قصارى جهدك لتخفيف ضغط العمل على موظفيك، أو حتى إلغائه إن استطعت، فذلك سيؤدي إلى تحسّن معنوياتهم وزيادة في إنتاجيتهم وأدائهم. في الفقرة التالية سنتحدث عن كيفية معالجة وإدارة ضغط العمل.

كيفية التعامل مع ضغط العمل لدى موظفيك

1. حدد مصادر الضغط وعلاجه

أول خطوة في طريق التعامل مع ضغط العمل هو تحديد مصادره وأسبابه، يمكنك أن تستعين بخبير في المواد البشرية أو مستشار في مجال الصحة النفسية، أو يمكنك فعل ذلك بنفسك.

يمكنك مثلًا تحميل هذا الاستبيان (بالإنجليزية) وتوزيعه على موظفيك لتعرف إن كان الموظفون يعانون من ضغط العمل، ولفَهم الأسباب المحتملة له. هذا الاستطلاع سيساعدك على تحديد مصادر ضغط العمل الذي يعاني منه موظفوك حتى تتمكّن من تصميم خطة لمعالجته أو تخفيفه.

إذا وجدت أنّ الموظفين يعانون من ضغط العمل، من المهم أن تبحث عن حلول لتخفِيفه، هذه بعض الأسئلة التي يمكن أن تساعدك على ذلك:

• هل هناك طريقة لإزالة الضغوط أو تخفيفها؟
• إن لم يكن ذلك ممكنًا، فما هو الدعم الذي يمكن تقديمه للموظفين لمساعدتهم على التعامل مع الضغط؟
• ما هي الموارد اللازمة/ المتاحة للمساعدة على ذلك؟
• هل هناك سياسات للموارد البشرية لمواجهة ضغط العمل؟
• هل تأثرت إنتاجية الموظفين بضغط العمل؟

2. ربما أنت هو المشكلة

أكره أن أخبرك بهذا، لكن إن كان موظفوك يعانون من ضغط العمل بشكل مزمن وحاد، فعلى الأرجح أنّك أحد أسباب ذلك.

ربطت الأبحاث بين التوتر المزمن الناجم عن التعامل يوميًا مع مدير قاس وسيء بزيادة خطر الإصابة بنوبة قلبية، وارتفاع ضغط الدم، ومشاكل النوم، والقلق، كما يمكن أن يؤدي إلى العديد من السلوكيات غير الصحية، مثل التدخين.

راجع نفسك، وانظر إلى الطريقة التي تتعامل بها مع موظفيك، فهل أنت إنسان عصبي وسريع الغضب؟ هل أنت إنسان مثاليّ تريد أن يكون كل شيء كاملًا؟ هل تعطي للموظفين أجورًا عادلة؟ اسأل نفسك مثل هذه الأسئلة. والأفضل أن تسأل موظفيك، فإن رأيت أنّ موظفيك يخشون التكلم بصراحة ويداهنونك، فالمشكلة آتية منك بالتأكيد.

أحسِن معاملة موظفيك، لا تحمّلهم ما لا طاقة لهم به، وقدر ظروفهم، وإذا أخطأ أحدهم تعامل معه بهدوء، وأشعرهم بالأمان الوظيفي، بعض المدراء يتعمّدون إخافة موظفيهم، ويسعون إلى جعلهم يشعرون بأنه يمكن الاستغناء عنهم في أيّ لحظة، وهذا خطأ، لأنّ ذلك يضعهم تحت ضغط رهيب سينعكس في النهاية على صحتهم النفسية والبدنية، ويضعف إنتَاجيتهم وأداءَهم.

3. كن عادلًا

كن عادلًا مع موظفيك، سواء من حيث الأجور أو الترقيات والعلاوات، ينبغي أن تضع معايير واضحة لكيفية ترقية الموظفين، والزيادة في الأجور، لأنّ الشعور بالغُبن والظلم سيتحوّل إلى ضغط مزمن على الموظف.

4. قدر مجهوداتهم

موظفوك يبذلون قصارى جهدهم لإنجاح مشروعك، وتحقيق رؤيتك ورسالتك، ولعلهم يقدمون تضحيات كبيرة في سبيل ذلك. لا تبخل عليهم بالشكر والتقدير، من المهم أن تقدر مجهوداتهم وتضحياتهم، وتشكرهم عليها، فذلك سيرفع معنوياتهم ويخفف عليهم ولو جزءًا من ضغط العمل.

5. شجع على التواصل في مقر العمل

عندما تكون قنوات التواصل مفتوحة في مقر العمل، سواء بين الموظفين والمدراء، أو بين الموظفين بعضهم بعضًا، فإنّ ذلك سيخفف عنهم الكثير من الضغط. فأحيانًا كل ما يحتاج له الإنسان هو أذن مُصغِية تسمعه وتقدّر ما يمرّ به، فبضعة دقائق من الحديث مع زميل متعاطف قد يكون لها مفعول سحريّ على نفسيّة الموظف.

من المهم أن توفّر بيئة عمل مفتوحة، وتشجّع على التواصل بينك وبين موظفيك، أو بين الموظفين بعضهم بعضًا، إذا رأيت موظفيك يتحدثون مع بعضهم في أوقات العمل فهذا ليس بالضرورة أمرًا سيئًا، خصوصًا في الأوقات التي يزداد فيها ضغط العمل. امنحهم المساحة والوقت ليتواصلوا فيما بينهم، فذلك سيشحن طاقتهم ويخفف الضغوط عليهم، لكن بالمقابل، هذا لا يعني أي يقضوا اليوم بأكمله في الدردشة، عليك أن تدير أوقات العمل بذكاء، فلا تقطع التواصل بينهم، ولا تفتحه كل الفتح.

6. احترم أوقات العمل

هذا مهم جدًا، خصوصًا في حال الموظفين عن بعد، بعض أصحاب العمل يظنون أنه لمجرد أنّ الموظف يعمل من منزله، فإنه سيكون متاحًا لأربع وعشرين ساعة في اليوم، وسبعة أيام في الأسبوع، ويتوقع منه أن يرد على اتصالاته فورًا، ليلًا أو نهارًا، وخلال أيّ وقت.

في أحد الاستطلاعات، قال 84% من المُستطلَعين الذين يعانون من ضغط العمل أنّ مُجرّد تلقي رسالة نصية أو على البريد الإلكتروني من رؤسائهم خارج ساعات العمل يزيد في مستوى الضغط والإجهاد الذي يشعرون به.

حاول أن تراعي الحياة الشخصية لموظفيك، إن كانوا يعملون عن بعد، فلا تتوقع منهم أن يجيبوا على اتصالاتك إلا في الأوقات المتفق عليها، وإن كانوا يعملون من مقر الشركة فتجنّب الاتصال بهم خارج أوقات العمل.

7. مناوبات العمل ينبغي أن تكون معقولة

مناوبات العمل الطويلة والشاقة سوف تستنزف الموظفين وترهقهم نفسيًا وبدنيًا. وتؤدي إلى اختلال التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية، وهذا كله يزيد ضغط العمل على الموظفين.

حاول ألا تتجاوز مناوبات العمل 8 ساعات يوميًا، وتأكد أنهم يأخذون القسط الكافي من الراحة، خصوصًا إن كانت طبيعة العمل تستدعي تركيزًا أو جهدًا بدنيًا. شجع الموظفين على أخذ فترات راحة قصيرة ومنتظمة، اسمح لهم بأن يتمشوا لمدة خمس دقائق مثلًا، أو يشربوا كأسًا من الشاي، فذلك سيريح أعصابهم ويشحن طاقتهم، ويرفع الروح المعنوية، ويحسّن الإنتاجية، ويحد من مخاطر الإصابات في العمل.

8. لا تكلف الموظف ما لا طاقة له به

من المهم أن تتحدى إمكانيات موظفيك وترفع سقف الجودة والأداء، فذلك سيساعدهم على تنمية مهاراتهم وتطوير أنفسهم، والتقدم في مسارهم المهني. كما أنه سيسهم في نجاح الشركة ونموها.

لكن هذا لا يعني أن تحمّلهم ما لا طاقة لهم به، وتطالبهم بساعات عمل غير واقعية، أو بالقيام بأعمال لا يملكون القدرة على إنجازها. فذلك سيولّد ضغطًا كبيرًا لدى الموظفين.

امنح الموظفين خيار أن يطالبوا بمهلة عندما يشعرون بأنّ العمل الموكل إليهم يفوق طاقتهم، هذا سيساعد على وضع معايير صحية لجعل العمل أكثر ذكاءً، وليس أكثر صعوبة.

9. جدوِل الأعمال بطريقة تنازلية

المهامّ التي تتطلب مجهودًا كبيرًا، وتؤدي إلى رفع ضغط العمل والإجهاد على الموظفين لا مفرّ منها أحيانًا. لذلك صنّف المهام اليومية للموظفين بشكل تنازلي من الأصعب إلى الأسهل، ثم صمّم جدول العمل اليومي بحيث يبدأ الموظفون بالمهام المرهقة والصعبة في الصباح، لأنهم يكونون أنشط ما يكونون في الصباح، سواء من الناحية الذهنية أو البدنية، وكلما تقدم اليوم، يتسلّل إليهم الإرهاق والتعب، وحينها يمكنهم أن يعملوا على المهام الأقل صعوبة.

10. قوِّ روابط الفريق

الموظفون الذين يفهمون بعضهم، ويتعَايشون بألفة، ويعملون في بيئة عمل متعاونة أقل عرضة لضغط العمل، وأقدر على التعامل معه.

إحدى المهام الملقاة على عاتقك بصفتك رئيسًا للشركة أو مديرًا لفريق العمل هي تقوية العلاقات والروابط بين أعضاء فريق العمل، هذه بعض الأنشطة التي يمكن أن تساعدك على ذلك:

• امنح للموظفين مساحة للتواصل والدردشة في مقر العمل.
• نظّم نشاطات ترفيهية وتواصلية خارج مقرات العمل.
• شجعهم على العمل التعاوني على المشاريع لفك العزلة عنهم في مقر العمل.
• إن كان بعض موظفيك يعملون عن بعد فحاول أن تجد حلولًا لمكافة العزلة والشعور بالوحدة لديهم.

11. التوظيف عن بعد

التوظيف عن بعد هو المستقبل، وينبغي عاجلًا أو آجلًا أن تعتمد عليه ولو بشكل جزئي في شركتك، ولعل ارتفاع ضغط العمل لدى موظفيك قد يكون الفرصة المناسبة للنظر في هذا الخيار وتجريبه، إذ أنّ العمل عن بعد أثبت أنّ له فوائد كثيرة على الموظف، إذ يساعده على الموازنة بين حياته الشخصية والمهنية، ويرفع عنه الكثير من الضغوطات المرتبطة بالتنقل اليومي لمقر العمل، وفوق هذا كلِّه، فإنّه يجعل الموظف أكثر إنتاجية.

اعرض على الموظفين الذين يعانون من ضغط كبير من أن يعملوا من منازلهم لمدة مؤقتة، أو ليومين مثلًا في الأسبوع، وستلاحظ على الأرجح أنّ حالتهم تحسّنت.

12. حل الصراعات بين الموظفين بطريقة إيجابية

نشوب الخلافات بين الموظفين في مقر العمل هو أمر طبيعي، لكنه يوهن روح الفريق، ويمكن أن ينشر البغضاء والشحناء بينهم، وهذا قد يدخلهم في صراعات شخصية غير منتِجة، ويُكهرِب بيئة العمل ويجعلها مصدر ضغط وقلق بدل أن تكون مصدر إلهام وتحفيز.

باعتبارك رئيس الشركة أو مدير فريق العمل فأنت مسؤول عن توفير بيئة عمل سليمة لموظفيك، لذلك عليك أن تعالج الخلافات بين موظفيك مبكرًا، ولا تتركها تتفاقم حتى لا تتحوّل إلى عداوة لن تخدم مصلحة شركتك.

13. أشرك الموظفين في قرارات العمل التي تهمهم

بعض الشركات لا تسمح لموظفيها بالمشاركة في عملية اتخاذ القرار، وكل قراراتها سواء كانت صغيرة أو كبيرة تأتي من الأعلى، ولا يُسمح للموظفين بالإدلاء بآرائهم فيها حتى لو كانت متعلقة بهم. هذه العقلية في الإدارة تجعل الموظفين يشعرون بالعجز. وهو ما يمكن أن يكون أحد المصادر الرئيسية للتوتر وضغط العمل.

امنح موظفيك فرصة الإدلاء بأرائهم، خصوصًا في القرارات والجوانب التي تمسّهم بشكل مباشر. فذلك سيشعرهم بالتقدير، وأنّهم ليسوا مجرد أدوات في الشركة، ويعطيهم ولو قدرًا بسيطًا من السيطرة على حياتهم المهنية، وهذا سيجعلهم أٌقل عرضة لمخاطر ضغط العمل.

14. ينبغي أن توفر للموظفين الموارد والأدوات اللازمة لإنجاز مهامهم

عندما لا تتطابق متطلبات الوظيفة مع إمكانيات الموظف والموارد والأدوات المتاحة له، فهذا سيشعره بالعجز، وسيكون مصدر ضغط دائم عليه. في غالب الأحيان، يمكن تخفيف هذا الضغط عن طريق توفير الأدوات والتدريب اللازم للموظف حتى يؤدي المهام المنوطة به.

15. تجنب وضع مواعيد تسليم غير واقعية

بعض أصحاب العمل يتعمّدون وضع مواعيد تسليم غير واقعية لاستعجال الموظفين حتى يسرعوا بالعمل. من الطبيعي أن تحث موظفيك على إتمام المشاريع بسرعة، لكن إن كنت تستعجل موظفيك في كل مشروع، وترسّخ في أنفسهم شعورًا مزمنا بأنهم دائمًا متأخرون عن الجدول الزمني المحدّد، فسيَتعبون في النهاية، فلا يمكن للإنسان أن يعيش حياته كلها في سباق.

احرص على أن تكون مواعيد التسليم واقعية، ولا تستعجلهم إلا عند الضرورة، وإن كانت هناك الكثير من المشاريع، ولم يكن من الممكن إنجازها جميعًا من قبل موظفيك في الموعد المحدد، فقد تكون هذه فرصة لتعيين موظفين جدد، أمّا إن كان ضغط الوقت مؤقتًا، فلم لا تعيّن مستقلًا أو موظفًا عن بعد بشكل مؤقت إلى أن يخفّ الضغط على الشركة.

16. كن واضحا بخصوص توقعاتك

وجد استطلاع للرأي شمل أكثر من 2000 شخص، أنّ 31% من الموظفين يقولون أنّ عدم وضوح توقعات المشرفين عليهم هو المصدر الأول لضغط العمل.

موظفوك لا يمكنهم قراءة أفكارك، ينبغي أن تكون واضحًا معهم، ينبغي أن يعلم كل موظف ما المطلوب منه، والدور الذي ينبغي أن يضطلع به، سواء عبر اللقاء المباشر معهم، أو عبر تزويدهم بوثائق مكتوبة توضح فيها ما تتوقعه منهم.

17. وفر بيئة عمل مناسبة

من المهم أن تكون بيئة العمل مريحة، وخالية من عوامل التشتيت والإزعاج. سواء كانت مادية، مثل الحرارة أو البرودة الزائدة، أو ضعف الإضاءة في مكاتب العمل، أو نفسية، مثل الضوضاء والعلاقات غير الصحية في مكان العمل.

تحدث إلى موظفيك بخصوص بيئة العمل، اسألهم عن عوامل التشتيت والإزعاج، وهل لديهم أفكار لتحسين بيئة عملهم. هذا سيساعدك على جعل بيئة العمل مريحة ومحفّزة على الإنتاج، وسيُشعر الموظفون بأنهم يتحكمون في بيئة عملهم، وهذا سيخفف من ضغط العمل عليهم.

18. لا تحوّل مقر العمل إلى ثكنة عسكرية

مكان العمل ينبغي أن يكون بيئة خصبة للإبداع والابتكار، وهذا لا يمكن أن يحدث إلا في بيئة عمل سليمة ومحفّزة. لا تحوّل مقر العمل إلى ثكنة عسكرية، فذلك سيضع الموظفين تحت ضغط شديد، وسيقتل الإبداع وروح المبادرة في الشركة. ينبغي أن تكون علاقتك بموظفيك قائمة على الاحترام المتبادل، وأن تبذل جهدك لتحويل مقر العمل إلى بيئة مريحة للموظف حتى تُخرِج أفضل إمكانياته.

19. تجنّب الإدارة التفصيلية

امنح موظفيك مساحة من الحرية لإنجاز المهام الموكلة إليهم بالطريقة التي تناسبهم. تعلم إدارة فريقك بالنتائج، وليس بالتوجيهات التفصيلية. حدد لكل موظف ما تتوقعه منه، والمهام التي عليه إنجازها، وموعد التسليم، ثم اتركه يعمل، وحاسبه على النتائج والأداء، فهذا ما يهم حقًا، فزبَائنك لا يهمهم كيف تم إنجاز العمل، كل ما يهمهم أن يتم إنجاز العمل في الوقت المتفق عليه، وبالجودة المطلوبة.

20. ساعد موظفيك على النمو وراعي أحلامهم وطموحاتهم

من المهم أن تعلم أنّ لموظفيك أحلامًا وطموحات، وأنهم يرغبون في النمو والتقدم في مسارهم المهني. وفي حال شعروا بأنّ فرص النمو في شركتك معدومة، وأنّ أبواب التقدم الوظيفي مسدودة أمامهم، فهذا سيُحبطهم ويُيئسهم، وسيحدث أحد أمرين: إما أن يغادروا شركتك للبحث عن فرص أفضل في مكان آخر، أو في حال بقوا في الشركة، فسيعمَلون بلَا حافز ولا هدف، وسيصبح العمل معك مصدر ضغط دائم.

ساعد موظفيك على النمو، وراعي أحلامهم وطموحاتهم، وافتح أمامهم أبواب التقدم الوظيفي، كافئ المبدعين والمُجدّين منهم، واجعلهم يعلمون أنّ شركتك توفر لهم فرصة الارتقاء والتقدم.

21. لا تبحث عن الكمال

من المهم أن ترفع سقف الطموحات وتضع معايير عالية للموظفين، لكن هذا لا يعني أن تكون كماليًا (perfectionist) فموظفوك ليسوا كاملين، ولا أنت، فالكمال لله تعالى وحده.

إن كنت تتحرّى الكمال في كل شيء، فلن تنجز أيّ شيء، وسترهق نفسك وموظفيك، بدلًا من ذلك، اطلب من موظفيك أن يبذلوا قصارى جهدهم في العمل، وأن يحاولوا أن يخرجوا العمل بأحسن صورة، وبالقدر المستطاع.

تم النشر في: ديسمبر 2019
تحت تصنيف: ريادة أعمال | نصائح ريادية