كيفية إعداد التقارير خطوة بخطوة

يُعدّ إعداد التقارير السنوية ونصف السنوية في كثير من الشركات والمنظمات غير الربحية والجمعيات التزامًا ثابتًا، توفر التقارير الخاصة بالشركة صورة واضحة عن ثقل وموقع شركتك، ومعلومات ذات صلة للمساهمين وأصحاب المصلحة ووسائل الإعلام والمجتمع. ويمكن للتقرير أن يخلق فهما أعمق لما تفعله، ولماذا تفعل ذلك، ومدى نجاحك في ذلك، فالتقارير تعرض عمق الشركة وحجمها. وتُعدّ كسجل زمني من الإنجازات والمعالم والأهداف، كما أنها تساعد في بناء العلامة التجارية وتُستخدم كأداة لتحسين السمعة. في هذا المقال سنتعرف على ماهية التقارير، أهميتها، أنواعها، عناصرها وكيفية إعداد التقارير خطوة بخطوة.

جدول المحتويات:

ماهية التقرير

حَسَبَ قاموس الأعمال، فإن التقرير هو وثيقة تحتوي على معلومات منظمة في شكلٍ سردي أو بياني أو مجدول، يتم إعدادها لغرض ما أو بشكلٍ دوري أو متكرر أو منتظم أو حسب الحاجة، قد تشير التقارير إلى فترات محددة، أو أحداث أو ظروف معينة، أو موضوعات محددة، وقد يتم إرسالها أو تقديمها شفهيًا أو مكتوبة.

التقارير مورد هام، وهي المصدر الوحيد في عالم الأعمال للحصول على معلومات عن أي شركة، سواء كان الأداء السابق أو الحالي أو ما يتعلق بالتوقعات المستقبلية أو الأداء المالي المفصل من خلال البيانات المالية والأنشطة، تستخدمه الشركات في الإبلاغ عن إنجازاتها وتعزيز الشفافية المالية والأدبية.

أهمية إعداد التقارير

تكتسي التقارير نصف السنوية والسنوية أهمية بالغة لأي شركة، فعلى مستوى أصحاب الشركات تساعد في تعزيز أهداف الشركة وإعادتها إلى المسار الصحيح من خلال معرفة كيف يتم إدارة الأمور، وحل المشاكل، وتصحيح الأخطاء، وتكشف التقارير لأصحاب العمل ما إذا كانت الأرباح أعلى أو أقل أو تحمل نسب السنة السابقة نفسها؟ من خلال الكشف عن أرقام المبيعات والأرباح، حيث يتم تقديم هذه الأرقام بوضوح في القسم المالي من التقرير، إضافةً إلى ذلك هناك عديد من الفوائد لكتابة التقارير، منها:

  • معرفة ما إذا كانت الشركة تحقق أرباحًا أكثر مما تنفقه، وكيف تبدو الميزانية العمومية؟ هل الأصول أعلى أو أقل من العام السابق؟ هل ينمو الدين أو ينكمش أو يماثله في السنة السابقة؟
  • يقدم التقرير معلومات عن السنة المالية للشركة، من خلال تضمين الرسوم البيانية أو المخططات لتسهيل فهم المعلومات المعقدة وجعلها أكثر قابلية للفهم، تتضمن التقارير السنوية الميزانية العمومية وقائمة الدخل والموجز المالي وبيان التدفقات النقدية.
  • توفر التقارير معلومات مالية مهمة للمستثمرين والعملاء والموظفين ووسائل الإعلام، والمجتمع المحلي.
  • تساعد التقارير أصحاب الشركة في الحصول على فكرة عن خطة الإدارة الاستراتيجية للسنة القادمة، وكيف ستعمل الإدارة على نجاح الشركة؟
  • تُبقي التقارير السنوية العملاء على علم بحالة الشركة، وتساعد على بناء الثقة بها كمورد طويل الأجل.
  • تساعد المعلومات في الكشف عن خطط المنتجات الجديدة أو أنشطة البحث والتطوير ودمج المنتجات المستقبلية للشركة مع خطط التطوير.
  • جذب واستبقاء الموظفين، فالموظفون يريدون التأكد من أنهم يعملون لمصلحة شركة تقدمية يمكن أن توفر لهم مستقبلًا آمنًا وفرص عمل قوية.
  • يعمل التقرير كأداة تسويقية عندما يتم إدراج قصص إيجابية عن الشركة تخص الموظفين والعملاء أو سرد لحظات مهمة في تاريخ الشركة، قد يودي إلى زيادة عدد قراءات التقرير، ما سيمكّنك من لفت انتباه المستثمرين الجدد والعملاء.
  • توفر التقارير السنوية معلومات حول مهمة الشركة وتاريخها وتلخص إنجازات الشركة في العام الماضي، ما يساعد في بناء الوعي بالعلامة التجارية للشركة.
  • يتم تضمين الإنجازات المالية في التقرير ولكن يتم تضمين إنجازات أخرى أيضًا، مثل المكاسب في الحصة السوقية أو الأوسمة الممنوحة للشركة أو لموظفيها.
  • يقدم التقرير معلومات أخرى؛ نظرة عامة سريعة حول استراتيجيات التسويق الناجحة، والحملات، وظروف العمل المتغيرة والمعلومات حول خطط الشركة وأهدافها ونتائجها، بالإضافة إلى إستراتيجية كيفية التفوق في الأداء.
  • يبقى التقرير السنوي أداة قوية للكشف عن نقاط القوة واستراتيجيات الشركة أمام أصحاب المصلحة الرئيسيين، وأداة اتصال أكثر جاذبية مع المستثمرين.

أنواع التقارير

تقارير القسم أو الفريق

يستخدم تقرير القسم بين أعضاء الفريق الواحد للبقاء على اطلاع دائم بمستجدات العمل والأهداف المشتركة، وتساعد التقارير الداخلية على سهولة تتبع الأداء وتحسينه، للوصول إلى أفضل نتائج تزيد من فاعلية فرق العمل وكفاءتها في أداء المهام.

التقارير التحليلية

على عكس التقارير الفصلية، يتميز التقرير التحليلي بتقديم معلومات سهلة الفهم تعين على اتخاذ قرار معين أو حل مشكلة ما، من خلال تقديم بعض التوصيات، فينتج عنها تحليلات دقيقة لا تنبؤات حسية، ما يساعد الشركة على بناء استراتيجيات فعالة.

التقارير التشغيلية

تقارير قصيرة المدى تهدف إلى المتابعة الدورية، هدفها الأساسي سرعة حل المشكلات واتخاذ الإجراءات المناسبة دون تأخير، وتختص بمهام التشغيل مثل عمليات الإنتاج في مجال الصناعات اللوجيستية، لتتبع الإنتاج وفحص المخزون وحساب التكاليف وخلافه.

التقارير الاستراتيجية

لا تخلو شركة ناجحة من التقارير الاستراتيجية، إذ يعين هذا النوع على فهم أهداف الشركة ويقدم تصورات عملية عن كيفية تحقيقها، ويهدف إلى الحصول على عائدات استثمار عالية، كما يوفر مساحة للإبداع والابتكار نتيجة تعزيز التواصل بين الأقسام المختلفة.

التقارير الفصلية

هي التقارير التي تُقدِم رؤى حول النفقات والأداء، وتتفاوت مدتها قد تكون سنوية أو نصف سنوية. وتتميز بموضوعيتها، إذ تهدف إلى تقديم تصور عمّا أُنجز فقط، خالية من أي حلول أو اقتراحات، مثل تقارير تتبع الأداء الشائعة لدى الشركات.

تقارير الصناعة

تختص برصد أحوال صناعة معينة، من حيث وضعها في السوق وأحدث اتجاهاتها وحجم المنافسة، وهي مفيدة للشركات التي تريد دخول سوق جديد لدراسة حجم المنافسة.

التقارير الخارجية

جميع ما سبق من تقارير هي في جوهرها تقارير داخلية لا يُسمح بمشاركتها خارج المؤسسة، أما هذا النوع فالهدف منه مشاركة المعلومات مع العملاء والمستثمرين، ويقدم نظرة عامة عن أداء مشروع ما، من حيث مراحل تطوره وجدوله الزمني وموعد إنهاءه، ليُبقي من يهمه الأمر على اطلاع كامل بتفاصيل المشروع.

عناصر التقرير

لإعداد التقارير بكفاءة ومهنية ينبغي تغطية أهم العناصر التي يتكون منها، وهي كالتالي:

العنوان: عنصر محوري في إعداد التقارير، لا يمكن أن يتم إعداد أي تقرير مهما كان نوعه أو حجمه دون اختيار عنوان مناسب تمامًا لما يحتويه التقرير، قد يحتوي هذا العنصر على عنوان التقرير واسم الشركة التي تم إعداد التقرير لها.

جدول المحتويات: يتضمن هذا القسم العناوين والعناوين الفرعية للنص الأساسي المكتوب، يعدّ جزءًا مهمًا جدًا من كتابة التقارير، فهو يساعد القراء في الوصول إلى الأقسام المطلوبة في تقريرك دون بذل جهد.

الملخص: يتم في هذا العنصر تقديم ملخص للنص الأساسي للتقرير بالكامل ويطلق عليه أيضًا اسم ملخص إعلامي.

المقدمة: هذا العنصر هو الأكثر أهمية في النص الرئيسي، يعرض نظرة شاملة عن الموضوع، وكل الأفكار والمعلومات التي سيتضمنها.

موضوع التقرير: يناقش الموضوع الرئيسي للتقرير، من معلومات، وأرقام وبيانات، وأهم الإنجازات، وتطلعات الشركة المستقبلية، مع تحليل وتقييم وتفسير البيانات المدرجة.

الخلاصة أو التوصية: ذكر النتائج التي توصل إليها التقرير والتوصية بالعناصر للقراء حسب التقييم العام.

الملحق: في جزء التذييل، يمكن إرفاق الرسوم البيانية، والقوائم، والدراسات الاستقصائية والمواد المشابهة التي ترتبط بتقريرك، ويساعد القراء على فهم التقرير بشكلٍ شامل.

معلومات الاتصال: يتم إدراج عنوان الشركة، أرقام الهواتف، البريد الإلكتروني، والموقع الإلكتروني وأي معلومات أخرى تساعد في الوصول إلى الشركة.

بعض التقارير قد تحتوي على عناصر أخرى مثل: نبذة عن الشركة، أهدفها، القيم، الرؤيا، كلمة رئيس مجلس الإدارة… إلخ.

كيفية كتابة تقرير احترافي

لإعداد التقارير بشكل فعال يجب أن تكون لديك فكرة عن المعلومات التي يجب تضمينها وفهم صحيح لكل عنصر من عناصره، في هذه الخطوات ستجد كل ما تحتاج معرفته حول إعداد التقارير خطوة بخطوة وبفاعلية:

تحديد الهدف

مثل أي عملية أخرى، فإن إعداد التقارير يقوم بالأساس على الغرض منه، لماذا يتم كتابة التقرير، ما هو الدور الذي سيؤديه هذا التقرير السنوي أو نصف السنوي لمؤسستك؟ وضوح الهدف يساعد في إبقاء موضوع التقرير محددًا ومركّزًا لإنتاج تقرير جيد يكون من الأسهل جذب القارئ إليه.

فهم الجمهور المستهدف

الفهم الصحيح للجمهور يؤدي بالتأكيد إلى تقرير عالي الجودة، هل التقرير يستهدف المستثمرين، أصحاب المصلحة، العملاء، العملاء المحتملين أم الموظفين، أم كل تلك الأطراف، وما الذي يريدون معرفته من خلال التقرير؛ يساعد فهم تفضيلات الجمهور المستهدف في إنتاج تقرير ذو أفكار تستند إلى اختيارهم وميولهم.

تنسيق التقرير

لكي يكون التقرير أداة اتصال فعالة، يجب أن يتبع تنسيقًا أو نوعًا معينًا، يجب اتخاذ قرار بشأن الطريقة التي سيقدم بها التقرير، على سبيل المقال قد يكون التقرير مكتوبًا أو في شكل عرض تقديمي؛ من الضروري تحديد ما هو نوع التقرير هل هو رسمي أو غير رسمي، أو مالي، نصف سنوي، أو سنوي أو فنّي أو أدبيّ، أو لتقصي الحقائق أو حل المشاكل.

جمع الحقائق والبيانات

إضافة الأرقام والحقائق والبيانات تضيف مصداقية للتقرير وتعزز الحجة، تؤدي إضافة البيانات أو الحقائق إلى تحمل مسؤولية حاسمة من خلال الإشارة إلى المصادر، لقاءات أو مقابلات مسؤولي الشركة.

هيكل التقرير

يحتوي التقرير عادة على أربع عناصر؛ الملخص التنفيذي (يتم كتابته بعد الانتهاء من التقرير)، المقدمة، نص التقرير الرئيسي، الاستنتاج (هذا جزء ملزم يجمع كل عناصر التقرير في نهاية منهجية).

نصائح لإعداد تقرير أكثر فاعلية

  • استخدم اللغة البصرية؛ تخبر العناصر المرئية التي تدرجها في التقرير بقدر ما تروي الكلمات، ينبغي أن تجعل اختيارك للرسوم التوضيحية والصور والألوان والخطوط امتدادًا للهوية البصرية لعلامتك التجارية.
  • يجب أن يحتوي التقرير على معلومات حقيقية وصادقة، قابلًا للقراءة، بلغة مبسطة وجذابة، يحمل لغة إيجابية تجعله ممتعًا، وبتدفق سلس للمعلومات.
  • إضافة التنسيقات المناسبة مثل الصور، الرسومات البيانية، مع تقسيم النص الطويل إلى آخر أقصر لإراحة عين القارئ، واستخدام القوائم النقطية؛ إذا استدعى الأمر للحصول على تنظيم أفضل.
  • التدقيق ضروري، المسودة الأولية للتقرير بالتأكيد لن تكون مثالية وستحتاج إلى مراجعة وتدقيق عدة مرات ومن عدة أطراف لكي يخرج التقرير النهائي.
  • إضفاء صبغة إنسانية على التقرير من خلال تسليط الضوء على قصة علامتك التجارية بدل تجميع الأرقام والبيانات والرسومات والكشف عن الإنجازات فقط.

إعداد التقارير أمر حيوي لأي منظمة يُظهر شفافيتها، وواحد من الطرق الموثوقة والفعالة في عالم الأعمال لعرض معلومات عن الشركة للعملاء والمستثمرين والموظفين، والإعلام والمجتمع، يمكن من خلالها معرفة وضعية المنظمة، واتخاذ القرارات بحكمة أكبر، وهو عملية منظمة جيدًا تحتاج إلى قدر كاف من الجهد والتدقيق، ومجموعة من المهارات الخاصة، وقد تكون مستهلِكةَ للوقت، وغالبًا ما تتطلب بحثًا تفصيليًا، إذا لم يكن لديك الخبرة أو الوقت الكافي يمكنك توظيف أفضل كُتّاب التقارير في منصة خمسات، من أصحاب الخبرة والفهم الصحيح لكيفية إعداد التقارير.

تم النشر في: يونيو 2018
تحت تصنيف: ريادة أعمال | تطوير المهارات