للمستقلين: تعرف على 20 أداة من أدوات تنظيم العمل

العمل الحر له العديد من المميزات، لكن من إحدى عيوبه هو أنك بحد ذاتك فريق عمل تحتاج لأن تحترف المهارة التى تعمل بها بالإضافة للتسويق، والمحاسبة، والماليات، فلن يقوم أحد بهذه المهام إلا أنت، والذي قد يأخذ وقتًا كبيًرا منك دون التركيز على المهمة الأساسية، وهي إنجاز العمل، ولكن ماذا لو وجدت من أدوات تنظيم العمل ما يساعدك على الإنجاز؟

امتلاك الأدوات الصحيحة لإنجاز العمل، هو أحد المميزات التي تجعلك توفر الوقت والجهد وتنجز أكثر، بدايةً من الكتابة والعصف الذهني لأفكارك، والتسويق نفسك على الشبكات الاجتماعية، حتى كيفية إدارة مواردك المالية. نستعرض معًا أدوات رائعة لإنجاز أعمالك على أكمل وجه.

فوائد استخدام أدوات تنظيم العمل عن بُعد

تمكنك أدوات تنظيم العمل المناسبة من الوصول إلى معلوماتك من أي مكان، وفي أي وقت، فكثير من الأدوات تدعم الهواتف الذكية كما تدعم الأجهزة اللوحية، لذا فإن تضييق الخناق على نوع واحد من الأجهزة لم يعد خيارًا مطروحًا، إذا عرفت ما الأداة المناسبة لعملك وطبيعة حياتك.

من أكثر ما يلفت الانتباه عند البدء في استخدام أي أداة من أدوات تنظيم العمل، أنها بسيطة التصميم، فلا تحتاج إلى تدريب أو خلفية معرفية كبيرة حتى تتمكن من التعامل معها، والاستفادة بخصائصها ومميزاتها. كل ما عليك فعله أن تسجل الدخول، وتبدأ في إضافة بياناتك ليصبح عملك أكثر تنظيمًا، كما أن تلك الأدوات تساعدك بطرح مميزات لا يمكن أن تغفل عنها مثل، التخطيط وتتبع إنجاز المهام، ومواعيد التذكير.. إلخ، مما يحافظ على إنتاجيتك، والبقاء منتبهًا في أوقات عملك.

أدوات تنظيم العمل عن بعد

1. أنا

“أنا” أداة تجمع كل ما تحتاجه لإدارة مشاريعك وفريق عملك عن بعد من خلال واجهة سهلة الاستخدام تمكنك من بناء لوحات وتخصيصها لتناسب أسلوبك بالعمل. تستطيع من خلالها:

• إنشاء قوائم مهام للمشاريع والأهداف التي تعمل عليها.
• حفظ ومشاركة ملاحظاتك وملفاتك.
• مشاركة اللوحات مع فريق عملك.

2. 10to8 Meeting Scheduling Software

طبيعة العمل على الإنترنت تجعل من الصعب التواصل بين أعضاء الفريق، مقارنةً بالعمل من مكان واحد، ولكن يعد برنامج 10to8 Meeting Scheduling Software من الأدوات التي ساعدت على تسهيل التواصل، وتنظيم بيئة العمل بشكل كبير. يساعدك البرنامج على ترتيب الاجتماعات، وتجنب تراكب المواعيد على بعضها البعض، وذلك نظرًا لأنه يدعم الاقتران بأكثر من برنامج مثل Google, Outlook, zoom، يتيح كذلك إجراء اجتماعات تناسب جميع الموظفين، لأنه يساعدك على التعامل مع فروق التوقيت النتاج من تباين المناطق الزمنية لفريق العمل.

3. Slack

أداة Slack تعد بديلًا لمكتب العمل الواقعي، حيث تساعدك على جمع فريق عملك في مكان واحد، وإجراء مقابلات العمل والتواصل مع الجميع بسهولة مهما تباعدت المسافات، تدعم الأداة كذلك نظام تشغيل لكل من Android, iOS، مما يشجع مستخدمي الأنظمة المختلفة على اعتمادها لتنظيم أعمالهم.

4. Nextiva

تمكن Nextiva التواصل بين أعضاء الفريق مهما كان موقعهم، إذ تقدم الكثير من المميزات مثل: إجراء مكالمات فردية وجماعية، والدردشة.. والكثير من المميزات الهاتفية الأخرى، الأمر الذي جعل الموقع يصنف كأفضل خدمة مكالمات هاتفية شاملة، يمكنك استخدام الأداة من هاتفك أيًا كان نظام تشغيله أو من جهازك اللوحي، مما يجعلك على اتصال دائم بفريق عملك بدون التقييد بوضع معين.

5. ProofHub

تهتم ProofHub بحسن التواصل بين أعضاء الفرق التي تعمل من أماكن مختلفة، حيث تعتبر من أدوات تنظيم العمل التي تسهل التعاون وإدارة المشاريع، الأمر الذي يُشكل تحديًا كبيرًا في عالم الأعمال الافتراضي بسهولة. يمكنك إنشاء مهمة، وتحديد تاريخ لها، وتخصيص القائم بالعمل مع شرح وافي بطبيعة المهم، مما يضمن وضوح الرؤية، وإزالة اللبس الذي يمكن أن يحدث في كثير من حالات العمل عن بُعد، يمكنك أن تدمج بين ProofHub وتطبيقات أخرى مثل FreshBooks, QuickBooks, Google Calendar,  Google Drive, Dropbox, Outlook وغيرهم.

6. Troop Messenger

يمكنك استخدام Troop Messenger مهما تفاوت عدد أعضاء فريقك، كما توفر لك الأداة مميزات تواصل مختلفة مثل الرسائل، والمكالمات الصوتية، ومكالمات الفيديو، ومشاركة الملفات مع فريقك، وكذلك إنشاء مجموعات لمباشرة مهام العمل المتنوعة. تسمح لك الأداة بإضافة العملاء والبائعين الذين ترغب اطلاعهم على بعض تفاصيل المهام، وذلك من خلال صلاحيات محدودة تتيح لك الأداة إعطائها لهم لضمان خصوصية باقي المهام.

7. PukkaTeam

حتى تستطيع تنظيم عملك تحتاج أن تعرف متى يكون أعضاء فريقك متاحين، وقتها تعرف من الذي يمكن أن يقوم بالمهمة التي تريدها، أو إذا كنت بحاجة لأحد أفراد الفريق على وجه الخصوص، تستطيع أن تعرف هل هو متاح أم مشغول، وذلك من خلال أداة PukkaTeam حيث تقوم بإلتقاط صور للشاشة  عندما تريد من خلال الفيديو، تهتم الأداة بالتواصل المرئي بين أعضاء الفريق، لذا إذا كان بينك وبين أعضاء فريقك مساحة من الألفة، يمكنك تجربة هذه الأداة حتى تتمكن من تحديد وقت طلباتك المناسب بشكل فعال.

8. RescueTime

يسمح لك تطبيق RescueTime بتتبع نشاطاتك اليومية، والتعرف على نمط حياتك العملية على الحاسوب أو الهاتف، يجعلك كذلك تستطيع تحليل أسلوبك، وكم من الوقت تقضيه فى العمل والنشاطات الأخرى. ربما عليك تجربته ومراقبة وقتك فيما تقضيه عملاً بحكمة (ما تستطيع قياسه هو ما يمكنك تطويره).

9. Toggl

برنامج Toggl Track يعمل على تتبع وقتك بهدف مساعدتك على حسن إدارته بضغطة واحدة، والتنقل السهل بين المهام، وعمل التقارير لإنجاز العمل، وتحويل وقتك الثمين لوقت منتج. البرنامج متاح أيضًا كإضافة لمتصفح جوجل كروم، وسهل التثبيت على المتصفح لاستخدامه أثناء عملك على الويب.

10. Blink

يوفر لك Blink مجموعة خصائص تساعد على إدارة وقتك، مثل لوحات المناقشة، وموجز الأخبار، ودليل الموظفين، وإدارة التقويم كذلك، حيث يعتبر من أدوات تنظيم العمل سهلة الاستخدام، إذا كنت تريد إدارة فريق عمل عن بُعد أو متابعة جديد أعمالك. فيمكنك تحقيق ذلك في أي وقت، سواء كنت تستخدم جهازك اللوحي أو هاتفك الجوال، وذلك لأنه متاح بكل الإصدارات التي تساعدك للبقاء على إطلاع طيلة الوقت.

11. Instagantt

يوفر لك برنامج Instagantt التخطيط لمشاريعك وجدولتها بشكل مرئي، البرنامج سهل التصميم لتوفير تجربة مستخدم مميزة ناتجة عن سهولة وبساطة الاستخدام، هذا على مستوى تنظيم العمل، أما عن التواصل مع فريقك، فإنه يشمل جزء كبير من برمجته، حيث يسمح لك بالتعاون مع أعضاء الفريق، وإدارة العمل بدون مشقة، يسمح أيضًا بإنشاء مهام بقوالب مختلفة حتى لا تتداخل الأعمال، وكذلك إضافة إرشادات للقائم بالعمل والحصول على إشعارات.. وغير ذلك من المميزات التي تضمن متابعة العمل، والتأكد من جودة النتائج النهائية.

12.Krisp

لا يوجد مستقل لا يرغب في مثل هذا البرنامج يعمل Krisp على تهيئة جو العمل العام من حولك، مما يساعدك على زيادة معدل التركيز والإنتاجية. تستطيع الآن إجراء اجتماعات عملك من أي مكان، وتتخلص من خجلك عندما تكون في مقابلة عمل مهمة وتخرج أصوات من حيث لا تدري ولا تحتسب، يمكنك استخدامه مع كثير من برامج التواصل كبرامج Zoom و Skype و Slack.. وغيرها، واستمتع باجتماعات عن بُعد مليئة بالإنتاجية.

13. Dropbox

معظمنا يسمع أو يعرف عن تطبيق Dropbox لكن إذا لم تجربه فقد حان الوقت، إذا كانت أغلب ملفات عملك بأحجام كبيرة مما يصعب عليك مشاركتها عبر البريد الإلكتروني، فإن هذا البرنامج رائع لربط ملفاتك، وسهولة الوصول إليها من أى جهاز تعمل عليه مما يوفر لك بيئة عمل منظمة وفعالة، سواء هاتفك أو الماك أو التابلت، لن يتطلب منك نقل ملفاتك من جهاز لآخر مرة أخرى، فقط ستصبح الملفات على الخوادم السحابية، وإمكانية الوصول إليها فى أى وقت، ولكن انتبه فهناك حديث عنه حول الخصوصية.

14. Quire

يمكنك الاعتماد على Quire إذا كنت تبحث عن أداة لتنظيم عملك بشكل فردي، أو على مستوى فرق العمل المختلفة. توفر الأداة مميزات تسهل عليك إدارة وتنظيم مهامك مثل تحديد المهام الفرعية والأساسية، إنشاء مشاريع جديدة، وإضافة ملاحظات تخاف نسيانها، كما تساعدك الأداة في تذكر مواعيد تسليم مهامك، لضمان أفضل أداء ممكن.

15. Evernote

قد تأتيك الأفكار الجيدة فى أوقات مختلفة، ولكنها سرعان ما تختفي إن لم تكتبها أو تحفظها بطريقة ما. يعتبر تطبيق Evernote منصة كاملة لحفظ وتنظيم المعلومات والأفكار التى قد تأتيك للعمل عليها فيما بعد، والحفاظ عليها من الضياع. يتيح لك التطبيق الاحتفاظ بالصور والفيديوهات، وأي ملفات قد تساعدك فى إنجاز أعمالك. التطبيق أكثر من رائع، وتنصح به أكثر المواقع المختصة بالعمل الحر والتقنية.

16. Mint

أداة Mint رائعة لإدارة مواردك المالية، والأداة الأمثل للعامل المستقل، يمتلك التطبيق واجهة جيدة والأداء أكثر من ممتاز. التطبيق لديه كل ما يريده العامل الحر لإدارة أمواله ونفقاته الشخصية والعملية، ليس هذا فقط، ولكن مدونة التطبيق أيضًا عليها معلومات قيمة لكيفية استخدام التطبيق وإدارة أموالك. لن تجد تطبيقا مجانيًا أفضل من Mint.

17. DeskTime

إذا كنت من أصحاب ريادة الأعمال أو كنت مصممًا أو مبرمجًا أو محاسبًا، فإن أداة DeskTime بالتأكيد ستساعدك على إنجاز مشاريعك وخدماتك، فما الذي تقوم به هذه الأداة؟ تسمح لك بتتبع أعضاء فريقك أو موظفيك، كما تسمح لك بعمل أوراق العمل مما يتيح لك معرفة من الذي يقوم بمهامه، ومن الذي يتكاسل. أداة جيدة لأصحاب الأعمال ممن يريدون تفقد أعمالهم ومشاريعهم.

18. Tweriod

الشبكات الإجتماعية أماكن جيدة لتسويق نفسك ومهاراتك، والسر يكمن فى التوقيت، وأي المنشورات تجذب قرائك وعملائك يتيح لك تطبيق Tweriod هذه الأمور لاستخدامها لصالحك، والوصول لأكبر عدد من العملاء، ومع هذه المعلومات يمكنك استخدام تطبيق BufferApp.

19. Buffer

الجزء الثاني من المهمة هو استخدام هذه المعلومات عن طريق Buffer، والذى يتيح لك النشر بتوقيتات معينة أو بخطة تضعها أنت، الأدوات التي يوفرها الويب كثيرة؛ لذا لا تشتت نفسك فى تجربة كل أداة جديدة تظهر، فقط قم بإستخدام الأداة التى توفر عليك وقتك وجهدك، وأعط بعض الأدوات المذكورة بعض التجربة، ثم عد للتركيز على المهمة الأساسية، وهي العمل وكسب المزيد من الأعمال في موقع خمسات.

20. Google Meet

يسمح لك Google Meet بالبقاء على اتصال مع عملائك وفرق عملك على مستوى العالم، مما يسهل تنظيم العمل، كما يدعم البرنامج باقي إصدارات Google، مما يعطي صلاحية إرسال واستقبال الملفات دون الخوف من ألا يكون البرنامج لا يدعمها، الأمر الذي يوفر عليك التشتت بين البرنامج المختلفة، كما يوفر كذلك إمكانية عمل إجتماعات، وبث مباشر مع عدد لا محدود من المشاهدين والحاضرين، يمكنك أيضًا استخدامها كإضافة على Google Chrome، بدون تحمل عناء تحميلها على جهازك أو هاتفك الشخصي.

كيف تختار أداة تنظيم العمل المناسبة لك؟

أهم من قرار العمل عن بُعد هو تحديد طبيعة الأدوات التي تنجز من خلالها أعمالك، كلما كانت اختياراتك ذات جودة عالية ومميزات خاصة، زادت إنتاجيتك وإقبالك على العمل من خلال معرفتك الجيدة بطبيعة عملك ومتطلباته، والتي تستطيع أن تبني على أساسها جودة اختيار أداة تنظيم العمل الجيدة، ولكن على كل حال، كلما كان عدد محدود جدًا من الأدوات توفر لك عدد أكبر من المميزات، كان ذلك أفضل لأنها بهذا الحال تحافظ على تركيزك والبقاء منتبهًا، وفي المقابل تجنبك التأثير على إنتاجيتك بشكل سلبي.

تم النشر في: أكتوبر 2014
تحت تصنيف: العمل الحر | نصائح لبائعي الخدمات