كيفية إعداد خطة عمل لمشروعك التجاري

إذا كنت تطمح إلى الدخول بقوة في عالم ريادة الأعمال وتأسيس نشاط تجاري ناجح، فأنت بحاجة إلى تأسيس قاعدة انطلاق صحيحة، والتي تتمثل في إعداد خطة عمل محكمة، إذ إن 71% من الشركات سريعة النمو لديها خطة عمل، فما هي خطة العمل؟ وهل حقًا وضع خطة عمل أمر مهم لهذه الدرجة؟

جدول المحتويات:

ما هي خطة العمل؟

تُعَد خطة العمل Business Plan من الخطوات الأولى والضرورية عند بدء أي عمل تجاري أو مشروع ناشئ، إذ تشتمل على الأهداف التي تسعى إليها مع طريقة الوصول، فضلًا عن تحديد خدماتك ومنتجاتك، ووضع خطط التمويل والتسويق وتقنيات تسريع النمو.

قد تتكوّن خطة العمل من صفحة واحدة، وقد تمتد لأربعين صفحةً تشرح بالتفصيل كل ما يتعلق بشركتك وخدماتها. يعتمد إعداد خطة عمل فعالة بالأساس على مقدار البحث وجمع البيانات اللازمة لرسم الخطة، إضافةً إلى اتخاذ القرارات الضرورية بشأن:

  • إستراتيجيات التسويق
  • متطلبات التمويل
  • النماذج الربحية المناسبة
  • المخاطر
  • المنافسين

ومن النقاط السابقة يتضح أن خطة العمل هي الخريطة التي ستعمل الشركة وفقًا لها، حتى تنجح وتبدأ بجني الأرباح الكبيرة. لكن قبل ذلك، ستحتاج إلى معلومات حقيقية ودقيقة لكل من حجم الصناعة وحجم المنافسين والمنتجات والزبائن، ويمكنك الحصول على كل هذه المعلومات من خلال أبحاث السوق.

أنواع خطط العمل

بناءً على المرحلة التي وصلت إليها الشركة وبناءً على الهدف من الخطة، يمكن تقسيم خطط العمل إلى عدد من الأنواع:

1. دراسات الجدوى

دراسة الجدوى هي نوع محدد ومشهور من خطط العمل، وهي تأتي في المراحل التي تسبق إعداد خطة تنفيذية للمشروع، إذ تهدف دراسة الجدوى إلى التعرف أكثر على جوانب المشروع وتقييمه ودراسته من النواحي المختلفة، سواءً على المستوى المالي أو القانوني أو التقني، وذلك لمعرفة مدى إمكانية تنفيذه على أرض الواقع.

فعلى سبيل المثال، لنفترض أنك تريد إطلاق شركة تختص بتقديم كورسات تعليمية لطلاب كلية الهندسة عبر تطبيق أندرويد، يجب أن تدرس في هذه الحالة رأس المال المطلوب، بما في ذلك تكلفة تصميم التطبيق ومعدات التصوير وأجور المدرسين وغيرها، ومن ثم تدرس حاجة الطلاب إلى هذه الكورسات وتحليل التطبيقات المنافسة؛ إن وُجدت.

2. خطة عمل لإطلاق المشروع

بعد دراسة الجدوى من المشروع، ينبغي على المؤسسين إعداد خطة عمل تنفيذية للمرحلة الأولى من المشروع، والتي يجب أن تتضمن وصفًا واضحًا للشركة، بما في ذلك رسالة الشركة ورؤيتها ومنتجاتها وخدماتها، وغيرها من الأجزاء الأخرى ضمن الملف التعريفي للشركة، كما يجب أن تتضمن خطط التمويل والنفقات المتوقعة، ومصادر الأرباح المعوّل عليها.

في الواقع، يجب أن تشمل خطة الإطلاق كل شيء بالمعنى الحرفي، بما في ذلك خطط التسويق والمبيعات وبيئة العمل والموظفين، فضلًا عن دراسة السوق والصناعة التي تعمل بها الشركة وتحليل المنافسين، أي يجب أن ترسم خطة العمل تصورًا واضحًا عن الطريق الذي ستسلكه الشركة في أعوامها الأولى.

3. خطط العمل الداخلية

ستحتاج خلال عملك إلى وضع خطط على مستوى الفرق ضمن شركتك. فعلى سبيل المثال، قد يضع فريق المنتجات خطة عمل لإطلاق منتج جديد. ومن ناحية أخرى، قد يعمل فريق التسويق على وضع خطة عمل لإطلاق حملات تسويقية لهذا المنتج الجديد، كما ستحتاج إلى خطط للتمويل والتوظيف ودارسة السوق وخدمة العملاء وغيرها، بحيث تتولى هذه الخطط الداخلية تنفيذ مشاريع الشركة المتنوعة، والتي تعمل على تحقيق أهداف الشركة الكبرى.

4. خطط العمل الخارجية

تستهدف الخطط الخارجية المستثمرين والبنوك وغيرها من الجهات الممولة، وذلك بغرض الاقتراض أو جلب استثمار، إذ يبحث المستثمر دائمًا عن خطة عمل توضح له النمو والربحية، لكي يحسب عائد الاستثمار للمبالغ التي سيدفعها بالشركة، وهذا هو الغرض من خطط العمل الخارجية.

ما أهمية خطة العمل؟

يمكن تشبيه خطة العمل بالخريطة أو بنظام تحديد المواقع العالمي GPS، إذ توجهك خطة العمل وترشدك خلال عملك، وإليك بعض الفوائد الرئيسية لوضع خطة عمل:

تحديد الأهداف والمعايير

إذا أمعنت النظر جيدًا في العوامل التي ساعدت الناجحين على تحقيق نجاحاتهم، فستلاحظ أن على رأسها تحديد أهداف ذكية وواضحة، إذ تحفزك الأهداف الواضحة وتساعدك على تتبع تقدمك وإنجازاتك، وهي ما توفره لك خطة العمل، من خلال وضع أهداف مستقبلية وضبطها عبر مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs.

تساعدك على اتخاذ قرارات صائبة

بصفتك مديرًا لنشاط تجاري، سيُفرض عليك في الكثير من المراحل والمنعطفات اتخاذ قرارات حاسمة، وهنا يأتي دور خطة العمل في توجيهك وإرشادك. أما دون وجود خطة عمل واضحة، ستتخبّط يمنةً ويسرةً، وستتّخذ قرارات عشوائية.

جذب الشركاء والممولين

ضع نفسك مكان الشخص الذي تريد الشراكة معه لتمويل مشروعك؛ هل ستقتنع بأي عمل أو فكرة مشروع دون وجود خطة عمل واضحة محددة؟ الجواب المنطقي هو «لا»، ومن هنا تنبع أهمية وضع خطة عمل إذا كنت تبحث عن عقد شراكات مع أطراف آخرين أو الحصول على تمويل أو قرض مادي لمشروعك.

عناصر خطة العمل الرئيسة

يعتمد ما ستكتبه بالخطة على الجمهور إلى حدٍ كبير وعلى الأسئلة التي يريدون إجابات عليها، أو المشكلات التي يسعون إلى حلها، وإليك أهم العناصر التي يجب أن تتضمنها خطة العمل:

1. ملخص تنفيذي

بغض النظر عن صيغة خطة العمل المتبعة، فإن الملخص التنفيذي هو أول ما يُكتَب عادةً في خطة العمل، وهو قسم يلخص للقارئ ماهية الشركة وموقعها واتجاهاتها وخططها للوصول إلى أهدافها، وبهذا يمكنك جذب انتباه المستثمرين.

على الرغم من ظهور هذا القسم ببداية خطة العمل، لكن يمكن كتابته في النهاية، فهو يُعدّ ملخصًا لخطة العمل بأكملها. فعندما تصل إلى نهاية الخطة، ستجتمع الخيوط والنقاط بذهنك، ما يجعلك تكتب بطريقة مميزة وواضحة للقارئ، ويجب أن يتضمن الملخص التنفيذي ما يلي:

  • رسالة الشركة ورؤيتها: وهي تقدم إجابة عن سؤال «لماذا توجد شركتك بالسوق؟» إذ يجب أن تنبع كل الأنشطة التي تزاولها شركتك من هذه الرسالة.
  • معلومات الشركة: جملة مختصرة عن تاريخ الشركة، ويجب أن تتضمن تاريخ ومكان الشركة، إضافةً إلى أسماء المؤسسين وعدد الموظفين.
  • المنتجات والخدمات: صِف باختصار الخدمات والمنتجات التي تقدمها شركتك لعملائها.
  • معلومات مالية: إذا كانت شركتك تسعى للتمويل، فيمكنك عبر هذه النقطة الإشارة إلى المستثمرين الحاليين.
  • توقعات مستقبلية: اشرح بإيجاز توقعات نمو الشركة وأرباحها طبقًا لمعدل زمني معين، وطبقًا لما أعددته بالخطة في الأقسام الأخرى.

2. وصف الشركة

وصف الشركة ليس مجرد إخبار الناس بأننا «نبيع أشياء»، هذا القسم هو نظرة عامة على الشركة، متضمنًا هيكلها والمالكين والإدارة، إضافةً إلى ملخص تاريخي بسيط عنها.

يتضمن الوصف أيضًا الأسواق التي تتواجد فيها الشركة والأسواق التي تخطط للدخول فيها، فالغرض من وصف الشركة هو أن يفهم القارئ أهداف الشركة وكيف تعتزم على تحقيقها. بعد الانتهاء من قراءة هذا القسم، يجب أن يفهم القارئ بوضوح طبيعة عمل الشركة وهيكلها وأهدافها ومميزاتها ونقاط قوتها.

3. تحليل بيئة العمل

التخطيط للشركة أو المشروع الناشئ هو عملية لا تتوقف عند إعداد خطة عمل له، إذ يجب أن يُوضع نظام واضح وفعّال لقياس أداء الشركة لضمان سير الأمور بالاتجاه الصحيح. خطة العمل يجب أن تتضمن الأدوات والتقنيات اللازمة لتقييم أداء الشركة بصورة دورية مقارنةً بالشركات الأخرى.

تتضمن بيئة العمل العوامل الخارجية والداخلية التي تؤثر في عمل الشركة، وتشمل العوامل الداخلية كل من ثقافة الشركة وهيكلها النظامي وطرق الإدارة المعتمدة بالشركة. أما العوامل الخارجية فقد تتضمن الأنشطة الاجتماعية والتغيرات السوقية والمستجدات التي تؤثر في سلوك العميل، وتتضمن أيضًا الابتكارات والتقنيات الجديدة التي قد تساعد أو تؤثر في أرباح الشركة أو إنتاجيتها.

4. الصناعة

يجب أن تكون لديك المعلومات اللازمة حول الصناعة التي تعمل بها عند إعداد خطة عمل لشركتك أو لمشروعك الناشئ، هذه المعلومات ستساعدك على تطوير آلية العمل إلى حدٍ كبير، ومواكبة أي تطورات تحدث بالصناعة قد تؤثر إيجابًا أو سلبًا على الشركة، وفيما يلي 4 خطوات لإعداد قسم الصناعة في خطة العمل:

  • مقدمة عن الصناعة ومناطق انتشارها وتاريخ بسيط عن هذا الانتشار.
  • مراجعة أهم المستجدات وأنماط النمو التي حدثت بالصناعة.
  • أهم العوامل التي تؤثر في الصناعة مثل: الأحوال السياسية والدعم الحكومي لبعض الخدمات.
  • وضع شركتك الحالي في الصناعة، وكيف تخطط للتقدم بالاستفادة من المميزات والعوامل التي حددتها في الصناعة.

5. تحليل السوق

يجب أن يتضمن قسم تحليل السوق ملخصًا للسوق الذي تركز عليه، وأهم الحقائق والمعلومات التي قد تساعدك في طرق التسويق والإنتاج، وأهم ما يجب أن يتضمنه هذا القسم:

  • وصف للصناعة والسوق، وفرص النمو.
  • وصف للجمهور المستهدف مع تصنيفات دقيقة له، وملف واضح لكل تصنيف.
  • حجم السوق ووضعه الحالي؛ هل هو في تزايد أم نقصان؟ وتوقعات استمرار ذلك أو توقفه.
  • نظام التسعير المتبع في الشركة ومقارنته بأنظمة التسعير لدى المنافسين، مع ذكر مميزات النظام الذي تتبعه شركتك.

6. تحليل المنافسين

يجب أن تتضمن خطة العمل قسمًا خاصًا بالمنافسين، توضح فيه وضعك الحالي مقارنةً بهم، فمن الصعب تقرير أداء شركتك إذا لم تكن تعرف حجم وأداء المنافسين. بعد جمع المعلومات اللازمة من تحليل السوق، يمكنك كتابة هذا القسم في عدة خطوات:

  • قائمة بالمنافسين تتضمن: اسم وموقع كل منافس، والمنتجات التي يقدمها، ونظام التسعير المتبع.
  • أهم نقاط القوة والضعف لدى كل منافس.
  • تحليل نقاط القوة والضعف لدى شركتك، والتركيز على كيفية الحد من نقاط الضعف وزيادة نقاط القوة.
  • وصف لدور شركتك في السوق، وكيف يمكن أن تنافس على حصة سوقية كبيرة استنادًا إلى معلومات وأرقام واضحة.

7. خطة التسويق

تُعَد خطة التسويق من أهم الأقسام التي يجب أن تتضمنها خطة العمل، ويتضمن هذا القسم:

  • طرق اختراق السوق، والتي توضح خطط الشركة لدخول هذا السوق.
  • تحديد إستراتيجيات النمو، من خلال التعريف بالمنتجات والخدمات لأسواق ومستخدمين جدد.
  • توفير بدائل وطرق جديدة لتوزيع المنتجات أو الخدمات، مثل توظيف مندوبي مبيعات أو افتتاح متاجر جديدة.
  • وضع إستراتيجيات مُحكمة بهدف التواصل مع العملاء المحتملين.

8. خطة العمليات والإدارة

خطة العمليات هي المحرك الذي يدير عجلة الشركة، وبدون خطة العمليات، لا يمكن تنفيذ أي شيء مما سبق مناقشته. هذا القسم خاص بفريق العمل والإدارة؛ ويتضمن التفاصيل والأدوار التي سيؤديها كل عضو بالفريق، ومن خلاله يمكن لأي عضو بالفريق التعرف على دوره وواجباته.

كما يتضمن التسلسل الوظيفي لكل شخص بالشركة والهيكل المتبع، بحيث يُعرف المسؤولين وأدوارهم الإدارية، ما يجعل الأمور واضحةً لكل موظف في حال واجه أي مشكلة، فيتمكن من الرجوع إلى المسؤول المختص.

9. البيانات المالية

من الضروري أن تُكتب البيانات المالية في خطة عمل المشروع التجاري، وتتضمن بيانات متنوعة مثل: الدخل والسيولة المالية والنظام الربحي، وأنظمة التسعير وفرص زيادة المبيعات، والنفقات التي تقوم بها الشركة. وأهم ما يجب أن يتضمنه هذا القسم هو التوقعات المستقبلية لأحوال الشركة المالية، مدعومةً بالبيانات والمعلومات اللازمة.

كيف تكتب خطة عمل ناجحة؟

وصلنا إلى الجانب العملي، إليك فيما يلي الخطوات التي يمكنك من خلالها كتابة خطة عمل فعالة:

تعيين نوع خطة العمل

الخطوة الأولى التي يجب عليك التفكير بها هي تحديد نوع خطة العمل التي تحتاجها، فهي القاعدة التي ستبني عليها كل خطواتك القادمة، بما في ذلك العناصر التي ستحتويها الخطة. حدد هل تحتاج إلى دراسة جدوى أم خطة عمل لإطلاق مشروع جديد، أم غير ذلك؟

تحديد العناصر الواجب توافرها في الخطة

الآن، وبعد أن عرفت نوع خطة العمل، ضع قائمةً بالعناصر التي يجب أن تشتمل عليها الخطة. فعلى سبيل المثال، إذا كانت خطتك لإطلاق مشروع جديد، فيجب أن تتضمن عناصر الملف التعريفي للشركة وخطة التمويل ودراسات السوق وغيرها.

الاستعانة بالمختصين

بعد تحديد العناصر المطلوبة، ستحتاج إلى خبير مختص قادر على وضع خطة عمل مميزة لمشروعك، بحيث يضمن لك استيفاء العناصر المطلوبة وصياغتها وفق الأصول، وللوصول إلى أحد هؤلاء المختصين، يمكنك الاستعانة بإحدى خدمات خطة العمل التي يقدمونها على منصة خمسات، أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة.

تصفح الخدمات المتاحة، واقرأ كل المعلومات التي تتضمنها، بما في ذلك:

  • وصف الخدمة: هي تعريف بما سيقدمه لك المختص ضمن الخدمة، بما في ذلك حجم وطريقة العمل وغيرها من تفاصيل الخدمة.
  • بطاقة الخدمة: يمكنك من خلالها التعرف على مجموعة من الإحصاءات التي ترتبط بالخدمة، مثل متوسط سرعة الرد وعدد الطلبات الجاري تنفيذها، وهي أمور قد تهمك إذا كنت تحتاج إلى خدمة عاجلة، إضافةً إلى سعر الخدمة ومدة التسليم.
  • التقييمات: ستمنحك التقييمات فكرةً واضحةً عن مستوى الخدمة التي يقدمها المختص، وهو ما سيجنبك التردد والشك في اتخاذ خطوة شراء الخدمة.

بعد انتقاء الخدمات وتصفيتها، تواصل مع مقدمي تلك الخدمات وناقش معهم التفاصيل التي تحتاجها، ومن ثم اختر البائع الذي تراه الأكفأ بينهم، وتابع معه مراحل العمل حتى استلام الخدمة كاملةً، وفي المرحلة الأخيرة، سيكون بإمكانك تقييم الخدمة للمشترين المستقبليين.

هل يمكن الاعتماد على نموذج خطة عمل جاهز؟

تُعَد نماذج خطة العمل بمنزلة قوالب جاهزة يمكن للشركات ملؤها والاستفادة منها لتسريع عملية إعداد الخطة، إذ تتضمن عناصر خطة العمل مع توجيهات للمحاور التي يجب أن يناقشها كل عنصر. لنأخذ أبحاث السوق كمثال، سيضع نموذج خطة العمل بين يديك المحاور التي يجب أن تُضمِّنها في خطتك، مثل:

  • شرائح السوق المستهدف
  • توجهات السوق
  • احتياجات السوق
  • المنافسين وحصصهم في السوق

تأتي أهمية هذه النقاط في أنها تساعدك على معرفة الجوانب التي يجب أن تشتمل عليها خطتك، مما يجنبك الكثير من العناء في إعداد خطة عمل من الصفر. ومع ذلك، لا يمكن الاعتماد على نماذج خطط العمل اعتمادًا كليًا، إذ لا بُدَّ من تخصيص كل خطة عمل بما يتناسب مع المشروع واحتياجاته، فالنماذج ما هي إلا للاستلهام والاسترشاد.

في الختام، امنح الجانب الاحترافي في خطة العمل أهميةً كبيرة، فهي خريطتك للوصول إلى أهدافك وتحقيق طموحاتك، لذلك، ابتعد عن الاستسهال في إعدادها، لكي لا ينعكس الأمر عليك سلبًا في المستقبل.

تم النشر في: مايو 2023
تحت تصنيف: ريادة أعمال | مشاريع ناشئة